Ngày nay, có rất ít công ty biết rõ làm thế nào để thực hiện tối ưu hóa chuỗi cung ứng và logistics của họ và làm thế nào để xác định cơ hội tốt nhất để nắm bắt cho sự phát triển tương lai của doanh nghiệp. Dưới đây, Smartlog xin giới thiệu bài viết của tác giả H. Donald Ratliff, Ph.D, giám đốc điều hành của Supply Chain & Logistics Institute, trong đó phân tích rõ 10 quy tắc quan trọng mà bạn cần nắm, để thực hiện nhiệm vụ tối ưu hóa.
Các công ty đã có những bước tiến to lớn trong việc tự động hóa quy trình xử lý giao dịch và thu thập dữ liệu liên quan đến chuỗi cung ứng và các hoạt động logistics. Dù những đổi mới này đã giúp làm giảm chi phí nhờ vào giảm công việc thủ công, nhưng có thể nói tác động lớn nhất của chúng vẫn chưa xuất hiện. Đó là những yếu tố tạo điều kiện cần thiết cho việc tối ưu hóa các quyết định chuỗi cung ứng và logistics.
Tối ưu hóa chuỗi cung ứng và logistics không phải là việc dễ dàng và cũng không rẻ nhưng nó lại là một cơ hội lớn nhất cho hầu hết các công ty để giảm đáng kể chi phí và cải thiện hiệu suất của họ. Với hầu hết các hoạt động trong chuỗi cung ứng và logistics, hiện nay có một cơ hội để giảm chi phí từ 10% đến 40% bằng cách đưa ra các quyết định tốt hơn.
Trải qua hơn 30 năm phát triển và thực hiện các công nghệ chuỗi cung ứng và logistics, tôi đã tìm thấy 10 quy tắc sau đây được xem là những yêu cầu thiết yếu cho sự thành công:
- Mục tiêu – phải định lượng và đo lường được
Mục tiêu (Objectives) là cách mà chúng ta xác định những gì chúng ta muốn đạt được với việc tối ưu hóa logistics. Điều này lần lượt là cách máy vi tính sẽ xác định liệu một giải pháp có tốt hơn các giải pháp khác không và cấp quản lý sẽ xác định liệu quá trình tối ưu hóa có đem lại một ROI chấp nhận được không.
Ví dụ một hoạt động giao hàng có thể xác định mục tiêu là giảm thiểu tổng chi phí cố định hàng ngày của phương tiện vận chuyển, chi phí nhiên liệu và bảo trì trên mỗi dặm, và chi phí lao động mỗi giờ. Những chi phí này đều được định lượng và dễ dàng đo lường một cách hợp lý.
- Mô hình – phải thực sự thể hiện những quy trình logistics cần thiết
Mô hình là cách chúng ta biến những yêu cầu và hạn chế về mặt vận hành thành những gì máy vi tính có thể hiểu và sử dụng trong các thuật toán. Ví dụ, chúng ta cần mô hình nào đó thể hiện cách các chuyến hàng có thể được kết hợp tải thành một chuyến vận chuyển. Một mô hình rất đơn giản chẳng hạn như tổng thể tích / khối lượng của các chuyến hàng sẽ thực sự đại diện một số yêu cầu tải (ví dụ như chất lỏng số lượng lớn).
Tuy nhiên, nếu chúng tôi sử dụng mô hình tổng thể tích / khối lượng để vận chuyển xe mới trên một chiếc xe kéo, nhiều tải trọng mà máy tính cho rằng sẽ phù hợp có thể không thực sự tải lên được, trong khi những tải mà máy tính bỏ qua vì nó nghĩ rằng chúng sẽ không phù hợp lại có thể thực sự phù hợp và phù hợp hơn so với những cái được lựa chọn. Do đó, trong trường hợp thứ 2, mô hình không thực sự thể hiện quá trình tải hàng và tải trọng được phát triển bởi một thuật toán tối ưu hóa có thể hoặc là không khả thi hoặc là dưới mức tối ưu.
- Các biến số – phải được xem xét một cách rõ ràng
Các biến số (Viability) xảy ra ở hầu hết mọi quy trình của chuỗi cung ứng và logistics (ví dụ, thời gian vận chuyển thay đổi từ chuyến này đến chuyến khác, số lượng các mặt hàng được lấy ở một DC khác nhau từ ngày này sang ngày khác, thời gian để tải hàng lên một xe tải khác nhau từ xe này đến xe khác). Nhiều mô hình liên quan đến tối ưu hóa chuỗi cung ứng và logistics hoặc giả định rằng không có biến số hoặc giả định dùng các giá trị trung bình là đủ.
Điều này thường dẫn đến sai sót trong kết quả mô hình và các quyết định tồi tệ trong chuỗi cung ứng và logistics. Bỏ qua biến số thì nói chung là đã nhận một thất bại. Biến số hoặc là phải được xem xét một cách rõ ràng trong các mô hình hoặc các nhà vận hành chuỗi cung ứng và logistics phải có chuyên môn để xem xét một cách rõ ràng biến số trong việc diễn giải kết quả mô hình.
- Dữ liệu – phải chính xác, kịp thời và toàn diện
Dữ liệu là những gì giúp thúc đẩy tối ưu hóa chuỗi cung ứng và logistics. Nếu dữ liệu không chính xác và / hoặc không được tiếp nhận kịp lúc để đưa chúng vào trong tối ưu hóa, các giải pháp có được sẽ rõ ràng không đáng tin tưởng. Đối với tối ưu hóa tập trung vào thực hiện (execution), dữ liệu cũng phải toàn diện. Ví dụ, có thể tích của mỗi lô hàng là chưa đủ vì một số tải trọng bị giới hạn bởi thể tích của xe tải.
- Tích hợp – phải hỗ trợ hoàn toàn việc truyền dữ liệu tự động
Tích hợp là rất quan trọng vì số lượng lớn các dữ liệu phải được xem xét khi tối ưu hóa hoạt động logistics. Ví dụ tối ưu hóa giao hàng từ một nhà kho đến các cửa hàng mỗi ngày đòi hỏi các dữ liệu liên quan đến các đơn đặt hàng, khách hàng, xe tải, tài xế, và tuyến đường. Việc nhập liệu thủ công bất cứ thông tin nào với lượng rất nhỏ dữ liệu đều vừa quá tốn thời gian và quá dễ bị lỗi, không hỗ trợ việc tối ưu hóa.
- Giao hàng – phải cung cấp kết quả dưới hình thức tạo điều kiện cho việc thực hiện, quản lý và kiểm soát
Các giải pháp được cung cấp bởi mô hình tối ưu hóa chuỗi cung ứng và logistics sẽ không thành công trừ khi những người ngoài hiện trường có thể tiến hành được kế hoạch tối ưu hóa đưa ra và cấp quản lý có thể đảm bảo đạt được ROI dự kiến.
Các yêu cầu về hiện trường nhằm mục đích để các hướng dẫn đơn giản, rõ ràng có thể dễ dàng được hiểu và thực hiện. Ban quản lý đòi hỏi nhiều thông tin tổng thể hơn về các kế hoạch và hiệu suất hoạt động so với các tiêu chuẩn KPI theo thời gian và theo các cơ sở vật chất và phương tiện vận chuyển. Giao diện dựa trên web đang trở thành phương tiện lựa chọn cho quản lý và thực hiện.
- Các thuật toán – phải khai thác một cách thông minh từng cấu trúc vấn đề một
Một trong những nhân tố tạo khác biệt lớn nhất trong các công nghệ tối ưu hóa chuỗi cung ứng và logistics là các thuật toán. Một thực tế không thể chối cãi về các vấn đề chuỗi cung ứng và logistics đó là mỗi vấn đề đều có một số đặc điểm đặc biệt mà phải được khai thác bởi các thuật toán tối ưu hóa để cung cấp các giải pháp tối ưu trong thời gian hợp lý.
Do đó, điều quan trọng là:
(1) Người phân tích để thiết lập ra hệ thống tối ưu hóa phải nhận ra và hiểu được cấu trúc đặc biệt này; và
(2) Các thuật toán tối ưu hóa đang được sử dụng phải có độ linh động cho phép chúng được “điều chỉnh” để tận dụng cấu trúc đặc biệt này.
Bởi vì các vấn đề tối ưu hóa logistics có một số lượng khổng lồ các giải pháp khả dĩ (ví dụ, với 40 lô hàng LTL có 1.000.000.000.000 cách kết hợp tải khả dĩ), không tận dụng được lợi thế của cấu trúc đặc biệt này có nghĩa rằng hoặc các thuật toán sẽ chọn một giải pháp dựa trên phỏng chừng theo kinh nghiệm thực tế hoặc thời gian tính toán sẽ cực kỳ dài.
- Con người – phải có chuyên gia về công nghệ và domain cần thiết để hỗ trợ các mô hình, dữ liệu và các công cụ tối ưu hóa
Công nghệ tối ưu hóa là khoa học đang phát triển với tốc độ chóng mặt và thật sự không hợp lý khi hy vọng rằng nó sẽ hoạt động tốt qua thời gian mà không có ít nhất một vài “chuyên gia” về khoa học này để bảo đảm dữ liệu và các mô hình được chính xác và rằng công nghệ đang vận hành như nó được thiết kế. Bạn không thể mong đợi một tập hợp các dữ liệu, các mô hình và phần mềm có thể được vận hành và được hỗ trợ mà không có nỗ lực đáng kể từ những người có kiến thức và kinh nghiệm kỹ thuật và domain phù hợp.
- Quy trình – phải hỗ trợ sự tối ưu hóa và có khả năng không ngừng cải thiện
Tối ưu hóa chuỗi cung ứng và logistics đòi hỏi một nỗ lực liên tục đáng kể. Sẽ luôn luôn có sự thay đổi trong các vấn đề logistics, lúc nào cũng vậy. Sự thay đổi này đòi hỏi sự theo dõi một cách có hệ thống các dữ liệu, mô hình và thực hiện thuật toán không chỉ để đối phó với sự thay đổi mà còn để chủ động thay đổi khi cơ hội đến. Việc không thể tiến hành các quá trình hỗ trợ và liên tục cải thiện tối ưu hóa logistics không nghi ngờ gì sẽ khiến công nghệ tối ưu hóa hoặc là không được tận dụng tốt hoặc là trở nên “bám bụi” vì không sử dụng được.
- ROI – phải chứng minh qua việc xem xét tổng chi phí của công nghệ, con người và các hoạt động
Tối ưu hóa chuỗi cung ứng và logistics không hề miễn phí. Nó đòi hỏi một chi phí đáng kể cho công nghệ và con người.
Để chứng minh ROI cần 2 điều:
- Một đánh giá trung thực của tổng chi phí thực hiện tối ưu hóa và
- Một sự so sánh hợp lý những giải pháp được đưa ra bởi tối ưu hóa so với những phương án thay thế chuẩn
Có một xu hướng mạnh mẽ là người ta đánh giá thấp các chi phí duy trì sử dụng công nghệ tối ưu hóa logistics. Nếu tổng chi phí của công nghệ logistics giảm sau năm đầu tiên, có khả năng là chất lượng của giải pháp cũng giảm tương ứng. Hiếm có khi nào chi phí duy trì hàng năm của việc sử dụng công nghệ tối ưu hóa logistics một cách hiệu quả lại ít hơn so với chi phí tiến hành ban đầu của công nghệ.
Xác định tác động của công nghệ tối ưu hóa đòi hỏi:
(1) Các mức tiêu chuẩn về KPI trước khi thực hiện công nghệ này
(2) So sánh kết quả của việc tối ưu hóa so với các tiêu chuẩn, và
(3) Thực hiện kiểm tra thường xuyên hiệu quả hoạt động của việc tối ưu hóa
Rất ít công ty biết rõ làm thế nào để thực hiện tối ưu hóa chuỗi cung ứng và logistics của họ và làm thế nào để xác định cơ hội tốt nhất để nắm bắt cho sự phát triển tương lai của doanh nghiệp.
Đây vừa là thách thức lớn nhất vừa là cơ hội lớn nhất cho thế hệ tiếp theo của công nghệ tối ưu hóa chuỗi cung ứng và logistics.
—–
Nguồn: Smartlog dịch từ bài “10 Rules for Supply Chain & Logistics Optimization” đăng trên trang supplychain247.com, bởi tác giả H. Donald Ratliff, Ph.D., Executive Director – Supply Chain and Logistics Institute, UPS Chair and Regents’ Professor School of Industrial & Systems Engineering Georgia Institute of Technology.
Bài viết liên quan: