CHUẨN HÓA ĐIỀU PHỐI VẬN TẢI CHO TẬP ĐOÀN GIẢI PHÁP NHÀ Ở TOÀN CẦU VỚI STM

Với danh mục sản phẩm trải rộng từ phụ kiện kiến trúc, nội thất đến thiết bị nhà bếp và gia dụng, khách hàng của chúng tôi phải xử lý khoảng 1.000–2.000 chuyến vận chuyển mỗi tháng qua nhiều nguồn lực khác nhau. Trước Smartlog, đội ngũ vận hành mất khoảng 3–5 giờ để điều phối đơn hàng và phân chia chuyến cho nhà vận tải, trong khi việc tính tải trọng, thể tích, theo dõi tiến độ và đối soát chi phí vẫn phụ thuộc nhiều vào Excel. Smartlog Transportation Management (STM) được triển khai nhằm tập trung điều phối, hỗ trợ lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp và nâng cao khả năng kiểm soát nhà vận tải, tiến độ giao hàng và chi phí.

VỀ KHÁCH HÀNG CỦA CHÚNG TÔI

Khách hàng là thành viên tại Việt Nam của một tập đoàn quốc tế có nguồn gốc từ Đức với hơn 100 năm phát triển, hiện diện tại hơn 150 quốc gia trên thế giới.

Tập đoàn hoạt động trong lĩnh vực giải pháp cho nhà ở và công trình, với danh mục sản phẩm đa dạng từ phụ kiện kiến trúc, phụ kiện nội thất và đồ gỗ đến thiết bị nhà bếp, gia dụng, chiếu sáng và thiết bị vệ sinh.

Tại Việt Nam, hoạt động phân phối được tổ chức qua hai trung tâm lớn tại Đồng Nai và Bắc Ninh, kết hợp đội xe nội bộ, các nhà vận tải thuê ngoài và vận tải thủy nội địa. Mạng lưới thực hiện khoảng 1.000–2.000 chuyến mỗi tháng, đặt ra yêu cầu cao về khả năng điều phối nguồn lực và kiểm soát chi phí vận chuyển.

BỐI CẢNH VẬN HÀNH

Trước khi triển khai STM, hoạt động điều phối chủ yếu được thực hiện bằng Excel.

Với danh mục hàng hóa có sự khác biệt lớn về kích thước, trọng lượng, thể tích và hình thức đóng gói, đội ngũ vận hành phải tự tính toán để lựa chọn loại xe phù hợp. Việc thiếu một công cụ hỗ trợ tập trung làm tăng nguy cơ đặt sai phương tiện, không đủ tải hoặc phải điều chỉnh lại phương án.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp sử dụng nhiều nhà vận tải nhưng thông tin theo dõi chuyến nằm trên các nguồn khác nhau. Chi phí thuê ngoài, chứng từ và đối soát cước cũng cần xử lý qua nhiều bước thủ công.

THÁCH THỨC CỐT LÕI

Điều phối và phân chia chuyến mất nhiều thời gian

Đội ngũ vận hành cần khoảng 3–5 giờ để xử lý đơn hàng và phân chia chuyến cho các nhà vận tải, chưa tính thời gian dành cho chứng từ và đối soát sau vận chuyển.

Khó lựa chọn phương tiện phù hợp với đặc tính hàng hóa

Việc tính toán tải trọng, thể tích và tình trạng đóng gói bằng Excel khiến quyết định chọn xe phụ thuộc nhiều vào thao tác của nhân sự, làm tăng rủi ro rớt hàng hoặc đặt sai phương tiện.

Theo dõi nhà vận tải và chi phí còn phân tán

Trạng thái giao hàng từ các nhà vận tải chưa được tập trung, trong khi bảng giá, phụ phí và đối soát cước vẫn cần quản lý thủ công.

CÁCH SMARTLOG TIẾP CẬN

Smartlog triển khai STM như nền tảng điều hành vận tải tập trung, kết nối những bài toán trước đây được xử lý riêng lẻ bằng Excel và nhiều kênh trao đổi khác nhau.

Tập trung điều phối nhiều nguồn lực vận tải

STM tạo một môi trường quản lý chung cho đội xe nội bộ và các nhà vận tải thuê ngoài, giúp đội ngũ vận hành theo dõi kế hoạch và trạng thái chuyến trên một nền tảng thống nhất hơn.

Hỗ trợ lựa chọn phương án vận chuyển

Thông tin về trọng lượng, thể tích và đặc điểm đóng gói của hàng hóa được đưa vào quá trình lập kế hoạch, giúp đội ngũ có thêm cơ sở để lựa chọn loại xe và phương án vận chuyển phù hợp.

Tập trung theo dõi tiến độ giao hàng

Thay vì kiểm tra riêng từng nguồn theo dõi của nhà vận tải, STM tạo nền tảng để tập trung trạng thái chuyến, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc kiểm soát tiến độ và phát hiện các trường hợp giao chậm hoặc giao sót.

Kiểm soát chi phí và đối soát cước

Cước vận chuyển, phụ phí và thông tin nhà vận tải được đưa vào cùng một luồng quản lý, hỗ trợ doanh nghiệp so sánh các phương án và lựa chọn nhà vận tải có mức chi phí phù hợp hơn.

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC

Sau triển khai, doanh nghiệp từng bước chuyển từ mô hình mà điều phối, theo dõi chuyến và chi phí nằm trên nhiều nguồn riêng biệt sang một nền tảng quản lý vận tải tập trung hơn.

Khả năng giao hàng đúng hạn được ghi nhận có cải thiện, đồng thời đội ngũ vận hành có thêm cơ sở để lựa chọn nhà vận tải theo chi phí thay vì phải tổng hợp và so sánh hoàn toàn bằng Excel.

Khối lượng thao tác thủ công trong quản lý vận tải và đối soát cước cũng được giảm bớt, giúp đội ngũ dành nhiều thời gian hơn cho kiểm soát vận hành và xử lý ngoại lệ.

GIÁ TRỊ MANG LẠI

Với doanh nghiệp phân phối hàng nghìn chuyến mỗi tháng và sở hữu danh mục sản phẩm rất khác nhau về kích thước, tải trọng và cách đóng gói, chất lượng quyết định điều phối ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận tải.

Smartlog STM giúp kết nối đơn hàng – phương tiện – nhà vận tải – tiến độ giao hàng – chi phí trong một quy trình quản lý thống nhất hơn.

Qua đó, doanh nghiệp có nền tảng tốt hơn để lựa chọn phương án vận chuyển, quản lý nhiều nhà vận tải và kiểm soát chi phí khi mạng lưới phân phối tiếp tục mở rộng.