NÂNG CAO KIỂM SOÁT NHẬP – XUẤT – TỒN CHO KHO HÀNG ĐIỆN TỬ VỚI SWM

Với kho hàng điện tử và điện gia dụng, yêu cầu quản lý không chỉ dừng ở việc biết còn bao nhiêu hàng. Doanh nghiệp còn phải kiểm soát hàng đang ở đâu, thuộc pallet nào, mang serial/IMEI nào và cần được xuất theo nguyên tắc nào. Tại trung tâm phân phối khoảng 5.000 m², khách hàng của chúng tôi từng vận hành bằng Excel, phần mềm nội bộ và nhiều chứng từ giấy; riêng dữ liệu serial khi xuất hàng còn phải chuyển qua nhiều công cụ trước khi gửi khách hàng. Hệ thống quản lý kho hàng SWM được triển khai để đưa hoạt động nhập – lưu kho – xuất hàng về một hệ thống quản lý thống nhất và có khả năng kiểm soát sâu đến từng đơn vị hàng hóa.

VỀ KHÁCH HÀNG CỦA CHÚNG TÔI

Khách hàng là đơn vị tại Việt Nam thuộc một tập đoàn logistics có trụ sở tại Nhật Bản, với hơn 50 năm kinh nghiệm và mạng lưới hoạt động quốc tế tại châu Á, châu Âu và Bắc Mỹ.

Tập đoàn cung cấp nhiều dịch vụ logistics như vận tải, kho vận, giao nhận quốc tế, thông quan và tư vấn logistics. Tại Việt Nam, doanh nghiệp vận hành các hoạt động vận tải và kho bãi phục vụ nhiều nhóm hàng, trong đó có điện tử và điện gia dụng.

Phạm vi triển khai SWM trong dự án tập trung tại một trung tâm phân phối gồm 2 nhà kho, 6 cửa nhập – xuất và diện tích khoảng 5.000 m², quản lý các nhóm sản phẩm như tủ lạnh, máy giặt, máy lạnh, thiết bị gia dụng nhỏ và sản phẩm điện tử nghe nhìn.

Đặc thù hàng hóa có giá trị cao và nhiều sản phẩm được nhận diện theo Serial/IMEI đặt ra yêu cầu kiểm soát sâu hơn so với quản lý tồn kho đơn thuần.

BỐI CẢNH VẬN HÀNH

Trước khi triển khai SWM, nhiều công đoạn trong kho vẫn phụ thuộc vào Excel, phần mềm nội bộ và phiếu giấy.

Ở khâu nhập hàng, kế hoạch nhập tổng chưa được quản lý tập trung theo invoice và một số giao dịch chưa được ghi nhận ngay tại thời điểm phát sinh. Pallet ID và cách nhận diện vị trí lưu trữ cũng chưa được chuẩn hóa đầy đủ.

Ở chiều xuất hàng, nhân viên phải tính toán phiếu soạn tổng bằng tay. Dữ liệu serial sau khi quét còn phải chuyển từ ứng dụng nội bộ sang Google Docs, tiếp tục xử lý trên Excel rồi mới gửi cho khách hàng.

Bên cạnh đó, việc chỉ định hàng xuất theo FIFO chưa được thực hiện trực tiếp trên hệ thống, khiến đội ngũ kho phải dành thêm công sức kiểm tra và đối chiếu trước khi xuất hàng.

THÁCH THỨC CỐT LÕI

Dữ liệu nhập – xuất – tồn nằm trên nhiều công cụ

Thông tin kho được xử lý qua nhiều phần mềm và chứng từ khác nhau, khiến dữ liệu khó được theo dõi xuyên suốt trên một nguồn thống nhất.

Kiểm soát hàng xuất còn phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công

Phiếu soạn tổng phải tính bằng tay, trong khi FIFO chưa được hệ thống hỗ trợ đầy đủ. Điều này làm tăng khối lượng kiểm tra trước khi hàng rời kho.

Serial/IMEI chưa gắn liền với toàn bộ quy trình kho

Dữ liệu nhận diện sản phẩm phải đi qua nhiều bước chuyển đổi, làm phát sinh thao tác và hạn chế khả năng truy xuất trực tiếp trên cùng một hệ thống.

ĐỊNH HƯỚNG GIẢI PHÁP TỪ SMARTLOG

Smartlog triển khai SWM như nền tảng vận hành trung tâm, kết nối xuyên suốt quá trình nhập hàng, lưu kho, lấy hàng và xuất kho.

Kiểm soát nhập – xuất – tồn trên một hệ thống

Các giao dịch kho được đưa về SWM, giúp thông tin tồn kho, vị trí và pallet được quản lý tập trung hơn, thay vì phân tán giữa file Excel và chứng từ giấy.

Chuẩn hóa lấy hàng và FIFO

SWM hỗ trợ lập phiếu soạn và chỉ định hàng xuất theo nguyên tắc FIFO, giảm sự phụ thuộc vào việc tính toán và lựa chọn thủ công của nhân viên kho.

Quản lý Serial/IMEI trực tiếp trong vận hành

Serial/IMEI được ghi nhận và truy xuất ngay trên SWM, gắn với các bước nhập, lưu kho, lấy hàng và xuất hàng. Dữ liệu không còn phải đi qua nhiều lớp trung gian như trước.

Đưa dữ liệu xuống hiện trường

Ứng dụng di động và thiết bị cầm tay hỗ trợ các nghiệp vụ nhập hàng, cất hàng, kiểm kê, lấy hàng, quét IMEI và xuất kho, giúp thông tin được ghi nhận gần hơn với thời điểm nghiệp vụ thực tế phát sinh.

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC

SWM đã được đưa vào vận hành với phạm vi gồm nhập hàng, xuất hàng, tồn kho, Serial/IMEI, ứng dụng di động, báo cáo, dashboard, phân quyền và dữ liệu nền.

Điểm chuyển đổi đáng chú ý của dự án là việc đưa một quy trình từng phụ thuộc vào Excel – phiếu giấy – phần mềm nội bộ – chuyển đổi dữ liệu serial về một nền tảng quản lý kho tập trung.

Hoạt động nhập – xuất – tồn được quản lý có cấu trúc hơn; FIFO được đưa vào quy trình hệ thống; Serial/IMEI có thể được truy xuất trực tiếp; đồng thời dữ liệu vận hành được tập trung hơn để phục vụ theo dõi và báo cáo.

GIÁ TRỊ MANG LẠI

Đối với kho hàng điện tử, khả năng kiểm soát không chỉ nằm ở số lượng tồn kho. Doanh nghiệp cần biết đúng sản phẩm nào đang ở đâu, mang serial nào và được xử lý qua những bước nào trước khi xuất khỏi kho.

Giải pháp quản lý kho hàng SWM giúp kết nối các thông tin này trên cùng một quy trình vận hành, giảm sự phụ thuộc vào file trung gian và thao tác thủ công.

Qua đó, doanh nghiệp xây dựng được nền tảng quản lý kho chặt chẽ hơn cho hàng điện tử và điện gia dụng, đồng thời tạo cơ sở để mở rộng quy mô mà vẫn duy trì khả năng truy xuất và kiểm soát hàng hóa.