fbpx

Ứng dụng EDI trong SWM và STM

Chuyên mục

TIN XEM NHIỀU

Ứng dụng EDI trong SWM và STM

Ứng dụng tích hợp/ EDI trong hệ thống quản lý Logistics

Tương tác cơ sở dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchange – EDI) là sự truyền thông tin từ máy tính gửi đến máy tính nhận bằng phương tiện điện tử, có sử dụng một tiêu chuẩn đã được thỏa thuận để cấu trúc thông tin.

Smartlog Warehouse Management System (SWM) và Smartlog Transport Management System (STM) đều ứng dụng công nghệ tích hợp thông tin trong quản lý logisitics.

  • STM: Tích hợp giữa STM với phần mềm kế toán, tích hợp STM với hệ thống GPS
  • SWM: Tích hợp giữa ERP (SAP, Oracle, phần mềm kế toán) với SWM

EDI là hình thức thương mại điện tử đầu tiên được sử dụng trong doanh nghiệp, và đã tồn tại nhiều năm trước đây, trước khi chúng ta nói tới thuật ngữ thương mại điện tử. Cho đến nay EDI vẫn là các giao dịch quan trọng bậc nhất trong thương mại điện tử B2B. Các dữ liệu giao dịch trong giao dịch B2B bao gồm các thông tin được chứa đựng trong các hoá đơn, phiếu đặt hàng, yêu cầu báo giá, vận đơn và báo cáo nhận hàng. Với EDI các thông tin này được xử lý trực tiếp từ máy tính của các công ty phát hành để công ty tiếp nhận, từ đó sẽ tạo nên sự tiết kiệm lớn trong thời gian, chi phí và tránh được nhiều sai sót thường gặp của truyền thông truyền thống. Các tiêu chuẩn EDI đang được phổ biến và ứng dụng trong doanh nghiệp như các tiêu chuẩn của Liên hợp quốc hoặc tiêu chuẩn quốc tế: ANSI ASC X12, EDIFACT,XML, TXT,…


Nguyên lý hoạt động của EDI 


Để ứng dụng quy trình EDI giữa các doanh nghiệp, các bên đối tác tham gia sẽ gửi và nhận dữ liệu điện tử dưới dạng chuẩn EDI.

– Bên gửi chuẩn bị tài liệu điện tử để gửi đi: Những dữ liệu điện tử của bên gửi sẽ được mã hóa dưới dạng chuẩn EDI dựa vào hệ thống phần mềm của họ trước khi gửi đi để đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu khi truyền tải.
– Dịch dữ liệu để truyền tải: Từ bộ chuyển đổi của EDI, phong bì EDI cho dữ liệu modern cần truyền tải để chuẩn bị truyền dữ liệu thông qua các phương tiện điện tử.
– Truyền tải dữ liệu:
+ Cách 1: Truyền EDI thông qua môi trường mạng Internet công cộng.
+ Cách 2: Truyền EDI thông qua mạng giá trị gia tăng – mạng VAN.
– Dịch dữ liệu truyền tới: Tại đây với hệ thống phần mềm của mình, phía bên nhận dữ liệu điện tử truyền tới sẽ tiến hành dịch các dữ liệu mà phía bên gửi gửi tới thông qua bộ hệ thống phần mềm của họ dựa theo các chuẩn EDI đã được quy định.
– Xử lí dữ liệu điện tử nhận được: Dữ liệu sau khi được dịch sẽ được chuyển đến hệ thống điện tử để xử lý.

Lợi ích của việc ứng dụng EDI

– Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
+ Các chi phí liên quan đến giấy, in ấn, sao chép, lưu trữ hồ sơ, bưu chính và thu hồi tài liệu đều giảm hoặc loại bỏ khi doanh nghiệp chuyển sang giao dịch EDI

+ Giảm chi phí xử lý dữ liệu bằng tay.
+ Tiết kiệm thời gian vì không cần phải nhập lại thông tin nhiều lần
– Giảm thời gian và tăng độ chính xác trong các giao dịch
+ EDI có thể tăng tốc độ chu kỳ kinh doanh của các doanh nghiệp. Các giao dịch được xử lý trong vài phút thay vì nhiều ngày hay vài tuần

+ Cải thiện chất lượng thông tin, cung cấp thông tin một cách chính xác do giảm các lỗi sai sót vì nhập lại số liệu một cách thủ công nhiều lần.
+ Sử dụng EDI có thể làm giảm thời gian chu chuyển dòng tiền mặt, cải thiện các giao dịch kinh doanh và các mối quan hệ với đối tác, khách hàng. Hệ thống lưu trữ của EDI giúp chắc chắn rằng văn bản đã được giao đến đối tác và có thể theo dõi lộ trình, đường đi của hàng hóa trong từng giai đoạn.
– Tăng hiệu quả kinh doanh
+ Tự động hoá các công việc trên giấy cho phép nhân viên để tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn và cung cấp cho họ những công cụ để làm việc hiệu quả hơn.
+ Xử lý nhanh chóng các tài liệu kinh doanh một cách chính xác, giảm bớt tình trạng sai sót trong đơn đặt hàng, hóa đơn,… giúp giảm đi các trường hợp bồi thường, bị hủy bỏ đơn đặt hàng do sai lỗi.
+ Tự động hoá việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng qua một chuỗi cung ứng có thể đảm bảo rằng dữ liệu kinh doanh quan trọng được gửi về kịp thời. Người bán được hưởng lợi từ việc cải thiện dòng tiền và giảm chu kỳ dòng vận chuyển tiền mặt.
+ Tạo cơ hội thúc đẩy các hoạt động cung cấp và sản xuất nhằm tăng khả năng cạnh tranh.
– Lợi ích trong chiến lược kinh doanh
+ EDI cho phép khả năng hiển thị thời gian thực vào trạng thái giao dịch. Điều này sẽ cho phép doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh hơn để đáp ứng với sự thay đổi nhu cầu của thị trường, cho phép doanh nghiệp áp dụng một mô hình kinh doanh theo nhu cầu chứ không phải là một nguồn cung cấp định hướng.
+ Rút ngắn thời gian giao hàng, cải tiến sản phẩm và phân phối sản phẩm mới.
+ Thúc đẩy trách nhiệm xã hội và phát triển bền vững bằng cách thay thế các quy trình dựa trên giấy tờ bằng các quy trình điện tử