SỐ HÓA ĐIỀU PHỐI VẬN TẢI DƯỢC PHẨM VÀ KIỂM SOÁT COD VỚI STM

Với mạng lưới phân phối dược phẩm phục vụ nhà phân phối, cửa hàng và đại lý, khách hàng của chúng tôi vận hành khoảng 80–90 chuyến giao hàng mỗi ngày bằng đội xe nội bộ. Trước khi triển khai Smartlog, việc điều phối vẫn phụ thuộc nhiều vào DMS, Excel và kinh nghiệm của từng nhân sự. Bài toán trở nên phức tạp hơn khi tài xế trực tiếp thu tiền COD tại điểm giao, kéo theo nhiều bước đối chiếu chứng từ và công nợ sau mỗi chuyến. Smartlog Transportation Management (STM) được triển khai nhằm số hóa quy trình vận tải, chuẩn hóa điều phối đội xe và tăng khả năng kiểm soát giao hàng, COD và công nợ.

VỀ KHÁCH HÀNG CỦA CHÚNG TÔI

Khách hàng là doanh nghiệp hoạt động trong ngành dược phẩm, sở hữu mạng lưới phân phối phục vụ nhiều nhà phân phối, cửa hàng và đại lý.

Hoạt động giao hàng chủ yếu sử dụng đội xe nội bộ với quy mô khoảng 80–90 chuyến mỗi ngày. Đặc thù này đòi hỏi doanh nghiệp vừa phải tổ chức đội xe hiệu quả, vừa kiểm soát chặt chẽ quá trình giao nhận, thu tiền và hoàn tất công nợ sau giao hàng. 

BỐI CẢNH VẬN HÀNH

Trước khi triển khai STM, doanh nghiệp sử dụng DMS kết hợp Excel nhưng nhiều công đoạn vận tải vẫn được xử lý thủ công.

Việc phân công phương tiện phụ thuộc nhiều vào nhân viên Sales, dựa trên thói quen, mức độ thông thuộc cửa hàng và kinh nghiệm về địa bàn khách hàng. Khi số lượng chuyến lớn, cách làm này khiến hoạt động điều phối khó chuẩn hóa và phụ thuộc nhiều vào từng cá nhân.

Sau giao hàng, tài xế còn thực hiện thu tiền COD. Việc đối chiếu giữa tiền thu thực tế, chứng từ giao hàng, công nợ khách hàng và dữ liệu kế toán mất nhiều thời gian, tạo thêm áp lực cho cả đội vận hành lẫn bộ phận tài chính.

THÁCH THỨC CỐT LÕI

Điều phối đội xe phụ thuộc vào kinh nghiệm

Việc chỉ định phương tiện chủ yếu dựa trên hiểu biết của từng nhân sự về cửa hàng và khu vực giao hàng, khiến quy trình khó duy trì tính nhất quán khi mạng lưới mở rộng.

Khó kiểm soát xuyên suốt giao hàng và thu COD

Hoạt động giao nhận và thu tiền chưa nằm trong một quy trình quản lý tập trung, khiến doanh nghiệp khó theo dõi đầy đủ trách nhiệm và trạng thái xử lý sau mỗi chuyến.

Đối chiếu công nợ và chứng từ mất nhiều thời gian

Sau giao hàng, thông tin phải được kiểm tra giữa tài xế, khách hàng và kế toán. Nhiều thao tác thủ công khiến quá trình xác nhận công nợ kéo dài và làm tăng khối lượng công việc vận hành.

ĐỊNH HƯỚNG GIẢI PHÁP TỪ SMARTLOG

Smartlog triển khai STM như nền tảng quản lý vận tải tập trung, kết nối các bước điều phối, giao hàng, thu COD và đối chiếu sau giao trong một quy trình có kiểm soát hơn.

Chuẩn hóa điều phối đội xe nội bộ

STM giúp tổ chức và quản lý hoạt động của đội xe trên một nền tảng thống nhất, giảm sự phụ thuộc vào việc Sales tự phân công xe theo thói quen hoặc kinh nghiệm cá nhân.

Kiểm soát giao hàng và COD

Thông tin giao nhận và tiền thu từ khách hàng được đưa vào cùng một quy trình quản lý, giúp doanh nghiệp theo dõi rõ hơn trạng thái giao hàng và trách nhiệm của các bên liên quan.

Hỗ trợ đối chiếu công nợ

Dữ liệu sau giao hàng được tập trung và quản lý có cấu trúc hơn, giúp tài xế, đội vận hành và kế toán phối hợp thuận lợi hơn trong quá trình kiểm tra COD và công nợ khách hàng. 

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC

Sau triển khai, quy trình vận tải được số hóa và kiểm soát tập trung hơn trên STM, giảm sự phụ thuộc vào cách điều hành dựa trên kinh nghiệm cá nhân.

Một trong những thay đổi rõ nét nhất nằm ở quản lý COD và đối chiếu công nợ. Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn luồng tiền thu tại điểm giao và quá trình xác nhận giữa tài xế, khách hàng và kế toán.

Nguồn dữ liệu dự án cũng ghi nhận chi phí logistics và vận chuyển được cải thiện khoảng 15–20%, đồng thời khối lượng công việc liên quan đến báo cáo và xử lý thủ công giảm đáng kể.

GIÁ TRỊ MANG LẠI

Đối với doanh nghiệp dược phẩm sử dụng đội xe nội bộ, quản lý vận tải không dừng lại ở việc đưa hàng đến đúng địa điểm. Quá trình sau giao hàng, đặc biệt là COD, chứng từ và công nợ, cũng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành.

Hệ thống quản lý vận tải STM giúp doanh nghiệp xây dựng một quy trình thống nhất hơn giữa điều phối, giao hàng và đối chiếu sau giao. Qua đó, hoạt động vận tải trở nên minh bạch hơn, giảm phụ thuộc vào cá nhân và tạo nền tảng để mở rộng mạng lưới phân phối một cách có kiểm soát.