Hiệu quả tích cực mà TMS (Hệ thống quản lý vận tải – Transportation management system) có thể mang lại cho doanh nghiệp đã được chứng minh rộng rãi. Thế nhưng, các nhà quản lý vẫn còn nhiều cân nhắc đối với việc có nên sử dụng một TMS hay không. Bài dưới đây phân tích cách TMS giải quyết những mối quan tâm của các vị lãnh đạo và làm thế nào để lựa chọn một TMS phù hợp.
GÂY ẢNH HƯỞNG LÊN CÁC VỊ LÃNH ĐẠO
Để tận dụng được hết mức khoản đầu tư cho TMS, rất nhiều bộ phận trong tổ chức cần phải chia sẻ chuyên môn của mình. Với sự đón nhận từ đội CNTT, bộ phận tài chính, và các cá nhân, những người sẽ cùng nhau sử dụng nền tảng này hàng ngày, thì thời gian và tiền bạc bỏ ra cho một nền tảng quản lý giao thông mạnh mẽ như vậy sẽ được đáp trả trên nhiều khía cạnh.
Đây là những điều mà các nhà quản lý: CIO, CFO, và CSCO quan tâm nhất hiện nay và mức ROI mà mỗi người có thể mong đợi có được, đổi lại cho một khoản đầu tư TMS. Kết hợp những mối quan tâm này với các mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp chính là chìa khóa thành công.
Chief Information Officers (CIOs) – Giám đốc thông tin
Với nhiệm vụ trang bị cho công ty của mình những công nghệ hữu ích và hiệu quả nhất với giá phải chăng, các CIO ngày nay phải đối mặt với vô vàn thách thức khi phải hoàn thành nghĩa vụ đó. Trong tình hình công nghệ ngày nay phát triển với tốc độ ánh sáng, các công nghệ di động đi tiên phong và ngân sách liên tục được cân đo kỹ lưỡng, các CIO muốn có thể thấy rõ ROI của các khoản đầu tư của họ trong khi vẫn cân bằng nhu cầu của người dùng.
Đạt được những mục tiêu này không phải lúc nào cũng dễ dàng trên mặt trận vận tải, nơi mà rất dễ gặp phải chi phí cao của một TMS không được tối ưu hoá, thủ công hoặc đã lỗi thời. Cuối cùng, buộc phải làm việc với các nguồn lực nội bộ hạn chế, các CIO đang cân nhắc các lựa chọn tích hợp phần mềm như đám mây và phần mềm-kiêm-dịch vụ (software-as-a-service SaaS). Gregg Lanyard, đến từ công ty tư vấn và giải pháp Manhattan Associates, cho rằng: “Các CIO quan tâm đến ngân sách và ROI, cả hai đều có thể có tác động đáng kể đến khả năng tồn tại của dự án dài hạn”. Lanyard nói thêm rằng họ cũng muốn các giải pháp linh hoạt có thể trở thành một phần của các nền tảng lớn hơn hoặc các giải pháp tổng thể – để giải pháp có thể phát triển lên khi doanh nghiệp phát triển lớn hơn. Trong nhiều trường hợp, các giải pháp dựa trên đám mây (cloud-based) có thể đáp ứng nhu cầu này đồng thời cung cấp cho các CIO một mức công nghệ, kiến trúc, khả năng mở rộng và bảo mật như mong muốn.
Bruun tại Manhattan Associates cho biết: “Chúng tôi nhận thấy một sự thúc đẩy tích cực trong việc triển khai các các mô hình SaaS vì nhiều khách hàng tin tưởng vào các loại giải pháp này và đánh giá cao những chức năng mới mà chúng có thể cung cấp.”
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ không phải lúc nào cũng có nguồn lực CNTT có sẵn hoặc mạnh mẽ và thực tế này là một động lực chính cho phong trào TMS dựa trên đám mây. Bruun nói: “Mô hình SaaS tạo ra ít gánh nặng cho đội ngũ CNTT khi triển khai và hỗ trợ các dự án quản lý vận tải và cho phép bên kinh doanh của tổ chức xử lý hầu hết việc triển khai.”
Mối quan ngại hàng đầu của các CIO là gì?
Các thách thức mà họ phải đối mặt bao gồm:
- Khai thác sức mạnh của các nền tảng (platform) khi số hóa chuyển đổi từ xu hướng sáng tạo sang năng lực cốt lõi.
- Có được một cái nhìn về doanh nghiệp trên cơ sở nền tảng để nhấn mạnh giá trị của kết nối.
- Thực hiện nhiều cách tiếp cận sáng tạo nhằm tiếp cận các cơ hội kỹ thuật số mới và các mối đe dọa đang ngày tăng lên.
TMS giải quyết những thách thức này như thế nào?
- Các nhà lập kế hoạch vận tải, các nhà phân tích và các nhà khai thác thường sử dụng một số công cụ tích hợp kém hiệu quả để hoàn thành một tập hợp các mục tiêu liên quan:
- Mô hình hóa vận tải để phản ứng với thay đổi của các điều kiện mạng lưới
- Mua sắm tải từ các nhà chuyên chở, môi giới và các nhà cung cấp dịch vụ logistics
- Tối ưu hóa và vận hành các đội xe riêng của công ty để giảm chi phí
- Quản lý hiệu quả việc vận chuyển các đơn đặt hàng trong chuỗi cung ứng
- Cung cấp khả năng hiển thị của các lô hàng vào và ra để hỗ trợ dịch vụ khách hàng tốt hơn
Việc có một nền tảng TMS duy nhất hoàn thành tất cả các mục tiêu này có thể làm giảm tổng chi phí sở hữu (total cost of ownership – TCO), loại bỏ chi phí và các vấn đề của tích hợp, cải thiện an ninh và khả năng truy cập vào dữ liệu, và đơn giản hóa việc đào tạo và quản lý sự thay đổi.
Nói về vận tải là cơ bản nói về các kết nối. Không có hệ thống doanh nghiệp nào khác cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực sự di chuyển của các sản phẩm giữa các “nút” của chuỗi cung ứng, trạng thái của các tuyến đường và các chuyến hàng trọng yếu và một cái nhìn toàn diện về các lô hàng với các đối tác thương mại. Chỉ có các giải pháp TMS mới có khả năng tổng hợp một cái nhìn trên cơ sở nền tảng về sự vận động của hàng hoá.
TMS giúp chuỗi cung ứng có khả năng thích nghi. Khi chuỗi cung ứng phản ứng với sự chuyển đổi của số hóa, các giải pháp TMS trở thành yếu tố then chốt trong việc điều chỉnh hoạt động để đảm bảo tính liên tục và hiệu quả của toàn bộ hoạt động vận hành:
- Kết hợp các quy định mới về giờ làm việc, an toàn của lái xe và truy xuất nguồn gốc sản phẩm
- Tận dụng sự phổ biến của công nghệ kỹ thuật số để cho phép các tài xế và các nhà cung cấp dịch vụ vận tải “liên tục kết nối”
- Thường xuyên đánh giá lại mạng lưới để khám phá những hiệu quả mới, làm giảm chi phí cho nguồn chi phí vận hành lớn nhất này trong doanh nghiệp và nhanh chóng thay đổi để thích ứng với các điều kiện thay đổi trên thị trường
Chief Financial Officers (CFOs) – Giám đốc tài chính
Tập trung vào việc kiểm soát chi phí, các CFO ngày nay đang trong tình thế vô cùng khó khăn trên con đường chinh phục mục tiêu đó. Quan ngại về ngân sách, lãi suất tăng, chi phí lao động cao, chi phí hàng tồn kho cao và chi phí vận chuyển tăng – những chi phí chiếm gần 11% doanh số bán hàng tại các công ty trị giá từ 1 tỷ USD đến 2 tỷ USD tiêu biểu, các CFO nhìn nhận chuỗi cung ứng của họ là cực kỳ quan trọng đối với thành công của hoạt động kinh doanh và họ cũng hiểu được tác động của chúng lên các mục tiêu của công ty.
Đối với các giám đốc tài chính, một TMS cho doanh nghiệp hỗ trợ cho việc cam kết hiệu quả của quản lý chuỗi cung ứng. Bằng cách tập trung và tối ưu hóa một trong những khía cạnh đắt tiền nhất của môi trường logistics ngày nay – vận tải, TMS mang lại tiết kiệm vượt trội, có thể dao động từ 5% đến 25% chi phí trung bình vận chuyển hàng hóa của người gửi hàng. Đối với công ty có chi tiêu 100 triệu USD một năm thì điều này có nghĩa khoản tiết kiệm hàng năm là 6,250,000 USD.
ROI trong TMS không chỉ có tiết kiệm phí vận tải mà còn bao gồm tính năng vượt trội về hiển thị (visibility), trách nhiệm (accountability) và báo cáo (reporting) của chuỗi cung ứng – tất cả đều có thể giúp các CFO xác minh các khoản đầu tư công nghệ và chứng minh giá trị của nền tảng theo thời gian.
Được trang bị với dữ liệu đó, các CFO có thể dễ dàng xác minh chi phí triển khai TMS đồng thời cải tiến chức năng kinh doanh, dịch vụ khách hàng tốt hơn và ít thời gian được phân bổ hơn bù cho việc giảm năng suất.
Lanyard nói: “Vận chuyển là loại chi phí hàng đầu trong logistics đối với các công ty vận chuyển hàng hoá. Đối với một giám đốc tài chính, việc giảm chi phí vận chuyển là một cơ hội đáng kinh ngạc để kiểm soát chi phí hoạt động, và trong trường hợp các công ty vận hành đội xe của họ, cũng là cách kiểm soát chi phí vốn.”
Mối quan ngại hàng đầu của các CFO là gì?
Những thách thức mà họ gặp phải, đó là:
- Sắp xếp hợp lý các quy trình và nâng cao năng suất
- Điều hành một doanh nghiệp toàn cầu một cách hiệu quả
- Đạt được khả năng hiển thị (visibility) theo thời gian thực trong toàn bộ tổ chức
TMS giải quyết những thách thức này như thế nào?
- Chi phí vận chuyển thường là nhân tố đóng góp lớn nhất trong chi phí hoạt động của bảng cân đối kế toán. Một TMS hiện đại sẽ cung cấp khả năng tương tác liên tục trong toàn bộ chuỗi cung ứng, cả bên trong mạng lưới (nội bộ công ty) và giữa các đối tác thương mại và khách hàng với nhau. Hơn nữa, các giải pháp TMS hiện đại tận dụng khoa học tiên tiến để tìm ra những con đường mới nhằm thúc đẩy hiệu quả và giảm chi phí.
- Tác động lớn nhất của toàn cầu hoá thường được phản ánh thông qua chi phí vận chuyển hàng hoá quốc tế cao. Từ những hạn chế về năng lực vận chuyển hàng hóa đường biển đến chi phí cao của vận chuyển hàng không, đến những trở ngại phát xuất từ các vấn đề xuất nhập khẩu , một TMS cung cấp phương tiện để vận hành hoạt động toàn cầu một cách hiệu quả hơn, minh bạch và thích nghi.
- Nói về vận tải nói chung và, TMS nói riêng, là cơ bản nói về các kết nối. Không có hệ thống doanh nghiệp nào khác cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực sự di chuyển của các sản phẩm giữa các “nút” của chuỗi cung ứng, trạng thái của các tuyến đường và các chuyến hàng trọng yếu và một cái nhìn toàn diện về các lô hàng với các đối tác thương mại. Chỉ có các giải pháp TMS mới có khả năng tổng hợp một cái nhìn trên cơ sở nền tảng về sự vận động của hàng hoá.
Chief Supply Chain Officers (CSCOs) – Giám đốc chuỗi cung ứng
Các CSCO ngày nay có rất nhiều vấn đề cần phải đương đầu. Đối phó với các vấn đề như tốc độ đặt hàng, yêu cầu của khách hàng ngày càng cao, sự biến động của nhà cung cấp và rủi ro chuỗi cung ứng diễn ra hàng ngày, các chuyên gia này cần những hệ thống công nghệ đáng tin cậy và mạnh mẽ có thể giúp họ làm việc thông minh hơn, tốt hơn và nhanh hơn.
Các chuỗi cung ứng ngày nay bao gồm nhiều đối tác thương mại trong đó, nhưng vẫn có rất ít chuỗi cung ứng hoàn toàn được tích hợp trong thực tế. Khi có nhiều bên khác nhau tham gia (ví dụ như một công ty giao nhận vận chuyển hàng từ châu Á, một tập hợp các nhà cung cấp dịch vụ logistics vận chuyển hàng hoá từ cảng đến một kho hàng và một nhóm các nhà cung cấp dịch vụ hoàn toàn khác chuyển hàng từ các kho bán buôn sang kho bán lẻ hoặc các cửa hàng một cách trực tiếp), kết quả cuối cùng là một sự lộn xộn của quá nhiều bên.
Khi các CSCO gặp phải những vấn đề đòi hỏi phải có quyết định trong thời gian thực, họ cần một hình ảnh chính xác và theo thời gian thực về tình huống tại chỗ và một bức tranh hoàn chỉnh về tình trạng của một lô hàng cụ thể trong suốt vòng đời của nó.
Điều này rất khó đạt được khi dữ liệu được đặt tại các hệ thống tách biệt, khác nhau (ví dụ: các công cụ kinh doanh thông minh, hệ thống quản lý kho – WMS và bảng điều khiển trực tuyến). Quản lý vận tải là nền tảng duy nhất đã và đang giải quyết thách thức này từ những năm 1970, với việc triển khai EDI và nhiều phương pháp giao tiếp nội bộ khác. Thậm chí ngày nay, TMS cũng là điểm đến tất-cả-trong-một cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực đối với các lô hàng ở khắp tất cả các đối tác thương mại, và trên phạm vi rộng của chuỗi cung ứng.
Một nền tảng công nghệ kết nối các đội xe, các nhà cung cấp dịch vụ vận tải và khách hàng, đồng thời cung cấp khả năng hiển thị xuyên suốt từ điểm đầu đến điểm cuối (end-to-end visibility) trên toàn bộ chuỗi cung ứng, tạo ra ROI thậm chí còn lớn hơn bất kỳ một mình chi phí nào có thể tiết kiệm được. Ngoài ra, nhiều công ty cũng đang sử dụng nhiều nhà cung cấp, nhà giao nhận vận tải, và các hãng chuyển chở để quản lý các phần khác nhau của chuỗi cung ứng của họ.
Bằng cách hợp nhất vào một TMS dựa trên đám mây (cloud-based TMS), các công ty có khả năng hiển thị 24/7 trong các khu vực khác nhau của chuỗi cung ứng và có thể thấy các lô hàng đang ở đâu vào một thời điểm nhất định.
Đối với các công ty đang sử dụng các hệ thống quản lý vận tải thủ công, sở hữu riêng, hoặc đã lỗi thời, việc chuyển sang một TMS doanh nghiệp toàn diện tạo ra những kết quả ấn tượng. Ví dụ: Các vị CSCO quen với việc dùng bảng tính (spreadsheets) để theo dõi vận tải và các cuộc gọi điện thoại để xúc tiến các đơn đặt hàng sẽ nhận thấy ROI gia tăng đáng kể từ TMS dựa trên đám mây trong đó các quy trình đều được tự động hoá.
Bob Jarvis, giám đốc tư vấn giải pháp của Manhattan Associates, cho biết: “Tôi chưa bao giờ gặp một kịch bản mà không có cơ hội để minh chứng cho việc triển khai TMS là một đầu tư hiệu quả. Bằng cách làm việc cùng với các CSCO, chúng tôi có thể xác định và đưa ra những đề xuất giá trị, và sau đó làm việc để giải quyết bất kỳ thách thức nào trong khi giúp mang lại ROI vững chắc.”
Mối quan ngại hàng đầu của các CSCO là gì?
Những thử thách hàng đầu của họ là:
- Đánh giá / giảm thiểu rủi ro trong chuỗi cung ứng dựa trên các sự kiện hiện tại hoặc tiềm ẩn phá vỡ hiệu quả hoạt động của chuỗi cung ứng
- Cân bằng chi phí và mức độ dịch vụ để mang lại chuỗi cung ứng có chi phí thấp nhất mà vẫn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và phù hợp với chiến lược của công ty
- Áp dụng kỹ thuật phân tích và đưa các công cụ đến gần hơn với người dùng.
TMS giải quyết những thách thức này như thế nào?
- Các giải pháp TMS hiện đại cho phép quản lý theo trường hợp ngoại lệ (management by exception – MBE). Từ việc mô hình hoá các sự kiện phá vỡ tiềm tàng để có kế hoạch vận chuyển thay thế, sẵn sàng thực hiện các điều chỉnh lộ trình / giao hàng ngay khi đang trên đường, TMS mang lại một mạng lưới logistics nhanh hơn và linh hoạt hơn – vì vậy giúp những người làm logistics phản ứng nhanh nhạy hơn với những thay đổi của môi trường.
- Chi phí vận chuyển thường là nhân tố đóng góp lớn nhất trong chi phí hoạt động của bảng cân đối kế toán. Một TMS hiện đại sẽ cung cấp khả năng tương tác liên tục trong toàn bộ chuỗi cung ứng, cả bên trong mạng lưới (nội bộ công ty) và giữa các đối tác thương mại và khách hàng với nhau. Hơn nữa, các giải pháp TMS hiện đại tận dụng khoa học tiên tiến để tìm ra những con đường mới nhằm thúc đẩy hiệu quả và giảm chi phí.
- TMS giúp chuỗi cung ứng có khả năng thích nghi. Khi chuỗi cung ứng phản ứng với sự chuyển đổi của số hóa, các giải pháp TMS trở thành yếu tố then chốt trong việc điều chỉnh hoạt động để đảm bảo tính liên tục và hiệu quả của toàn bộ hoạt động vận hành:
> Kết hợp các quy định mới về giờ làm việc, an toàn của lái xe và truy xuất nguồn gốc sản phẩm
> Tận dụng sự phổ biến của công nghệ kỹ thuật số để cho phép các tài xế và các nhà cung cấp dịch vụ vận tải “liên tục kết nối”
> Thường xuyên đánh giá lại mạng lưới để khám phá những hiệu quả mới, làm giảm chi phí cho nguồn chi phí vận hành lớn nhất này trong doanh nghiệp và nhanh chóng thay đổi để thích ứng với các điều kiện thay đổi trên thị trường
LÀM THẾ NÀO ĐỂ LỰA CHỌN MỘT GIẢI PHÁP TMS?
Hãy đánh giá các sáng kiến kinh doanh dài hạn trong quá trình tạo RFP là nền tảng để thành công.
Như với bất kỳ RFP nào, nền tảng phải bắt nguồn từ việc nêu ra một vấn đề (hoặc các vấn đề) và tìm ra các nhà cung cấp mà có thể đưa ra các giải pháp hữu hiệu để giải quyết thách thức đó. Với TMS, bạn sẽ muốn đưa cho nhà cung cấp một cái nhìn sâu sắc về công ty của bạn, hoạt động của bộ phận logistics như thế nào, và bạn sẽ muốn khai mở rõ ràng về các mục tiêu vận tải và chuỗi cung ứng của bạn như thế nào.
Bạn càng cung cấp thông tin cho những vấn đề này rõ ràng bao nhiêu, thì cơ hội bạn sẽ tìm được một nhà cung cấp đáp ứng và / hoặc vượt quá nhu cầu của bạn nhiều hơn bấy nhiêu.
Nimesh Patel, chuyên gia tư vấn giải pháp của Manhattan Associates cho biết: “Bởi vì ngoài kia có nhiều nhà cung cấp, nên bạn muốn nhanh chóng lựa chọn ra một danh sách. Đó có lẽ là lợi ích chính của việc sử dụng quy trình RFP.”
Mặc dù các nhà phân tích trong ngành thường phát hành “danh sách” các nhà cung cấp hàng đầu trong các loại phần mềm tương ứng, các công ty nên nghĩ xa hơn các khuyến nghị này và cũng xem xét các điểm như dễ sử dụng (ví dụ như điều hướng, đào tạo người dùng và khả năng tìm kiếm dữ liệu) và các thông tin khác trong những báo cáo đó.
Patel nói rằng, khởi đầu, các nhà vận hành logistics cần phác thảo các khả năng chính mà họ muốn TMS mới của họ cần phải xử lý (tức là lập kế hoạch và thực hiện, mô hình hóa, mua sắm, thanh toán tự động, yêu cầu bồi thường, v.v) và sử dụng thông tin đó như một nền tảng quan trọng trong quá trình xem xét và lựa chọn các giải pháp.
Hãy nhớ bao gồm những tính năng cụ thể cho doanh nghiệp của bạn và bạn không chỉ cần ngay bây giờ, mà những gì công ty của bạn sẽ cần trong tương lai. Và,
Hãy nhớ rằng TMS không phải là sáng kiến “một lần và mãi mãi”. Hãy bắt đầu với một thành phần và sau đó xây dựng nó lên khi công ty của bạn mở rộng quy mô và phát triển.
Patel khuyên rằng: “Bạn không muốn ra ngoài và đầu tư vào TMS mà chỉ có thể quản lý công việc kinh doanh hiện tại của công ty bạn. Hãy chia nhỏ trong các quy trình hiện tại ra, những gì đang hiệu quả và những gì không hiệu quả, và những gì bạn thấy đang đi xuống.” Các chủ hàng có thể làm điều này bằng cách đánh giá các sáng kiến kinh doanh dài hạn trong quá trình tạo RFP, và sau đó kết hợp mọi thứ lại bằng một tầm nhìn hướng tới tương lai, ông nói thêm.
Ông Patel giải thích: “Chúng tôi thường xuyên nhận được các RFP bao gồm 25 trang yêu cầu, mà trong đó chỉ có một số tính năng công ty thực sự cần trong công việc hàng ngày với TMS. Đó là bởi vì họ đã nghĩ đến việc họ muốn đi đến đâu trong tương lai và bao gồm tất cả những thông tin đó trong một RFP có tầm nhìn xa trông rộng.”
Khi kết hợp lại mọi thứ lại thành một RFP, hãy bao gồm nhiều các bên liên quan khác nhau vào trong quy trình. Patel nói, hãy yêu cầu các bộ phận khác nhau cho thông tin đầu vào, tìm ra những “điểm đau” trong vận tải và chuỗi cung ứng và những mục tiêu tương lai là gì và sau đó kết hợp tất cả vào trong yêu cầu của RFP. Điều này đảm bảo rằng việc triển khai TMS không phải được thực hiện một cách cô lập mà không có sự liên quan, hỗ trợ của toàn thể doanh nghiệp.
Ravi Sharma, giám đốc cao cấp của Manhattan Associates, nói: “Cả về mặt lựa chọn TMS và triển khai giải pháp TMS, sự triển khai thành công nhất đều xảy ra khi mọi người cùng làm việc, cùng mục tiêu. Điều đó có nghĩa mọi người đều biết giá trị mà giải pháp sẽ mang lại cho tổ chức, với những vấn đề như có đúng người và quy trình phù hợp với những thay đổi đó.
Sharma nói: “Các công ty đã trải qua giai đoạn quản lý thay đổi văn hoá ngay từ giai đoạn RFP, nhìn chung, là thành công nhất”.
Tóm lại, nếu công ty của bạn đang triển khai một hệ thống quản lý giao thông mới hoặc điều chỉnh các hoạt động hiện có để hiện đại hóa, bạn cần tập trung vào việc tạo ra một hệ sinh thái vận tải dựa trên đám mây toàn diện, có thể mở rộng để đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương lai của công ty bạn.
——
Nguồn: Logistics Management, “Making TMS An Enterprise Priority”
Bài viết liên quan: