Đặt giá trị lên hàng đầu (Value First) là một phương pháp sáng tạo trong việc triển khai phần mềm doanh nghiệp, trong đó tập trung vào việc thúc đẩy giá trị kinh doanh nhanh chóng trong khi vẫn đón nhận sự mơ hồ trong các yêu cầu thông qua các chu kỳ lặp đi lặp lại của quá trình học hỏi. Chìa khóa thành công của phương pháp này đó chính là công nghệ sáng tạo PaaS và SaaS cho phép các giải pháp có thể được tinh chỉnh cho phù hợp với nhu cầu kinh doanh song vẫn giữ được hỗ trợ đầy đủ từ nhà cung cấp dịch vụ.
Trong nhiều thập kỷ, các công ty nào áp dụng các phần mềm doanh nghiệp như Enterprise Resource Planning (ERP), Supply Chain Management (SCM) và các khu vực liên quan khác đã phải lựa chọn giữa hai cách: Hoặc mua gói phần mềm thương mại (Commercial Off The Shelf – COTS); hoặc chọn xây dựng và duy trì một giải pháp được thiết kế riêng (Custom Solution). Thật không may, cả hai lựa chọn mang “tai tiếng” là vượt quá ngân sách và thường không đem lại giá trị như đã hứa hẹn một cách bền vững.
TẠI SAO GIẢI PHÁP COTS THẤT BẠI
Những hệ thống COTS đã không đáp ứng được mong đợi trong việc giảm tổng chi phí sở hữu bởi ít nhất 3 lý do sau đây:
- Không phù hợp (one-size-fits-none): Các hệ thống này dựa trên quan điểm rằng một mô hình dữ liệu tích hợp duy nhất được xây dựng cho một doanh nghiệp duy nhất có thể mang đến một “thực hành tốt nhất” (best practice) cho tất cả các ngành công nghiệp trên vô số các quy trình kinh doanh và năng lực khác nhau. Thật không may, cụm từ “thực hành tốt nhất” do các nhà cung cấp (vendor) tạo ra, những người đã không đưa ra một “thực hành tốt nhất” thật sự cho khách hàng / ngành công nghiệp đó. Trong thực tế, “thực hành tốt nhất” đã được sử dụng như một định nghĩa về cách hệ thống (COTS) được thiết kế để hoạt động. Thiết kế “one-size-fits-all” quá tầm thường thực sự không phù hợp tốt với bất cứ khách hàng nào và đòi hỏi sự cải tiến, các tùy chỉnh và mở rộng.
- Phức tạp và tính năng quá mức cần thiết: Khi nhà cung cấp đưa ngày càng nhiều năng lực (capacity) hơn nữa vào hệ thống, hệ thống trở nên phức tạp hơn và khó sử dụng hơn. Đối với người dùng tầm trung, hệ thống bị nhồi nhét với năng lực mà họ không cần và làm giảm khả năng sử dụng. Người dùng thường xuyên phàn nàn rằng số lượng màn hình cần thiết để thực hiện một công việc lớn hơn nhiều so với những gì họ cần, và số lượng thiết lập và quản trị hệ thống khá nặng nề và tốn nhiều công sức.
- Kiến trúc nền tảng thiếu linh hoạt: các tổ chức CNTT ban đầu rất có hứng thú với khái niệm COTS do kỳ vọng rằng việc giảm bớt nỗ lực tích hợp sẽ làm giảm đáng kể những nỗ lực và chi phí triển khai (phần mềm) tổng thể của họ. Thật không may, các nghiên cứu đã chỉ ra rằng chi phí và nỗ lực của người dùng đã thực sự tăng lên do sự thiếu linh hoạt của các hệ thống này và chi phí của việc tích hợp vào chúng.
Bởi vì cách tiếp cận cứng nhắc này đã ngăn trở tính nhanh nhạy (agility) của doanh nghiệp, nên giá trị mang lại cho doanh nghiệp bị giới hạn, người dùng không hài lòng, khối lượng công việc của họ thực sự đã tăng lên, và về phần mình, công ty CNTT có khả năng hỗ trợ kinh doanh hiện nay ít hơn so với trong quá khứ.
Hồi kết của ERP đã được thảo luận nhiều trong thập kỷ qua. Năm 2012, tạp chí Forbes dự đoán “ERP – phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp – đang thoi thóp trên giường bệnh.” – https://www.forbes.com/sites/ciocentral/2012/02/09/the-end-of-erp/#3c73d6e82262
Và điều này đang diễn ra. Một báo cáo gần đây của Nucleus Research cho thấy 9 trong số 10 khách hàng sẽ không xem xét đầu tư trong tương lai cho S/4HANA* (Nucleus Research, June 2016).
TẠI SAO GIẢI PHÁP CUSTOM THẤT BẠI
Một số công ty, đặc biệt là những công ty đang tìm kiếm một lợi thế cạnh tranh thông qua các quy trình và công cụ hỗ trợ vượt trội, chọn cách xây dựng các giải pháp tùy chỉnh. Thật không may, phương pháp này cũng mang lại những thách thức riêng. Nhiều dự án thất bại ngay cả trước khi hệ thống được triển khai do định nghĩa phạm vi tệ, ước tính không chính xác, quản lý dự án kém, và triển khai phát triển kém. Qua trình triển khai vẫn đang gặp cản trở với 3 thách thức chính:
- Yêu cầu kinh doanh thay đổi: Các giải pháp được thiết kế riêng mất một thời gian dài để phát triển và khai thác. Tại thời điểm hệ thống được khai thác, các điều kiện kinh doanh và các yêu cầu có thể đã thay đổi. Các công ty CNTT luôn có tiếng là ngợp với những yêu cầu dịch vụ và thay đổi và không bao giờ thực sự có thể theo kịp.
- Tăng chi phí sở hữu: Các giải pháp được thiết kế riêng ngày càng trở nên tốn kém hơn để duy trì khi các dự án tài trợ ban đầu và nguồn lực suy yếu dần. Dần dần, các thành phần vốn có ban đầu bắt đầu hết được hỗ trợ, và các việc giải quyết tồn động lên.
- Doanh thu: Nhân sự làm việc trên các dự án dài hạn này thay đổi là điều không thể tránh khỏi. Những người chủ chốt và các bên liên quan ban đầu được thăng tiến, di chuyển, hoặc được thuê đến chỗ khác. Và sớm muộn, không còn ai biết lý do tại sao hệ thống đang làm những gì nó đang làm, nhưng mọi người đều lo ngại thay đổi, sợ rằng sẽ phá vỡ những điều họ không biết làm thế nào để sửa chữa.
Các giải pháp tùy chỉnh có chi phí phát triển cao và chi phí sở hữu còn cao hơn. Hơn nữa, việc theo kịp với nhu cầu kinh doanh thường xuyên thay đổi ngày càng khó khăn hơn. Hầu như luôn luôn, việc xây dựng và duy trì phần mềm không phải là năng lực cốt lõi hay sứ mệnh của công ty và bất đắc dĩ họ đi vào lựa chọn COTS mà tồn tại các vấn đề như chúng ta đã thảo luận ở trên.
MỘT ĐỔI MỚI ĐỘT PHÁ: VALUE FIRST METHODOLOGY (PHƯƠNG PHÁP ĐẶT GIÁ TRỊ LÊN HÀNG ĐẦU)
Value First Methodology (VFM) ™ kết hợp việc sử dụng hiệu quả công nghệ với đổi mới đột phá (disruptive innovation) trong phương pháp triển khai để cùng lúc có thể cung cấp cả giá trị đột phá và chi phí sở hữu thấp.
Giá trị cho mỗi bên liên quan
Có 3 bên cần được xem xét và các vấn đề của họ được giải quyết để triển khai thành công. Đó là:
- Quản trị điều hành – thúc đẩy giá trị kinh doanh và một khi đã được chứng minh người dùng chấp nhận
- Người dùng – tính khả dụng, năng suất và sự thoải mái (kinh nghiệm người dùng)
- CNTT – tránh các hoạt động không đem lại giá trị gia tăng và tập trung hơn vào việc thúc đẩy giá trị cho doanh nghiệp
BỐN CHIẾN LƯỢC HƯỚNG TỚI GIÁ TRỊ
Phương pháp này bao gồm 4 chiến lược chính:
- PHÂN TÍCH GIÁ TRỊ VÀ LẬP KẾ HOẠCH CÔNG BỐ KINH DOANH (Business release)
Bước đầu tiên là xác định việc triển khai công bố kinh doanh (business release) có thể quản lý được, tập trung vào giá trị cao nhất trước và sử dụng các mục tiêu đo lường được để thúc đẩy thay đổi kinh doanh. Làm việc chặt chẽ với các thành viên quản trị kinh doanh (Business Executives) và người dùng (Users), một ma trận phân tích giá trị (value analysis matrix) được chuẩn bị, trong đó cho thấy giá trị tạo ra năng lực (capacities) và sự phụ thuộc của chúng trên cơ sở phân tích nỗ lực so với tác động (effort versus impact). Một công bố kinh doanh (business release) xác định một giai đoạn của dự án, trong đó sẽ tập trung vào việc mang lại một nhóm các năng lực phối hợp khả thi tối thiểu mà sẽ được tập hợp lại với nhau để thúc đẩy giá trị đo lường được. Đôi khi người ta xác định rằng sự dễ dàng và tốc độ chính là nhân tố thúc đẩy giá trị cao nhất.
Cách tiếp cận này gợi ý rằng, nếu bạn không thể chứng minh giá trị có được, tại sao bạn lại làm những điều bạn đang làm?
- KHAI THÁC VÀ PHÁT TRIỂN NHANH NHẠY (AGILE METHOD)
VFM tương tác với người dùng (Users) ngay từ đầu của dự án và giúp họ tham gia bằng biến các giải pháp thành của chính họ. Để đạt được mục tiêu này, phương pháp hỗ trợ khai thác công nghệ nhanh chóng kết hợp với các quy trình kinh doanh mới giúp thúc đẩy giá trị yêu cầu. Giả định rằng, ban đầu tất cả các quyết định về thay đổi quy trình sẽ hoàn toàn chính xác, rằng trải nghiệm của người dùng sẽ được sắp xếp càng hợp lý càng tốt, hoặc là tất cả các năng lực hỗ trợ cần thiết đều đã được xác định, là không hợp lý. Thay vì những dự án lớn từ 3 -5 năm vốn đã được thúc đẩy trong suốt 25 năm qua, phương pháp này đầu tiên xác định một chiến lược dài hạn cấp cao với một công bố Yêu cầu chi tiết giải pháp (Solution Specification) đầu tiên chi tiết hơn. Dựa trên tài liệu này, phiên bản đầu tiên (release) được xác định và khai thác. Cái này và các phiên bản trong tương lai được triển khai mỗi 45 ngày với một phiên bản sản xuất đầy đủ sẽ được đưa vào hoạt động mỗi 6-9 tháng. Cách tiếp cận này khiến người dùng tham gia vào quá trình cực kỳ sâu cùng lúc làm cho hệ thống trở thành của chính họ. Nó định nghĩa không chỉ vai trò của họ mà còn cả các quy trình giữa các tổ chức, doanh nghiệp và xác định cả các quy trình công việc được cấu trúc và chưa được cấu trúc mà cần thiết để triển khai thành công.
- CHU KỲ HỌC HỎI THÔNG QUA KIỂM TRA GIÁ TRỊ
VFM sử dụng chu trình học hỏi bằng cách thử nghiệm các giải pháp trong thế giới thử nghiệm thực hay nguyên mẫu. Khi một phiên bản (release) được khai thác, một hội thảo sẽ được tổ chức để xác nhận phương pháp này. Hội thảo bao gồm tất cả các bên liên quan: nhà điều hành kinh doanh (Business Executives), người dùng (Users), và các lãnh đạo CNTT. Hoặc là một quy trình trò chơi chiến đấu (a war game process ) hoặc là một thử nghiệm thực tế có thể được thực hiện. Vào cuối của giai đoạn này, tài liệu ban đầu được củng cố với các kiến thức thu được và phiên bản (release) thứ hai được xác định. Quá trình này tiếp tục cho đến khi một quy trình Q&A chính thức và kiểm tra chấp thuận của người dùng (User Acceptance Test) được xác định và được thực hiện để đưa vào hoạt động chính thức (go live). Quá trình này có thể trải dài qua một hoặc nhiều tổ chức, doanh nghiệp, và mỗi quá trình mới từ 6 -9 tháng được xây dựng dựa trên và được tăng cường từ phiên bản trước.
- HỆ THỐNG ĐIỀU CHỈNH KIỂM SOÁT
Là một phần của quy trình, các hệ thống cũ và các ứng dụng của bên thứ ba được doanh nghiệp quan tâm sẽ được đưa vào toàn bộ quy trình (end-to-end process). Kết quả giá trị có thể không cần sự thay thế các hệ thống cũ. Thay vào đó, có thể hợp lý nếu tận dụng hệ thống cũ cho một số phần của quy trình mà không ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu giá trị của công bố kinh doanh. Làm việc chặt chẽ với các nhà lãnh đạo CNTT phía khách hàng, một “Hệ thống kiểm soát điều chỉnh được” (Tunable System of Control) cho phép phương pháp đón nhận tất cả các hệ thống khác mà công ty quan tâm, khắc phục một hạn chế của các giải pháp khác là cho phép công nghệ khác. Giải pháp mục tiêu có thể thống nhất toàn bộ quy trình (end-to-end process) trên nhiều hệ thống và các doanh nghiệp khác nhau. Các giải pháp được cấu hình để làm việc với các hệ thống khác như là một hệ thống ghi nhận (a system of record) một số chức năng hoặc giao dịch trong khi điều chỉnh một quy trình toàn bộ lớn hơn. Trong quá trình tăng dần các phiên bản, khi và nếu nó có hiệu quả kinh doanh để làm như vậy, thiết kế được cấu hình lại để làm cho các giải pháp mới trở thành hệ thống ghi nhận và thay thế các hệ thống cũ đồng thời giảm thiểu chi phí của tích hợp và loại bỏ sửa chữa lớn.
ĐIỀU BÍ MẬT GÌ ĐÃ KHIẾN VFM THÀNH CÔNG
Có nhiều yếu tố là chìa khóa thành công của VFM:
- Công nghệ đột phá: Phương pháp này không thể thành công nếu bản thân công nghệ không được thiết kế lấy nó làm trung tâm. Một kiến trúc phân lớp (layered architecture) được cấp bằng sáng chế cho phép thay đổi các mô-đun trong bất kỳ lớp nào trong khi vẫn đảm bảo khả năng tương thích trở lại (backward compatibility) với bất kỳ cấp độ nào.
- Phù hợp mục đích: Cách tiếp cận này đòi hỏi người dùng phải có khả năng kiểm soát “vận mệnh” của mình. Điều này có nghĩa rằng công nghệ này phải cho phép người dùng thiết kế các quy trình vận hành, quy trình làm việc, UIs (user interfaces) và các báo cáo cần thiết để thúc đẩy năng suất và sự thoải mái từ việc sử dụng hệ thống. Về mặt này, phương pháp này tiếp nhận cái được gọi là “Fit for purpose” (phù hợp mục đích), nghĩa là bạn “làm phù hợp” phần mềm cho nhu cầu cụ thể của bạn, so với làm quy trình kinh doanh của bạn thích ứng với phần mềm “COTS”. Để biết thêm thông tin về công nghệ và kiến trúc, xem https://bit.ly/10tlIdo
- Có nhúng tính xã hội: Hệ thống phải cung cấp khả năng giao tiếp không cấu trúc, chứ không phải chỉ giao tiếp có cấu trúc trong quy trình công việc. Điều này có nghĩa là gì? Nghiên cứu cho thấy rằng hơn 70% thời gian của người dùng vẫn dành cho bên ngoài hệ thống. Các cuộc điện thoại, email và các giao tiếp không có cấu trúc khác được sử dụng để giải quyết phần lớn các vấn đề. Điều này làm hiệu suất giảm xuống, các quyết định và các vấn đề không bao giờ được nắm bắt hay ghi nhận, nguyên nhân gốc rễ không được phân tích, và đó không phải là những gì mà người trẻ quen làm. Với sự ra đời của Facebook, Twitter, và Chat, các dạng mới của giao tiếp tự động có thể được áp dụng và các hệ thống hiện đại cần phải hỗ trợ những tiếp cận này. Chúng phải được nhúng vào các hệ thống kinh doanh. Đây là những gì người dùng mới yêu cầu.
- Nền tảng đa bên (multi-party platform): Phần phức tạp nhất của bất kỳ hệ thống cũ nào là cách thức mà nó làm việc với các tổ chức, các doanh nghiệp và những người dùng khác. Các hệ thống truyền thống tập trung vào UIs hướng dẫn mọi người cách làm việc trên điện thoại với nhau. Cách tiếp cận này trong thế giới toàn cầu, phân bố như hiện nay không còn hiệu quả nữa. Các giải pháp mới phải hỗ trợ nhiều bên làm việc với nhau xung quanh một mục đích chung là thỏa mãn người tiêu dùng. Điều này có nghĩa là tầm nhìn toàn bộ (end-to-end visibility), khả năng hành động và một mục tiêu tối ưu hóa duy nhất là “mức độ dịch vụ cao nhất với mức chi phí thấp nhất có thể”. Một hệ thống quyền dựa trên phân quyền (permissions based) cho phép các doanh nghiệp và các tổ chức làm việc với nhau và xác định quy trình hoạt động của họ như là một phần của một quy trình tối ưu hóa lớn hơn chính là cách để tự động hóa quy trình này một cách có hiệu quả. Để triển khai thành công, công nghệ này phải được cho phép và sẵn có.
- Đại lý phản hồi và cảm biến tự động: Các hệ thống tân tiến sử dụng các đại lý tự động (automated agents) để tối ưu hóa các quy trình và làm công việc của người dùng, và chỉ cần đến người dùng trong các tình huống đặc biệt khi nào các đại lý không thể giải quyết vấn đề này. Điều này cho phép một cách tiếp cận triển khai dựa trên ngoại lệ (exception based), mang lại năng suất rất cao. Khả năng này giúp việc triển khai ít phải tập trung vào các hoạt động bình thường nhàm chán hàng ngày và tập trung hơn vào nơi mà người dùng có thể gia tăng giá trị. Điều này cũng làm thay đổi cách tiếp cận của phương pháp này đối với việc triển khai hệ thống.
Với 5 ưu thế rõ ràng về công nghệ nói trên, phương pháp này có thể hỗ trợ việc xây dựng sắp xếp hợp lý UIs và quy trình công việc không chỉ trong doanh nghiệp, mà còn khắp tất cả các tổ chức; và có thể sử dụng các đại lý tối ưu hóa tự động để thúc đẩy kết quả và tăng năng suất đáng kể. Trong một hệ thống dựa trên vai trò (role-based), người dùng không chỉ tự sắp xếp công việc của họ, mà còn cùng sắp xếp với những người khác để hoàn chỉnh toàn bộ quy trình.
Đòn bẩy công nghệ chỉ là một phần của phương pháp này. Giảm thiểu rủi ro, ROI nhanh chóng và chấp nhận nhanh chóng cũng là yếu tố cần thiết để đạt được các mục tiêu được xác định ở trên.
Thông qua việc sử dụng SDK (Software Development Kit), các mô-đun mới khi cần thiết có thể được xây dựng và làm thành một phần của giải pháp tổng thể. Công nghệ này hỗ trợ xây dựng các mô-đun trên cùng các dòng giao dịch và có thể sử dụng cùng tiêu chuẩn và công cụ giao diện người dùng (UI), cho phép triển khai các mô-đun riêng của bạn mà đã được tích hợp đầy đủ vào các module khác và trở thành một phần của vai trò người dùng.
Cuối cùng giải pháp cho phép cách tiếp cận đa bên phải được triển khai trong cùng một “mạng lưới” (network) hoặc giải pháp đám mây (cloud). Các hệ quả tự nhiên của phương pháp này đó là quản trị hệ thống giảm, mô-đun hóa và triển khai tương thích ngược trở lại, cách tiếp cận “Không bao giờ lỗi thời” đối với hoạt động nâng cấp, mở rộng và tính linh hoạt tăng cường.
——
* S/4HANA: một sản phẩm của SAP https://open.sap.com/courses/s4h1
—–
Nguồn: Smartlog trích bài phân tích “Putting Value First: An Innovative Approach to Enterprise Software Implementations” của One Network Enterprises, đăng trên trang supplychain247, tháng 02/2017
Bài viết liên quan: