Quản lý nhân lực vận hành kho hàng

Chi phí cho nguồn nhân lực là chi phí ảnh hưởng và chiếm tỉ lệ lớn nhất trong các chi phí liên quan đến vận hàng kho hàng. Để quản lý hiệu quả chi phí này, doanh nghiệp phải quản lý, phân bổ nguồn nhân lực cẩn thận, hiệu quả, tránh những lãng phí không cần thiết.

Quản lý nhân lực vận hành kho (labor management)

Quản lý nhân lực vận hành kho hàng hay labor management là một bài toán khó giải với bất kỳ doanh nghiệp nào. Quản lý nhân lực vận hành kho đề cập đến việc lên lịch và lập kế hoạch hoạt động cho các nhân sự trong kho. Thực tế là quản lý lao động đã phát triển song song với sự phát triển của các giải pháp phần mềm quản lý kho hàng mới và những tiến bộ trong công nghệ. 

Các kho sử dụng các tiêu chuẩn quản lý lao động cũ và cung cấp quyền truy cập thông tin hạn chế cho nhân viên tạo ra một vùng không tin tưởng giữa quản lý và lực lượng lao động. Các nhà lãnh đạo chuỗi cung ứng cần hiểu những thách thức quan trọng của quản lý lao động trong kho, cách nó đóng góp cho thành công của chuỗi cung ứng và cần có biện pháp kịp thời để cải thiện nó.

Quản lý nhân lực vận hành kho hiệu quả góp phần quản lý thành công chuỗi cung ứng

Bất kể ngành nghề của bạn là gì thì việc quản lý nhân sự vận hành kho hiệu quả là một phần không thể thiếu trong thành công của chuỗi cung ứng. Lực lượng lao động phù hợp và tinh thần nhân viên cao sẽ góp phần cải thiện tỷ suất lợi nhuận, giảm rủi ro sai sót trong việc thực hiện đơn hàng, v.v. giúp làm khách hàng hài lòng.

Quản lý nhân lực vận hành kho hiệu quả góp phần quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả!

Việc không duy trì sự kiểm soát đối với người lao động của bạn sẽ dẫn đến doanh thu nhân viên cao hơn, giảm hiệu suất đối với KPI kho hàng và chậm trễ trong việc thực hiện đơn hàng. Trong khi đó, người lao động mong đợi sự tôn trọng, nơi làm việc trang nghiêm, điều kiện an toàn và đội ngũ quản lý tận tâm. Do đó, quản lý tốt nhân lực vận hành kho giúp các quy trình trong kho diễn ra trơn tru và hiệu quả, đồng thời góp phần quản lý hiệu quả chuỗi cung ứng cho doanh nghiệp.

Làm sao để quản lý nguồn nhân lực vận hành kho hiệu quả?

1. Thuê nhân viên phù hợp

Bước đầu tiên trong việc kiểm soát chi phí lao động là dành thời gian và nỗ lực để tuyển dụng những nhân viên giỏi nhất có thể. Ngoài các bước bình thường được thực hiện trong quy trình tuyển dụng, hãy cho nhân viên biết công việc thực tế sẽ được thực hiện. Nếu có thể, hãy để họ thử công việc trong một thời gian ngắn, trong một môi trường được kiểm soát an toàn. Ngoài ra, việc họ nói chuyện với một nhân viên hiện đang thực hiện công việc có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về công việc thực sự là như thế nào.

2. Đào tạo hiệu quả nguồn nhân lực

Không có câu trả lời duy nhất về việc nên dành bao nhiêu thời gian đào tạo cho nhân viên mới. Nó phụ thuộc vào sự thay đổi và sự phức tạp của công việc. Nhưng ngay cả những công việc đơn giản nhất cũng cần một số loại hình đào tạo. Thời gian đào tạo ban đầu có lẽ là quan trọng nhất. Hiểu biết về công việc cụ thể là quan trọng, nhưng cũng nên đào tạo cho nhân viên về công ty và văn hóa làm việc là rất quan trọng đối với việc làm lâu dài. 

3. Đặt KPIs cho nguồn nhân lực

Như đã đề cập trước đó, điều quan trọng là nhân lực vận hành kho phải biết những gì được mong đợi ở họ. Họ sẽ khám phá làm thế nào để thành công trong văn hóa làm việc bằng cách làm việc ở đó, nhưng đồng thời doanh nghiệp cũng cần cung cấp các biện pháp định lượng để cho nhân viên hiểu về những gì được mong đợi ở họ về năng suất hoặc sản lượng. Đặt mục tiêu năng suất cả theo bộ phận và theo từng cá nhân. Các tiêu chuẩn này phải thực tế và dựa trên cách bạn kinh doanh, chứ không phải tiêu chuẩn của người khác. Đo lường bản thân so với chính mình trong một khoảng thời gian là con đường tốt nhất để cải thiện năng suất. 

4. Đánh giá năng lực hàng tháng

Nhân viên muốn cảm thấy họ là một phần của công ty và xứng đáng nhận được phản hồi chính xác về năng lực của họ như tổng tỷ lệ lỗi, năng suất, số ngày nghỉ, v.v. Nhờ những đánh giá năng lực này, lao động sẽ biết mình đang ở vị trí nào và cần làm gì để đạt được hiệu quả cao hơn.

5. Chính sách lương thưởng

Chính sách lương thưởng sẽ ảnh hưởng không nhỏ  đến hiệu quả hoạt động của nguồn nhân lực. Ngày càng có nhiều công ty đang sử dụng các ưu đãi để tăng sản lượng. Nhiều công ty đang sử dụng các ưu đãi phi tài chính để nhận ra năng suất cao.

Nếu bạn quyết định thực hiện một số loại ưu đãi tài chính, hãy đảm bảo bạn phân bổ đủ thời gian quản lý để kiểm soát quy trình để đảm bảo rằng nó không tốn nhiều chi phí nhưng thu lại nhiều lợi ích. Hãy xem xét các chương trình phi tài chính như một phương pháp ít rủi ro hơn trong việc cung cấp các ưu đãi. Ngoài ra, hãy xem các chương trình khuyến khích của nhóm hoặc công ty như một cách để có được những cải tiến tổng thể mà không mất thời gian và chi phí cung cấp các phép đo của từng nhân viên.

6. Theo dõi doanh thu của nhân viên

Điều quan trọng là phải biết bạn đang làm tốt như thế nào trong nỗ lực tuyển dụng và duy trì của bạn. Thiết lập một hệ thống để theo dõi và tính toán doanh thu của nhân viên hàng tháng. Xây dựng báo cáo doanh thu cho thấy số người được tuyển dụng; bắt đầu đào tạo hoặc trong quá trình đào tạo; là nhân viên dài hạn hoặc tuyển dụng mới. Nhờ việc theo dõi doanh thu của nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn nguồn nhân lực vận hành kho, đồng thời tính chi phí tuyển dụng, đào tạo, chi phí lương thưởng,…

7. Thiết lập quy trình cải tiến liên tục

Chức năng lao động hợp lý hóa không phải là hoạt động một lần. Bạn sẽ cần thiết lập một quy trình cải tiến liên tục, một tập hợp các hoạt động được thiết kế để mang lại sự cải thiện dần dần, nhưng ổn định thông qua việc xem xét liên tục để giảm thiểu và đơn giản hóa các bước và số lần bạn chạm vào sản phẩm vì mỗi lần bạn chạm vào sản phẩm là mỗi lần  thêm chi phí.

Phương pháp tăng năng suất hoạt động của nhân lực trong kho

Một trong những cách để cải thiện hiệu quả hoạt động của lao động trong kho là thực hiện các giải pháp tự động hơn cho các nhiệm vụ có cấu trúc lặp đi lặp lại . Các giải pháp như băng tải tự động, chọn hướng bằng giọng nói, chọn đèn và sử dụng kính được kết nối cho phép cải thiện năng suất của hoạt động chọn và giảm thời gian di chuyển. Do đó, nhân viên được tham gia các nhiệm vụ có giá trị cao hơn.

Khi nói đến các công nghệ nhằm quản lý tài nguyên lao động, có một loạt các hệ thống Phần mềm quản lý lao động (LMS) . Một LMS được tích hợp với WMS (Hệ thống quản lý kho) có thể phân tích giảm lao động, đưa ra kế hoạch và lên lịch một cách nhanh và chính xác, giảm thời gian di chuyển trong kho.

Vì LMS cho phép theo dõi hiệu suất của nhân viên, một số công ty thực hiện các chương trình khuyến khích cho nhân viên trong kho để tăng năng suất. Do đó, LMS đại diện cho một công cụ hiệu quả để tăng hiệu suất phân phối và giảm chi phí chung.

Một cách khác để tăng năng suất có vẻ rõ ràng, nhưng cho kết quả tuyệt vời là khuyến khích tính di động của nhân viên trong kho. Bởi vì khối lượng công việc thường dao động tùy thuộc vào các luồng vào và ra, tốt hơn là có ít nhân viên hơn có thể dễ dàng chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác (chọn, đóng gói, nhận, bổ sung).

Ứng dụng hệ thống quản lý WMS trong vận hành kho 

Chi phí nhân lực có thể chiếm gần 50% chi phí vận hành, một hệ thống quản lý lao động tích hợp có thể giảm tới 30% chi phí lao động đó. Các kho thông thường hoạt động ở mức “50-70% hiệu suất tối ưu” bên ngoài việc sử dụng hệ thống quản lý lao động. Và như vậy là chúng ta đã rõ, những “kho thông thường” đó có thể đã có một hệ thống quản lý kho tốt và các công cụ năng suất!

Ứng dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS trong vận hành kho

Hệ thống quản lý kho hàng cho phép bạn tối ưu hóa lực lượng lao động, giảm chi phí lao động và tăng năng suất bằng cách:

• Giảm thời gian đi lại trong kho.
• Tối đa hóa năng suất lao động cá nhân.
• Cho phép một lực lượng lao động Leaner.
• Xác định các vấn đề trước khi chúng ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn.