fbpx

Hệ thống quản lý kho hàng là gì?

Hệ thống quản lý kho hàng (Warehouse Management System – WMS) là một hệ thống giúp theo dõi mức tồn kho, đơn đặt hàng, bán hàng và giao hàng. Hệ thống giúp kiểm soát và quản lý hoạt động của kho từ nguyên vật liệu vào kho cho đến hàng hoá thành phẩm. Hệ thống quản lý kho hàng WMS hướng dẫn các quy trình nhận và đặt hàng tồn kho. Tối ưu hóa việc chọn và vận chuyển đơn đặt hàng, bổ sung và quản lý hàng tồn kho.

Hệ thống quản lý kho hàng là gì?

Mục tiêu chung của phần mềm hệ thống quản lý kho hàng là đạt được một môi trường không cần giấy tờ (paperless warehouse), điều hướng nhân viên của bạn tự động vào việc chọn hàng, di chuyển hàng và vận chuyển sản phẩm tối ưu nhất.

Tính năng của hệ thống quản lý kho hàng WMS

1. Nhận hàng (Receiving)

Nhận hàng - Receiving

Hệ thống quản lý kho cung cấp các chức năng kho như Thông báo vận chuyển trước (ASN) và giao dịch EDI, cho phép nhà vận chuyển lên lịch hẹn của bến tàu và lên lịch tốt hơn cho việc nhận và đưa nhân viên đi.

  • Khả năng ghi lại các yêu cầu bồi thường thiệt hại của nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp;
  • Tạo số mã vạch cho pallet và nhãn thùng carton;
  • Xác định các vị trí chuyển tiếp và số lượng lớn khi sản phẩm được nhận và số lượng có sẵn;
  • Tùy chọn cho cả nhận giấy và không giấy;
  • Khả năng xác định chế biến đặc biệt của sản phẩm trước khi đưa đi;
  • Cross docking từ nhận đến đóng gói mà không trải qua quá trình đưa đi;
  • Báo cáo tình trạng của các biên lai đến cho nhân viên kho bãi và bán hàng để giải quyết.

2. Đảm bảo chất lượng (Quality Assurance – QA)

Đảm bảo chất lượng (Quality Assurance - QA)

  • Khả năng lưu trữ các tiêu chí kiểm tra mẫu của nhà cung cấp / sản phẩm / SKU;
  • Khả năng lưu trữ thông số kỹ thuật sản phẩm cho QA;
  • Hỗ trợ cho các chương trình tuân thủ của nhà cung cấp và báo cáo cho nhà cung cấp Thẻ điểm số của các nhà cung cấp về các số liệu chính, giao hàng đúng hạn, lỗi trong giao hàng và nhận, v.v.;
  • Báo cáo tình trạng biên lai sự cố cho nhân viên kho bãi và bán hàng để giải quyết;

3. Cất hàng (Put Away)

Cất hàng (Put Away)

Sau khi nhận được hàng tồn kho, các sản phẩm cần được cập cảng đến các trạm đóng gói hoặc vận chuyển, để điền lại đơn đặt hàng hoặc đặt đi. Một hệ thống quản lý kho sẽ hỗ trợ rất nhiều cho việc loại bỏ các nhiệm vụ bằng cách xác định các vị trí thùng / khe, loại lưu trữ, dung tích khối, v.v., cũng như các đặc điểm cấu hình và khối lượng cần thiết.

4. Bổ sung tồn kho

WMS tự động bổ sung lưu trữ chọn chính hoặc chuyển tiếp từ số lượng lớn trước khi làn sóng đơn đặt hàng tiếp theo được gửi lên sàn để chọn. Nó cũng loại bỏ chi phí đặt hàng trở lại kho và mất thời gian. Dữ liệu vận tốc bán hàng trong một hệ thống quản lý kho sẽ giúp lập kế hoạch kích thước của lưu trữ chọn chuyển tiếp theo mặt hàng để giảm số lượng nhiệm vụ bổ sung.

Bổ sung tồn kho trong hệ thống quản lý kho hàng WMS

Các chức năng bổ sung tối thiểu hoặc tối thiểu của sản phẩm sẽ kích hoạt chuyển động cổ phiếu được đề xuất theo cách tự động.

5. Smart Slotting

Hệ thống quản lý kho có khả năng hỗ trợ trong việc phân phối sản phẩm. Quá trình chỉ định SKU chọn địa điểm dựa trên các tiêu chí khác nhau, chẳng hạn như tốc độ bán hàng, kích thước, trọng lượng và danh mục, trong số những thứ khác.

Slotting trong quan ly kho hang

Chức năng khía giúp cải thiện năng suất bằng cách giảm thời gian di chuyển của người chọn và đề nghị thay đổi kích thước thùng / khe và yêu cầu ít bổ sung hơn. Báo cáo vận tốc cho phép nhân viên sắp xếp lại các vị trí chính để có thêm không gian và / hoặc di chuyển các mặt hàng bán nhanh đến các vị trí thùng / khe cắm nóng.

6. Sản xuất / lắp ráp

Một loạt các hệ thống quản lý kho cung cấp các chức năng khác nhau bao gồm đơn đặt hàng công việc, Kits, kiểm soát lắp ráp lao động và chi phí nguyên vật liệu, kiểm soát hàng tồn kho ở thành phần và mức độ hoàn thành tốt, bộ trong một bộ. Các chức năng khác thường có sẵn là hóa đơn vật liệu một cấp (BOM) hoặc BOM đa cấp và quản lý việc chỉ định kho thành phần thông qua quy trình đặt hàng công việc.

Hệ thống quản lý kho hàng WMS hỗ trợ sản xuất / lắp ráp

Theo dõi việc sử dụng hàng tồn kho và bán hàng ở bộ thành phần và cấp thành phần, theo dõi sử dụng lao động theo đơn đặt hàng công việc và sản phẩm được lắp ráp và làm việc trong các báo cáo quy trình cũng là các tùy chọn.

7. Chọn hàng (Picking)

Chọn hàng là một trong những chi phí lao động chính trong hầu hết các kho. Một WMS thường sẽ mở rộng các tùy chọn chọn của bạn. Một số lựa chọn thay thế bao gồm hệ thống chọn giấy và không cần giấy, hướng dẫn RF, chọn để liệt kê, chọn vào hộp hoặc tote, chọn và vượt qua, chọn vùng, chọn lô và chọn sóng, chọn cụm, chọn vào giỏ hàng, chọn nhãn và xác nhận, chọn theo trường hợp , chọn pallet, số lượng lớn, băng chuyền, ASRS, robot, chọn hoàn hảo, chọn có hướng dẫn, chọn hàng bằng giọng nói, RFID, FIFO, LIFO, số lô và ngày,…

Picking - WMS

Các tùy chọn cũng bao gồm khả năng xem hàng đợi đơn hàng theo nhiều loại đơn đặt hàng và hồ sơ khác nhau; cấp độ nhà cung cấp dịch vụ, chi tiết đơn hàng so với đơn hàng nhiều dòng, đơn đặt hàng xử lý đặc biệt, để chọn một đơn hàng cụ thể.

8. Quản lý tồn kho

Hệ thống quản lý kho hàng WMS cung cấp cho công ty khả năng theo dõi vị trí và việc sử dụng hàng tồn kho trong suốt quá trình vận hành kho, tại nhiều địa điểm kho, trong nhiều trung tâm phân phối và cửa hàng. Các lợi ích cũng bao gồm kiểm soát kiting, sản xuất và WIP, cũng như theo dõi thành phần và hàng hóa thành phẩm.

Chức năng WMS sẽ cho phép bạn sử dụng tốt hơn không gian khối. Nó cũng duy trì một bản kiểm toán vững chắc của mọi vị trí thùng / vị trí kho và các mặt hàng đã được lưu trữ từ khi nhận thông qua vận chuyển bằng cách giao dịch bán hàng, trả lại, điều chỉnh, v.v., cũng như mặt trái hoặc theo sản phẩm, nơi có mục đã được định vị.

9. Theo dõi lao động

Lao động chiếm 70% tổng chi phí thực hiện cho mỗi đơn hàng, khi xem xét tất cả các chi phí không bao gồm vận chuyển ra nước ngoài. Không có không gian để liệt kê nhiều chức năng lao động sẽ trở thành hỗ trợ máy tính và loại bỏ các thao tác thủ công. Hệ thống quản lý kho theo dõi tất cả các công việc được thực hiện, ai đã hoàn thành công việc và mất bao lâu.

Quản lý lao động trong hệ thống quản lý kho hàng WMS

Mức báo cáo này giúp nắm bắt, báo cáo và phân tích năng suất hàng giờ của bộ phận và cá nhân và hiệu suất theo tiêu chuẩn. Hệ thống bổ sung có thể được yêu cầu cho kế hoạch lao động và ngân sách và phân tích nâng cao hơn ngoài báo cáo thông thường.

Lợi ích của hệ thống quản lý kho hàng WMS

1. Giảm chi phí vận hành

Một hệ thống quản lý kho hàng WMS được thiết kế giúp giảm chi phí hoạt động theo nhiều cách khác nhau, theo mô hình vận hành của doanh nghiệp. Loại hệ thống này xác định việc sử dụng hiệu quả nhất cả lao động và không gian. WMS  giúp bạn xác định nơi giữ các vật liệu, sản phẩm và thiết bị nhất định để tối ưu hóa lưu lượng kho của bạn.

Giảm chi phí hoạt động nhờ hệ thống quản lý kho hàng WMS

Tính năng Warehouse visualization trong hệ thống quản lý kho hàng WMS

Một số hệ thống tiên tiến có trình mô phỏng sàn kho, cho phép người dùng tạo các sơ đồ tầng tiềm năng trong hệ thống. Những mô phỏng này cho phép bạn đặt pallet, kệ và các thiết bị khác mà bạn cần để chứa trong kho của mình.

2. Tăng cường khả năng hiển thị hàng tồn kho

Khả năng hiển thị hàng tồn kho (Inventory visibility) là một trong những tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý kho. Phần mềm WMS cung cấp dữ liệu thời gian thực trên kho của bạn thông qua mã vạch, số sê-ri và gắn thẻ RFID. Tất cả các phương pháp này cho phép người dùng ghi lại từng mục khi nó vào kho, tất cả các chuyển động của nó trên sàn kho cũng như chuyển động của nó trong quá trình vận chuyển từ vị trí này sang vị trí khác.

Khả năng hiển thị hàng tồn kho (Inventory visibility)

Loại khả năng hiển thị này là cần thiết để tạo dự báo nhu cầu, cung cấp cái nhìn sâu sắc về sản phẩm nào phổ biến nhất với khách hàng trong thời gian cụ thể trong năm. Những dự báo này hỗ trợ lãnh đạo trong việc quyết định đầu tư vào sản phẩm nào và sản phẩm nào có thể mất vị trí trên thị trường. Khả năng truy nguyên nguồn gốc của hàng tồn kho của bạn là một trong nhiều lợi thế của WMS liên quan cũng cực kỳ hữu ích trong trường hợp thu hồi.

Số sê-ri được đặt trên sản phẩm cuối cùng cho phép người dùng theo dõi mặt hàng trở lại ID lô ban đầu để xác định xem sản phẩm có phải là một phần của lô bị lỗi hay không. Truy xuất nguồn gốc đảm bảo bạn chỉ phải thu hồi hàng hóa bị hư hỏng, thay vì bất kỳ và tất cả hàng hóa mà bạn nghi ngờ đã bị hư hỏng.

3. Quản lý Just-in-Time hàng tồn kho

Một lợi ích khác của hệ thống quản lý kho là Just-in-time (JIT) đề cập đến một thực tế trong quản lý hàng tồn kho. Mức tồn kho được giữ ở mức thấp và sản phẩm di chuyển nhanh chóng qua kho. Thay vì giữ hàng tồn kho trong thời gian dài, kho của bạn nhận được nó ngay lúc đó để hoàn thành đơn hàng. Mặc dù quá trình này có thể khá phức tạp, nhưng việc đạt được một hàng tồn kho cân bằng, đúng lúc là một cách dễ dàng với chương trình quản lý kho phù hợp.

Công cụ đầu tiên cần thiết để duy trì một hệ thống đúng lúc là dự báo nhu cầu chính xác. WMS cung cấp các dự báo được sử dụng để tạo ra mức tồn kho tối ưu để đáp ứng nhu cầu mà không đánh giá thấp hoặc vượt quá nó. Điều này làm giảm đáng kể cổ phiếu an toàn và chi phí mang theo liên quan. Nếu vật liệu của bạn được sử dụng trong sản xuất, việc lưu kho kịp thời cũng có thể giảm chất thải và phế liệu liên quan đến các mặt hàng dễ hỏng.

4. Tăng cường bảo mật

Hầu hết các chương trình quản lý kho yêu cầu nhân viên sử dụng tài khoản người dùng cá nhân khi tham gia giao dịch. Điều này tạo ra một lộ trình kiểm toán kết nối các nhân viên cụ thể với các giao dịch cụ thể, giúp cải thiện trách nhiệm và giảm nguy cơ mất cắp và các vấn đề khác. Nó cũng cho phép nhà tuyển dụng xác định các cơ hội đào tạo mới và các cách khác để cải thiện thực hành của nhân viên.

Ngoài ra, các cấp truy cập dựa trên người dùng ngăn chặn truy cập trái phép vào các báo cáo và phân tích nhất định. Điều này chỉ cho phép mỗi người dùng xem càng nhiều thông tin cần thiết cho công việc của họ. Bằng cách này, bạn không phải lo lắng nhiều về bí mật công ty và mất lợi thế cạnh tranh.

5. Tối ưu hóa quy trình xuất nhập trong kho hàng (inbound & outbound)

Người dùng có thể tối ưu hóa vị trí của hàng tồn kho và thiết bị, họ cũng có thể tối ưu hóa cách thức di chuyển xung quanh kho. Ngay khi bạn có kế hoạch nhận hàng tồn kho, các lợi ích của hệ thống quản lý kho cung cấp các công cụ lập kế hoạch trong nước như lên lịch và quản lý putaway. Những công cụ này cho phép bạn và nhà cung cấp của bạn xác định ngày và thời gian tốt nhất để nhận một lô hàng dựa trên lao động và thiết bị có sẵn.

Tối ưu hóa quy trình xuất nhập trong kho hàng (inbound & outbound) 

WMS cũng giúp người dùng lập kế hoạch các tuyến đường của họ khi cần chọn và đóng gói cho các hoạt động bên ngoài. Phần mềm WMS cung cấp nhiều thuật toán để xác định tuyến đường tốt nhất để chọn vật liệu. Tùy thuộc vào kích thước và tính chất của sản phẩm của bạn, người dùng có thể chọn vùng, đợt hoặc chọn sóng để giảm lưu lượng kho và các khoản giữ khác. Các thuật toán này cũng đưa vị trí của nhân viên vào tài khoản, cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ gần nhất với họ trước tiên. Điều này cho phép nhân viên của bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng trong khi tăng năng suất của họ.

6. Quản lý lao động hiệu quả

Hệ thống quản lý kho hàng WMS cho phép bạn tự do xác định phương pháp chọn, đóng gói và bỏ đi nào hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của bạn. Ngoài việc giúp tối ưu hóa vị trí hàng tồn kho và tạo tuyến đường, các giải pháp WMS có thể xác định nhân viên tốt nhất cho công việc. Xem xét các yếu tố như mức độ kỹ năng, sự gần gũi và các nhiệm vụ khác, WMS giúp người dùng phân công công việc cho từng thành viên trong nhóm.

Ngoài việc tạo lịch trình và phân công công việc hàng ngày, phần mềm WMS có thể được sử dụng để có được sự hiểu biết rộng hơn về lực lượng lao động của bạn. Sử dụng dự báo lao động và KPI, người quản lý kho có thể thấy khi nào họ có thể cần nhiều hay ít nhân viên, xác định người thực hiện hàng đầu và tìm kiếm các lĩnh vực cải tiến. Với chi phí lao động chiếm tới 65% ngân sách kho trung bình , việc hiểu đầy đủ những tài nguyên đó đang được chi tiêu là vô cùng quan trọng.

7. Quản lý thanh toán

Hầu hết các giải pháp WMS hàng đầu đều có các công cụ quản lý thanh toán được tích hợp trong hệ thống hoặc tích hợp chặt chẽ với ứng dụng của bên thứ ba để cung cấp khả năng này. Chức năng này cho phép bạn sử dụng thanh toán dựa trên hoạt động, theo dõi tất cả các hoạt động trong kho liên quan đến một nhà cung cấp nhất định và tạo ra các khoản phí phù hợp.

8. Cải thiện mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp

Lợi ích của hệ thống quản lý kho mở rộng ra ngoài chính tổ chức. Với khả năng hiển thị hàng tồn kho cao như vậy và khả năng lên lịch nhận hàng, cả chuỗi cung và cầu đều được tối ưu hóa với việc sử dụng WMS. Một trong những lợi ích rõ ràng nhất cho các nhà cung cấp là giảm chờ đợi tại bến cảng và vịnh tải.

Cải thiện mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp

Quá trình hoàn thành đơn hàng được cải thiện tổng thể, giảm thời gian giao hàng và ít sự thiếu chính xác của đơn hàng. Thương hiệu của doanh nghiệp của bạn giữa các khách hàng và nhà cung cấp sẽ được cải thiện.

Kết luận

Như vậy Hệ thống quản lý kho hàng WMS là một trong những giải pháp rất quan trọng trong việc quản lý và vận hành kho hàng. Giúp nhà quản lý logistics tiết kiệm các chi phí và nhân công vận hành kho hàng. Dễ dàng nắm bắt tình trạng tồn kho, kiểm soát hàng hoá trong kho đồng thời đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp.

Hiện nay, có nhiều doanh nghiệp logistics, 3PL, chủ hàng sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS của smartlog (Smartlog Warehouse management system) đã có nhiều cải tiến trong vận hành. Việc vận hành kho trở nên hiệu quả trong hệ thống quản lý kho hàng tích hợp các công nghệ quản lý hiện đại. Từ đó nhà quản lý không còn phụ thuộc quá nhiều vào kế toán, thủ kho,… dễ dàng nắm bắt lượng hàng tồn kho, nhân công, thiết bị trên một hệ thống quản lý hay thiết bị di động duy nhất.

Nhắn tin qua website hoặc Liên hệ để được tư vấn ngay hôm nay: 0333 923 978 (Ms Linh) hoặc Email: linh.nguyen@gosmartlog.com