NÂNG CẤP QUẢN LÝ KHO DƯỢC VÀ KIỂM SOÁT LOT/BATCH VỚI SWM VÀ

Trong kho dược phẩm, độ chính xác không chỉ nằm ở số lượng tồn kho mà còn ở khả năng kiểm soát đúng sản phẩm, đúng LOT/BATCH trong từng lần xuất hàng. Khách hàng của chúng tôi từng vận hành kho chủ yếu bằng các thao tác thủ công, khiến việc lấy hàng, kiểm tra lô, xử lý phiếu và hóa đơn mất nhiều thời gian. Smartlog Warehouse Management (SWM) được triển khai nhằm số hóa quy trình kho, đưa kiểm soát LOT/BATCH vào trực tiếp trong vận hành và chuẩn hóa thao tác lấy hàng bằng thiết bị cầm tay quét mã vạch. Qua đó, doanh nghiệp nâng cao độ chính xác tồn kho và giảm phụ thuộc vào thao tác cá nhân.

VỀ KHÁCH HÀNG CỦA CHÚNG TÔI

Khách hàng là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại và phân phối dược phẩm, với hoạt động kho phục vụ lưu trữ, xuất hàng và phân phối đến khách hàng.

Đặc thù dược phẩm đặt ra yêu cầu cao về khả năng kiểm soát từng lô hàng. Việc xuất sai LOT/BATCH không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động kho mà còn có thể kéo theo quá trình kiểm tra chứng từ, điều chỉnh hóa đơn và xử lý lại dữ liệu giữa nhiều bộ phận.

BỐI CẢNH VẬN HÀNH

Trước khi triển khai SWM, hoạt động kho được thực hiện gần như hoàn toàn bằng phương thức thủ công.

Doanh nghiệp đã sử dụng AMIS trong quản trị, tuy nhiên các nghiệp vụ kho chưa được quản lý xuyên suốt trên một hệ thống chuyên biệt. Việc xác định LOT/BATCH khi lấy hàng còn phụ thuộc nhiều vào nhân sự thực hiện.

Ở khâu xuất kho, nhân viên kho và kế toán phải trao đổi qua nhiều bước để kiểm tra thông tin, in phiếu và xử lý hóa đơn. Khi phát sinh sai sót, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn, làm tăng thời gian và khối lượng xử lý.

THÁCH THỨC CỐT LÕI

Khó kiểm soát chính xác LOT/BATCH khi xuất hàng

Việc lựa chọn lô hàng phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công, làm tăng nguy cơ lấy nhầm LOT/BATCH và kéo dài thời gian kiểm tra trước khi xuất kho.

Quy trình kho phụ thuộc nhiều vào con người

Các bước lấy hàng, kiểm tra và xác nhận thông tin chưa được kiểm soát bằng hệ thống, khiến chất lượng vận hành phụ thuộc vào kinh nghiệm và mức độ cẩn thận của từng nhân sự.

Chứng từ và hóa đơn tạo nhiều thao tác phát sinh

Nhân viên kho và kế toán mất nhiều thời gian trao đổi thông tin. Sai lệch trong quá trình lấy hoặc xuất hàng có thể dẫn đến việc điều chỉnh chứng từ và hóa đơn.

ĐỊNH HƯỚNG GIẢI PHÁP TỪ SMARTLOG

Smartlog triển khai SWM như nền tảng quản lý kho tập trung, trong đó việc kiểm soát LOT/BATCH và xác nhận thao tác lấy hàng được đưa trực tiếp vào quy trình vận hành.

Kiểm soát hàng hóa theo LOT/BATCH

SWM quản lý thông tin lô gắn với hàng hóa trong kho, giúp nhân viên xác định chính xác LOT/BATCH cần lấy theo yêu cầu của từng đơn hàng.

Chuẩn hóa lấy hàng bằng thiết bị cầm tay

Nhân viên sử dụng thiết bị cầm tay để quét mã vạch và xác nhận hàng hóa ngay trong quá trình lấy hàng.

Thay vì kiểm tra hoàn toàn bằng mắt và kinh nghiệm, từng thao tác được đối chiếu với dữ liệu trên hệ thống, giúp hạn chế sai sót trước khi hàng rời kho.

Minh bạch dữ liệu tồn kho

Thông tin nhập, xuất và tồn được quản lý tập trung trên SWM, tạo điều kiện để doanh nghiệp theo dõi số liệu kho rõ ràng hơn.

Giải pháp đồng thời hướng đến kết nối dữ liệu với AMIS, giúp giảm thao tác nhập lại và duy trì tính nhất quán giữa các hệ thống.

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC

Sau triển khai, 100% hoạt động lấy hàng được thực hiện bằng thiết bị cầm tay và quét mã vạch, thay thế quy trình phụ thuộc nhiều vào kiểm tra thủ công.

Khả năng kiểm soát LOT/BATCH được cải thiện rõ rệt, với dữ liệu dự án ghi nhận không còn sai sót LOT/BATCH trong quá trình lấy hàng.

Độ chính xác tồn kho đạt 100%, giúp doanh nghiệp có nguồn dữ liệu minh bạch hơn để phục vụ vận hành và quản trị.

Bên cạnh đó, khối lượng công việc thủ công của đội ngũ kho và các bộ phận liên quan cũng giảm đáng kể, đặc biệt ở các bước kiểm tra hàng hóa, xác nhận thông tin và xử lý chứng từ.

GIÁ TRỊ MANG LẠI

Trong ngành dược, một hệ thống quản lý kho hiệu quả không chỉ trả lời câu hỏi “còn bao nhiêu hàng?”, mà còn phải giúp doanh nghiệp xác định “hàng nào, thuộc lô nào và có đúng với yêu cầu xuất kho hay không?”

Hệ thống quản lý kho SWM đưa việc kiểm soát LOT/BATCH và quét mã vạch vào trực tiếp trong quy trình vận hành, giúp giảm phụ thuộc vào trí nhớ và kinh nghiệm cá nhân.

Qua đó, doanh nghiệp xây dựng được nền tảng kho có độ chính xác cao hơn, dữ liệu minh bạch hơn và khả năng kiểm soát phù hợp với đặc thù phân phối dược phẩm.