Nỗi lòng của kế toán vận tải

Mọi hoạt động của công ty vận phải sử dụng công cụ excel và giấy tờ, hoá đơn, chứng từ rất rất nhiều. Mà sếp thì thỉnh thoảng yêu cầu báo cáo tình hình kinh doanh đột xuất, mỗi lần như vậy các anh chị em cứ phải gọi là thốt tim. Em đang được giao nhiệm vụ tìm công cụ nào để quản lý tình hình kinh doanh của công ty. Các men nào biết hoặc đã sử dụng công cụ nào để thuận lợi cho việc quản lý hoặc có phương pháp khắc phục là gì thì hiến kế cho em với!!! 

(Nguồn: Forum Dân kế toán)

Nỗi lòng của kế toán vận tải

Mẫu file Excel quản lý vận tải

    • Ghi chép nhiều loại sổ sách chứng từ?
    • Dùng nhiều file excel với các nội dung rời rạc, không liên kết với nhau?
    • Mất nhiều thời gian để đối chiếu công nợ, tổng hợp sửa chữa, đổ dầu từng xe,…

Nỗi lòng của người điều phối vận tải, quản lý vận tải

Sếp cần biết là con container này tháng này đã tiêu của sếp bao nhiêu tiền thay dầu máy rồi?

Sếp cần biết chi phí chuyến: cho từng chuyến vận tải, phát sinh vận chuyển,…

Sếp cần biết doanh thu từng ngày, từng chuyến, từng xe,…

Bài toán quản lý vận tải tương đối phức tạp, tùy theo yêu cầu và khó khăn của doanh Nghiệp. Dưới đây là một số “đề bài” chung:

    • Quản lý nhân viên vận tải, quản lý tài xế: Các thông tin về thời gian chạy xe, thời gian xe di chuyển, công nợ tạm ứng,…
    • Quản lý tình trạng xe: theo dõi việc khấu hao (sử dụng) các vật tư đi kèm như: Lốp xe, tình trạng thay dầu nhớ (để kiểm soát)…
    • Quản lý vận chuyển: theo dõi cung đường (đi thằng hay đi quay đầu hay đi nhiều điểm…, định mức xăng dầu), kế hoạch vận chuyển,…
    • Doanh thu và chi phí: phân tích chi phí cầu đường, luật lá,…

Nên quản lý vận tải bằng file Excel hay phần mềm quản lý vận tải?

Nên quản lý vận tải bằng file Excel hay phần mềm quản lý vận tải?

Việc quản lý đội xe với hàng chục xe, hàng chục lộ trình, quản lý tài xế xe tải, quản lý tài xế xe container,.. là một trong những nghiệp vụ vận tải phức tạp. Đòi hỏi sự chính xác, cập nhật thông tin theo thời gian thực, quản lý dòng tiền.

STT

File Excel

Phần mềm quản lý vận tải

1 Phù hợp công ty vận tải có quy mô nhỏ Phù hợp công ty vận tải có quy mô vừa & lớn
2 Xử lý tính toán phức tạp Xử lý tính toán, quy trình, nghiệp vụ phức tạp
3 Quản lý phụ thuộc vào kinh nghiệm Quản lý tất cả trong một hệ thống
4 Nhiều nhân sự vận hành vận tải Chỉ 1 phần mềm là đủ
5 Hạn chế giao tiếp với các hệ thống khác Dễ dàng giao tiếp với các hệ thống khác
6 Nhiều sai sót, khả năng tin cậy thấp Ít sai sót, khả năng tin cậy cao
7 Không hiển thị vận chuyển Hiển thị vận chuyển
8 Báo cáo vận chuyển thủ công: gọi điện, email, SMS Kiểm soát nhiệt độ, điểm dừng, điểm nhận hàng, điểm giao hàng,…theo thời gian thực
9 Hạn chế nghiệp vụ Quản lý xe tải container (cắt mooc, hoán chuyển container, kết hợp chuyến)
10 Không tích hợp ứng dụng di động Tích hợp ứng dụng di động, PC, máy tính bảng

Hầu hết, đối với mỗi dịch vụ đều có phần mềm hỗ trợ giúp tăng năng suất công việc. Và đảm bảo công việc kinh doanh hiệu quả nhất vào trong ngành dịch vụ vận tải cũng có phần mềm hỗ trợ. Doanh nghiệp bạn có thể cân nhắc để sử dụng để quản lý vận tải hiệu quả hơn!

Quản lý vận tải bằng file Excel: hình thức quản lý không được đánh giá cao, ít chức năng hỗ trợ doanh nghiệp. File excel quản lý xe tải, xếp container bằng excel, file quản lý hóa đơn, chứng tay bằng excel nay đã không còn phù hợp với xu hướng vận tải hiện đại.

Phần mềm quản lý vận tải: Về lâu dài nó là 1 giải pháp rất phù hợp cho các doanh nghiệp vận tải, kinh doanh vận tải. Ảnh hướng đến chiến lược vận hành, chiến lược kinh doanh,…tăng tương tác & hiển thị chuỗi cung ứng.