Quản lý hàng tồn kho bằng excel liệu có còn phù hợp?

Quản lý hàng tồn kho bằng excel là một trong những công việc nhằm quản lý thông tin lượng hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp, cửa hàng,… Các thông tin hàng tồn kho được thể hiện trên các dạng cột, hàng, ô trên bảng tính. Giúp người quản lý năm bắt được tình trạng hàng hóa hay tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.

1. File excel quản lý kho hàng

1.1 File excel quản lý kho sản xuất

Trong file excel quản lý kho báo cáo này bạn cần các trường thông tin như:

• Xuất kho
• Nhập kho
• Tồn kho

Excel là giải pháp quản lý kho vật tư đơn giản, không phù hợp để quản lý lượng hàng hóa lớn hoặc hàng trăm cột thông tin. Mất nhiều thời gian tính toán, khó theo dõi và cập nhật.

1.2 File excel quản lý tồn kho

File excel quản lý tồn kho là một trong những cách giúp các chủ cửa hàng nhỏ quản lý hàng hóa dễ dàng và thuận lợi. Được nhiều chủ cửa hàng sử dụng nhằm kiểm soát số lượng hàng hóa tồn kho.

1.3 Công việc của nhân viên kế toán kho

• Thường xuyên cập nhật kế hoạch xuất/nhập hàng hóa, vật tư để có sự chuẩn bị cần thiết.
• Theo dõi lượng tồn vật tư, kịp thời đề xuất lập kế hoạch dự trữ vật tư để đảm bảo không làm gián đoạn quá trình sản xuất của doanh nghiệp.
• Kiểm tra, đối chiếu các số liệu ghi chép của thủ kho với kế toán giá thành.
• Hàng ngày phối hợp với kế toán công nợ đối chiếu các số liệu phát sinh.
• Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận kho, công việc của kế toán kho.
• Lập các báo cáo công việc theo quy định của doanh nghiệp.
• Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên yêu cầu.

2. Có nên sử dụng file excel để quản lý xuất nhập tồn kho?

Ưu điểm của file excel quản lý kho:

Các thông tin trong file excel quản lý kho hàng thường bao gồm:

• Số thứ tự
• Ngày/tháng
• Số chứng từ (nếu cần)
• Mã sản phẩm
• Tên sản phẩm
• Số lượng
• Đơn giá
• Thành tiền
• Giá vốn

Nhược điểm của file excel quản lý kho hàng:

• Các hàm tính trên excel phức tạp, dễ bị nhầm lẫn nên sẽ không tránh được sự sai sót như tính toán báo cáo.
• Quản lý kho bằng excel thường chỉ phù hợp cho những kho hàng nhỏ, số lượng hàng hóa không nhiều.
• File excel quản lý kho thường là bản offline nên không thể chủ động kiểm soát được thông tin nếu không truy cập vào máy tính của cá nhân, tính linh hoạt không cao.

3. File excel quản lý tồn kho vs Phần mềm quản lý kho hàng Smartlog

Excel là giải pháp quản lý kho vật tư đơn giản, không phù hợp để quản lý lượng hàng hóa lớn hoặc hàng trăm cột thông tin. Mất nhiều thời gian tính toán, khó theo dõi và cập nhật.

4. Những lý do bạn nên chuyển excel qua phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp

Nhập và xuất hàng thủ công

Làm việc với bảng tính excel có nghĩa là ai đó phải nhập dữ liệu vào chúng và việc nhập thủ công sẽ tốn kém thời gian và tiền bạc. Doanh nghiệp càng lớn mạnh thì càng phải bàn giao nhiều người cho công việc này. Công việc lặp đi lặp lại cần đòi hỏi sự tự động hóa để tiết kiệm công sức và tránh sai sót.

Thông tin cần phải được gửi cho tất cả những người cần thông tin đó: vì vậy cần một thao tác thủ công khác. Nếu nó không được thực hiện đủ nhanh thì khách hàng sẽ bắt đầu gọi điện để hỏi xem đơn hàng của họ đã được hoàn thành chưa? Hay một nhân viên khác phải gửi yêu cầu kiểm tra.

Phần mềm quản lý kho hàng WMS có thể có hệ thống nhập liệu tự động (được cung cấp ví dụ như bằng máy quét hoặc RFID) và có thể cung cấp cho khách hàng quyền truy cập vào thông tin nhất định qua cổng web, do đó không cần “nhân lực”.

Lỗi nhập dữ liệu đầu vào

Hoạt động chính xác của bảng tính phụ thuộc hoàn toàn vào độ tin cậy của dữ liệu đầu vào. Nếu điều này được thực hiện thủ công thì lỗi của con người là không thể tránh khỏi. Lỗi chính tả tên hoặc địa chỉ, quên điền vào một trường cụ thể, dữ liệu kho không chính xác hoặc không cập nhật được… bảng tính không có hệ thống cảnh báo tích hợp để ngăn những lỗi như vậy.

WMS có hệ thống logic nghiệp vụ và quy trình làm việc được tích hợp sẵn để tránh những lỗi như vậy. Các trường phải được điền, số sê-ri được tự động kiểm tra, kho hàng được cập nhật tự động sau mỗi lần thao tác, v.v.

Không có tổng quan về thời gian thực

Excel không phải là công việc thú vị nhất trên thế giới và do đó công việc thường bị hoãn lại, có nghĩa là dữ liệu không phải lúc nào cũng được cập nhật. Kết quả là, các quyết định được đưa ra dựa trên những thông tin không còn chính xác. Người quản lý kho không phải là nạn nhân duy nhất: những khách hàng được chuyển tiếp thông tin “lỗi thời” này cũng vậy.

Ngược lại, các giải pháp WMS tự cập nhật tự động và khách hàng luôn được cung cấp thông tin mới nhất: hoặc họ nhận thông tin tự động trong hộp thư của mình vào những thời điểm đã định, hoặc họ có thể tham khảo thông qua cổng thông tin điện tử hoặc kết hợp cả hai.

Không có khả năng “Tích hợp”

Bảng tính Excel không được thiết kế để chia sẻ với các phòng ban hoặc ứng dụng khác. Nếu bạn muốn chia sẻ thông tin, thì bạn phải sao chép / dán. Phạm vi lỗi của con người là rất lớn: sao chép các hàng không đầy đủ, xóa ô do nhầm lẫn, phá vỡ liên kết và công thức…

Mặt khác, các giải pháp quản lý kho hàng SWM có thể được tích hợp với hệ thống ERP của khách hàng, vì vậy không cần thực hiện thêm các thao tác khi đặt hàng. Điều đó một mình tạo ra sự khác biệt lớn.

Nhưng điều mà các bảng tính excel thực sự bỏ qua là tích hợp với phần cứng WMS cụ thể như máy quét, máy in. Khi nhân viên kho hàng quét một mặt hàng cụ thể, hệ thống WMS sẽ biết ngay lập tức và cập nhật thông tin theo thời gian thực.

Ngoài ra, nếu quy mô doanh nghiệp bạn lớn hay phải quản lý hàng ngàn mã hàng khác nhau. Excel thực sự là cơn ác mộng cho các thủ kho, kế toán,… chủ doanh nghiệp cũng rất khó đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời.

Phần mềm quản lý kho hàng thông minh

Phần mềm quản lý kho hàng của Smartlog được ứng dụng cho nhiều loại kho hàng khác nhau. Và tích hợp các quy trình vận hành, tài sản sẵn có của doanh nghiệp, giúp đảm bảo trạng thái hoạt động ban đầu. Từng bước chuyển đổi số kho hàng thông minh. Giúp tiết kiệm chi phí và nhân công.

Liên hệ  ngay với Smartlog để được tư vấn bởi các chuyên gia quản lý logistics và chuỗi cung ứng hàng đầu Việt Nam!