[Case study] Nâng cao hiệu quả vận hành kho hàng & điều phối vận tải Space

[Case study] Nâng cao hiệu quả vận hành kho hàng & điều phối vận tải Space

A. Phạm vi dự án

Ngành công nghiệp thực phẩm và đồ uống (F&B) đang phát triển không ngừng, đặc biệt xuất phát từ nhu cầu khách hàng, kho bãi và công nghệ. Những thay đổi thường xuyên khiến nhà kho ngày càng trở nên khó khăn hơn trong việc quản lý hoạt động của mình, cũng như đội ngũ nhân sự vận hành.

Space – Nhà phân phối hàng hoá cho chủ hàng Vinamilk. Toàn bộ dự án hầu như đều bắt đầu từ con số không.  Smartlog không chỉ cung cấp phần mềm mà còn: tư vấn giải pháp: thiết kế layout, quy trình vận hành, bộ máy nhân sự phối hợp các phòng ban, thiết bị – vật tư…

1. Thiết kế quy hoạch kho:

  • Phân tích tốc độ lưu trữ, tốc độ nhập xuất theo từng phương án vận hành
  • Đề xuất trang thiết bị
  • Sơ đồ hệ thống nhân sự, KPI
  • Hướng dẫn quản lý kho hàng theo nguyên tắc 5S
  • Tích hợp thông tin với các hệ thống đang sử dụng: DMSone; WMS; TMS; Misa
  • Phân tích & đánh giá hệ thống Icool làm trung tâm phân phối

2. Quy trình vận hành kho

  • Tư vấn phương án vận hành giải pháp quản lý kho hàng và cross-dock đối với những ngành hàng khác;
  • Tư vấn quy trình: nhập – xuất – soạn – trả hàng – hủy hàng
  • Quy trình vận hành kho khi sử dụng WMS.

3. Quy trình vận hành đội xe tải

Giải pháp còn giúp tinh giản quy trình ghi nhận đơn giao hàng thông qua hệ thống kết nối dữ liệu giữa Hệ thống quản lý vận tải TMS và Hệ thống quản lý kho hàng SWM => Lên kế hoạch phân chuyến tự động, thiết lập giao hàng theo khu vực.

  • Quy trình vận hành xe tải: giao trực tiếp đến khách hàng, giao qua trung chuyển tới khách hàng;
  • Đề xuất lựa chọn trạm trung chuyển
  • Cách chất xếp hàng hoá và lấy hàng trên xe
  • Đề xuất phương tiện và và công cụ đi kèm
  • Quản lý đơn hàng: hàng giao không kịp, hư hỏng, bị từ chối
  • Tính toán tối ưu tuyến đường, giám sát vận tải;
  • Quản lý chứng từ, KPI, quản lý nội bộ (chấm công,..)

4. Đề xuất giải pháp

  • Phương án vận hành kho hàng Vinamilk và cross-dock đối với những ngành hàng khác;
  • Quy trình: nhập – xuất – soạn – trả hàng – hủy hàng
  • Quy trình vận hành kho khi sử dụng WMS.

B. Tiến độ thực hiện

1. Phân tích tốc độ vận hành: Phân tích chi tiết thời gian hoạt động của từng phương án, công cụ đi kèm ưu nhược điểm.

  • Pick by order, ship by order
  • Pick by truck, sort by order, ship by truck;
  • Pick by truck, ship by truck, sort by order on truck;
  • Zone picking by master pick, ship by truck, sort by truck;
  • Pick by order từng đơn: 1 người/ 1 SO/pick
  • Master pick 4 SO/ người/pick;
  • Master pick 10SO/ người/pick;

C. Thách thức thực hiện dự án

1. Chưa có số liệu để thực hiện việc tham chiếu nhằm tính toán tốc độ lưu trữ,nhập xuất, theo từng phương án vận hành.

2. Trang thiết bị không đảm bảo cho thời điểm triển khai các phương án vận hành.

3. Nhân sự mới hoàn toàn chưa có kinh nghiệm, thường xuyên thay đổi nhân sự.

4. Nhập,Xuất kho bằng giấy mất nhiều thời gian, độ chính xác thấp. Đối với những ngày có đơn hàng nhập,xuất lớn dễ gây áp lực cho thủ kho.

D. Đề xuất giải pháp

  • Quản lý theo nhóm hàng từ Vinamilk trên SWM, kiểm soát được Hạn sử dụng (HSD) của các mặt hàng
  • Sử dụng handheld để nhận hàng, soạn hàng và xuất hàng ra khỏi kho. Kiểm soát thông tin chính xác, nhanh chóng.
  • Thiết lập khu chẳn, lẽ,lạnh, đông . Kệ riêng cho mặt hàng lẻ,chẵn, hàng hỏng, hàng hết hạn…

E. Những cải tiến sau dự án

Layout kho: dễ dàng vận hành

Smartlog hỗ trợ và tư vấn thiết kế Layout ngay từ bắt đầu xây dựng, phù hợp với tính chất của 1 kho phân phối bán lẻ (FMCG).

  • BEFORE: Khi mới xây dựng kho Space.
  • AFTER: Hàng hóa có lay-out rõ ràng, kẻ vạch nhận diện, quản lý theo từng vị trí, có barcode vị trí để kiểm soát. Hướng dẫn cách chất xếp pallet,thiết kế in barcode location,…

Nhận hàng: Đúng giờ

  • Sau khi sử dụng hệ thống và đã phân ca cụ thể từ 16h30-23h : Hàng nhập được kiểm soát trong thời gian quy định đối với ngày có lượng hàng nhập lớn.
  • Kiểm soát 1 đơn hàng với số lượng 200  thùng/đơn dưới 15 phút

Đào tạo nhân sự vận hành logistics, kho hàng

  • Smartlog hỗ trợ xây dựng bộ máy nhân sự phối hợp các phòng ban, giúp việc quản lý và vận hành dễ dàng.
  • Đào tạo nhân sự vận hành logistics từ con số 0.

Put away: Đưa hàng vào tồn kho vị trí

  • Sau khi sử dụng hệ thống : phụ kho hỗ trợ đưa hàng vào vị trí bằng Handheld, hàng được gợi ý vị trí chính xác đến 98% . Rút ngắn thời gian nhập hàng
  • Kiểm soát thời gian đưa hàng 1-3 phút/ vị trí (phụ thuộc vào lượng hàng.

Soạn hàng: Soạn hàng bằng handheld chính xác

  1. Sau khi sử dụng hệ thống : NV kiểm soát đơn hàng trực tiếp trên handheld, một lần hiển thị 1 dòng soạn hàng cùng với vị trí, thông tin liên quan giúp NV lấy đúng mặt hàng và tối ưu thời gian.
  2. Nhờ phân chia khu vực hàng chẳn và lẻ nên sau khi soạn hàng xong , hàng hóa trong kho vẫn đảm bảo đúng vị trí và vẫn nằm trên kệ, không rơi rớt xuống đất.Việc pick hàng được Cross check bằng việc quét barcode Item và barcode Thùng.
  3. Đối với giao hàng : Tất cả các đơn hàng được đảm bảo xuất ra khỏi kho trước 9h sáng.
  4. Kiểm soát đơn soạn hàng tổng khoảng 30 phút cho 1 đơn.

Quản lý tồn kho: Độ chính xác lên đến 98%

Hàng bị hỏng bao bì hoặc sản phẩm bên trong bị bung ra ngoài sẽ được thủ kho giữ lại và di chuyển đến khu vực riêng để quản lý hàng hư hỏng. Lượng hàng này được quản lý chặc chẽ, đúng số lượng trong tồn kho và không được phép xuất ra ngoài.

Đối với những hàng hóa sẵn có, SWM xác định cơ hội tốt nhất để thanh lý những sản phẩm bán chậm, và quản lý hạn sử dụng nhằm hạn chế tối đa trường hợp trữ quá nhiều hàng gây lãng phí.

Thủ kho kiểm soát việc hàng bị mất tại vị trí được tạo lập sẵn. Hàng bị mất không rỏ nguyên nhân sẽ được di chuyển đến vị trí này. Giúp thủ kho kiểm kê được lương hàng di chuyển vào mỗi ngày.

Hệ thống SWM vẫn đang kiểm soát và cảnh báo ngày hết date đúng như thực tế ngoài kho dựa theo số ngày hết hạn .Các đơn hàng hết date hoặc cận  date được hệ thống SWM cảnh báo trên dashboard (cập nhật mỗi ngày) và chi tiết tại danh sách tồn kho theo HSD..

Hiện tại hệ thống SWM phản ánh tồn kho mỗi ngày trong Inventory, lượng chênh lệch hàng hóa xảy ra hầu như là không có.

Mỗi khoản chi của từng phòng ban, từng sản phẩm đều được ghi nhận, tổng hợp và xử lý bởi SWM. Khả năng tự động hóa, tính khả dụng cao và cung cấp cái nhìn toàn diện tạo điều kiện cho doanh nghiệp lên kế hoạch chính xác hơn, dự đoán xu hướng hành vi và chi tiêu của khách hàng, và quan trọng hơn cả là giúp Space ra quyết định chính xác hơn.

[Case study] Giải pháp quản lý kho hàng đồ thể thao – Retail/XDOCK

Decathlon là tập đoàn thể thao hàng đầu châu Âu, đã có mặt hơn 30 quốc gia và hơn 1200 store. Nhờ vào việc sở hữu tiết kế, sản xuất và phân phối các thương hiệu thể thao của mình, Decathlon luôn mang lại giá thành tốt nhất cho những người chơi thể thao trên toàn thế giới.

Quy trình vận hành trước khi cải tiến

In-out process 

Return process

1/ Quản lý đơn hàng thủ công đễ gây sai sót.

2/ Gửi thông báo cho khách hàng thủ công, không real time.

3/ Không quản lý được các đơn hàng quá hạn.

4/ Sport club không quản lý được hết các tình trạng của đơn hàng.

5/ Nhân viên DKL không quản lý được tồn kho ở các Sport club

6/ Khó khăn trong quản lý dòng tiền.

Mong muốn có hệ thống quản các đơn hàng Click & Collect  dòng tiền

Quy trình vận hành sau khi cải tiến

Goods flow – inbound process

Goods flow – outbound process

Goods flow – return process

Kết quả đạt được

Con người:  Giảm 50% nhân viên Sport Club, Decathlon.

Phương tiện: Laptop => điện thoại cá nhân.

Thời gian làm việc: Tốn thời gian nhập dữ liệu vào excel, gửi email, sms, => Chỉ cần thao tác nhấn nút trên mobile apps.

Ngân sách và Sport Club: Tăng số lượng Sport Club, giảm 50% ngân sách vận hành.

Ứng dụng SWM, VINAFCO “đào sâu” ngành bán lẻ

Là doanh nghiệp Việt Nam tiên phong trong dịch vụ logistics tích hợp (3PL), thương hiệu Vinafco được nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước tin cậy, chọn làm đối tác gắn bó lâu dài: Akzo Nobel, Jotun, Kimberly-Clark, Masan Consumer, Perfectti Van Melle, Saigon Co.op.. Tháng 12/2017, Vinafco vừa triển khai thành công trung tâm phân phối Vinafco Biên Hòa chuyên cung cấp dịch vụ kho trung tâm cho ngành bán lẻ.Không chỉ là điểm son ghi thêm dấu ấn mới về năng lực dịch vụ, Vinafco còn chứng minh khả năng khai thác hiệu quả giải pháp quản lý kho SWM (Smartlog Warehouse management) để đáp ứng yêu cầu phức tạp của ngành “hàng xén”.

Đố ai đếm được lá rừng..

Thật vậy, bán lẻ là một trong những ngành có độ phức tạp cao nhất về quản lý kho: (i) số lượng mã hàng lớn (vài chục đến vài chục ngàn mã hàng), (ii) đơn vị quản lý nhỏ lẻ (piece) thay vì đơn vị thùng/kiện, (iii) phải đảm bảo nguyên tắc “nhập trước, xuất trước” (FIFO) hoặc “hết hạn trước, xuất trước” (FEFO), (iv) tần suất nhập xuất hàng ngày, đòi hỏi độ chính xác cao (v) hàng hóa phải được đóng gói lại theo từng cửa hàng lẻ trước khi giao đi. Không nhiều doanh nghiệp Việt Nam có thể đáp ứng “sân chơi” bán lẻ vốn là thế mạnh của các công ty 3PL nước ngoài giàu kinh nghiệm.

Nút thắt lớn nhất trong quản lý kho bán lẻ chính là hoạt động soạn hàng. Với một đơn hàng hàng trăm dòng, mỗi dòng chỉ vài đơn vị lẻ có thể là một nỗi ám ảnh vô bờ với những người soạn hàng khi đi “nhặt” hàng theo từng đơn. Đó là chưa kể những lần nhân viên kho cầm đơn soạn hàng mà không thấy hàng hóa ở vị trí được chỉ định, hay thiếu một vài đơn vị trong khi  phải hoàn thành đơn hàng theo đúng thời gian xuất hàng. Sai sót của một nhân viên sẽ dẫn đến sai sót cho các lần thao tác tiếp theo của các nhân viên khác. Mỗi ngày, nhân lên cho vài chục, thậm chí hàng trăm đơn hàng như vậy sẽ tiêu tốn nguồn lực nhân sự khổng lồ. Đây là lúc một giải pháp quản lý kho thông minh phát huy tác dụng.

SWM gỡ nút thắt picking kho bán lẻ

Hệ thống WMS được ví như “trái tim” của trung tâm phân phối. Một giải pháp WMS thông minh sẽ giúp quá trình quản lý hàng chục, thậm chí hàng trăm ngàn mã hàng trở nên nhẹ nhàng. Vinafco đang sử dụng quản lý kho SWM của Công ty CP Chuỗi cung ứng thông minh (Smartlog) cho nhiều khách hàng nhưng với yêu cầu phức tạp như của các doanh nghiệp bán lẻ hiện đại, phần mềm SWM đã được cấu hình lại để đáp ứng yêu cầu mới.

Đầu tiên, hồ sơ hàng hóa được phân tích để thiết lập vị trí phù hợp cho quá trình đưa hàng vào vị trí lưu trữ: vị trí dễ lấy được cố định cho hàng tính luân chuyển nhanh, các vị trí tầng thấp cho nhóm hàng luân chuyển trung bình và các vị trí còn lại cho hàng chậm lưu chuyển. Việc bố trí hợp lý giúp tối ưu hóa về mặt layout vận hành kho hàng.

Chiến thuật cất hàng (putaway), soạn hàng được điều chỉnh hợp lý theo “profile” của nhóm hàng để giúp quá trình nhập hàng nhanh: nhóm hàng cần cross-dock, nhóm hàng cần lưu trữ. Chiến thuật soạn hàng theo nhóm đơn (wave picking) được thiết lập để giúp tối ưu quá trình đi soạn hàng: nhiều đơn hàng sẽ được tổng hợp, bóc tách thành nhiều yêu cầu lấy hàng theo từng khu vực, giúp một lần đi sẽ lấy hàng cho nhiều đơn hàng cùng lúc. Sau đó, hàng hóa trong từng đợt soạn sẽ được phân loại (sorting) theo từng đơn hàng, trước khi đóng gói và giao đến khách hàng. Toàn bộ việc nhập xuất được kiểm soát bằng thao tác quét mã vạch nhanh chóng, hạn chế sai sót của người vận hành.

Ở khu vực phân loại, phần mềm SWM được tích hợp với giải pháp nhặt hàng theo tín hiệu đèn (pick-to-light) giúp quá trình phân loại hàng đơn giản đi rất nhiều. Nhân viên kho chỉ cần quét từng mã hàng rồi nhìn theo tín hiệu đèn để đưa từng món hàng vào đúng thùng chứa của đơn hàng. Giải pháp thông minh này giúp hoàn chỉnh giải pháp soạn hàng, gỡ nút thắt picking trong kho bán lẻ.

Ảnh: Nhân viên VFC kiểm tra tồn kho bằng thiết bị cầm tay

Ảnh: Nhân viên VFC sắp xếp hàng hóa theo đơn hàng

Chinh phục đại gia bán lẻ

Ông Nguyễn Hoàng Giang, tổng giám đốc Công ty CP Vinafco cho biết “Với định hướng chiến lược thâm nhập sâu vào ngành bán lẻ, Vinafco tận dụng kinh nghiệm tích lũy được và sáng tạo trong ứng dụng giải pháp quản lý kho SWM của Công ty CP Chuỗi cung ứng thông minh (Smartlog) để đưa ra gói giải pháp quản lý tổng thể kho trung tâm cho các khách hàng bán lẻ”.Giải pháp được Vinafco triển khaigồm: (1) thiết kế mặt bằng và lưu trình hàng hóa đáp ứng yêu cầu quản lý (2) cấu hình hệ thống SWM đáp ứng mô hình bán lẻ (3) lắp đặt khu vực kệ chuyên dùng cho nhóm hàng lẻ (4) 100% hàng hóa được quản lý bằng barcode (5) đầu tư giải pháp soạn hàng theo tín hiệu đèn (pick-to-light) tích hợp vào SWM (6) bố trí số lượng nhân sự tối ưu để đạt hiệu quả chi phí. (7) chuẩn bị sẵn sàng phương án mở rộng về không gian lưu trữ, nhân sự để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng trong tương lai.

Giải pháp của Vinafco đã thuyết phục được các nhà bán lẻ lớnvà triển khai thành công tại trung tâm phân phối Vinafco Biên Hòa, giúp Vinafco ghi thêm một dấu ấn mới trong lĩnh vực bán lẻ. Ông Trần Quang Vinh, phó giám đốc Công ty CP Logistics Vinafco (VLC) chia sẻ “Chỉ với chưa đến 20 nhân sự, Vinafco đảm bảo cung cấp hàng chục ngàn lượt pick hàng mỗi ngày với độ chính xác 100%, đảm bảo giao hàng đúng yêu cầucủa khách hàng. Hiện nay, hệ thống SWM giúp tăng năng suất 20-30% so với cách soạn theo từng đơn và sẽ cao hơn nhiều khi nhu cầu soạn hàng tăng lên”.

Ở trung tâm phân phối Vinafco Biên Hòa, nhìn hơn chục ngàn mã hàng được chất xếp gọn gàng trên diện tích khoảng 6000 m2, nhân viên thao tác nhanh nhẹn, chúng ta sẽ không khỏi tự hào khi giải pháp 100% trí tuệ Việt Nam được nghiên cứu, đề xuất và triển khai thành công. Với dấu ấn mới trong lĩnh vực bán lẻ, ông Giang nhấn mạnh:“Đây là thành quả của tập thể anh chị em Vinafco và các đối tác triển khai”.

Xin bổ sung thêm, Smartlog là start-up 100% Việt Nam tiên phong về phát triển các giải pháp công nghệ thông tin trong hoạt động logistics. Với đội ngũ chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành chuỗi cung ứng, logistics và học hỏi kiến thức, mô hình quốc tế, Smartlog đang từng bước thay đổi cách vận hành logistics theo xu hướng cách mạng công nghiệp 4.0, từ đó khách hàng có thể nâng cao chất lượng dịch vụ và cải thiện hiệu quả vận hành nội bộ.

KHIÊM TRẦN