Phần mềm quản lý vận tải TMS

Phần mềm quản lý vận tải TMS là gì?

Phần mềm quản lý vận tải TMS hay Transport management system (TMS) là phần mềm chuyên dụng để lập kế hoạch, thực hiện và tối ưu hóa việc vận chuyển hàng hóa.

Người vận hành thực hiện ba nhiệm vụ chính trên TMS. Tìm và so sánh giá và dịch vụ của các hãng vận chuyển, để giao đơn đặt hàng của khách hàng, đặt hàng, sau đó theo dõi giao hàng.

Mục tiêu rộng hơn của việc sử dụng TMS là cải thiện hiệu quả vận chuyển; giảm chi phí; nâng cao khả năng hiển thị chuỗi cung ứng theo thời gian thực và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

Ai nên sử dụng phần mềm quản lý vận tải TMS?

Hệ thống quản lý vận tải chủ yếu được sử dụng bởi các doanh nghiệp cần vận chuyển, gồm:

Các doanh nghiệp trong các ngành công nghiệp; từ xây dựng đến khoa học đời sống đều sử dụng hệ thống quản lý vận tải.

Người dùng chính là các doanh nghiệp chi 100 triệu đô la trở lên hàng năm cho vận tải hàng hóa, nhưng sự sẵn có của các giải pháp TMS dựa trên đám mây đã giúp các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể tận dụng lợi ích của việc kết hợp hệ thống quản lý vận tải vào chuỗi cung ứng của họ.

Lợi ích của phần mềm quản lý vận tải TMS

Tại Việt Nam; các doanh nghiệp vận tải, logistics hay các chủ hàng lớn đang bắt đầu ứng dụng công nghệ vào hoạt động kinh doanh. Trong đó phần mềm quản lý vận tải TMS đóng vai trò rất lớn; vậy hay tìm hiểu xem TMS cung cấp những lợi ích nào:

1. Tối ưu hóa tuyến đường:

Giải quyết các bài toán tối ưu vận tải VPR, được xem là một tính năng nổi bật nhất. Nó giải quyết các bài toán giao hàng đa kênh, đa điểm,.. với vô số khó khăn cho người vận hành.

Việc hợp nhất tuyến đường và tối ưu hóa thông qua các thuật toán trong công nghệ: trí tuệ nhân tạo (AI); học máy (Machine Learning);… TMS có thể đề xuất phương pháp hiệu quả nhất và tiết kiệm chi phí vận chuyển một nhóm đơn đặt hàng.

2. Giảm chi phí phân phối và kho:

Việc kết nối thông tin giữa kho hàng và xe tải gây lãng phí thời gian do phải chờ đợi chứng từ, chờ đợi bốc xếp hàng hoá,…

Thông qua quản lý đội xe; sử dụng lao động và không gian hiệu quả hơn và phối hợp giữa các chức năng vận chuyển và thực hiện. Giúp doanh nghiệp giảm các chi phí phân phối & tồn kho.

3. Tăng khả năng hiển thị chuỗi cung ứng:

Từ khả năng theo dõi và giám sát chu kỳ của các đơn đặt hàng và giao hàng trong thời gian thực. Người vận hành có thể kiểm tra toàn bộ thông tin về hàng hoá bật cứ lúc nào.

4. Giảm chi phí hành chính và lỗi hóa đơn:

TMS có chức năng theo dõi & đối chiếu hoá đơn với chủ hàng, chủ xe và các bên liên quan. Từ việc tự động hóa quy trình thanh toán và kiểm toán cước phí, từ đó giảm thiểu sai sót và không hiệu quả của các thủ tục thủ công.

Các chi phí trong quá trình vận chuyển hàng hoá dễ dàng được cập nhật qua mobile app của tài xế hoặc hoá đơn điện tử được tạo tự động trên phần mềm quản lý vận tải TMS.

5. Theo dõi vận chuyển trên một nền tảng

Việc quản lý vận tải, hàng hóa, tài xế, hàng hoá,…theo phương pháp truyền thống mất nhiều thời gian: gọi điện, điều phối chuyến, kiểm tra tình trạng hàng hoá qua email, zalo,…

Phần mềm quản lý vận tải TMS tích hợp toàn bộ thông tin từ vận chuyển từ GPS, hộp đen,…

6. Báo cáo tình hình kinh doanh (KPI)

Thay vì chờ đợi kế toán phải thống kế tình hình kinh doanh qua excel, có nhiều khuyết điểm trong báo cáo.

TMS có nhiều mẫu báo cáo chuyên dụng cho việc quản lý vận tải trực quan; giúp ban giám đốc đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả và cải tiến quy trình hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng,…

7. Nâng cao dịch vụ khách hàng

TMS cung cấp bảng theo dõi vận chuyển chuyên biệt cho từng khách hàng. Giúp khách hàng dễ dàng nắm bắt các trạng thái hàng hoá như: đang chờ lấy hàng, đang giao, đã giao hàng,…; gia tăng sự hài lòng của khách hàng với các cập nhật theo thời gian thực.

8. Khả năng mở rộng quy mô kinh doanh

Với nhiều đội xe; nhiều khách hàng; nhiều tuyến lộ trình vận tải việc điều phối vận tải hay quản lý tốn nhiều chi phí cho nhân sự vận hành theo phương pháp truyền thống. Ngoài ra, việc mở rộng kinh doanh đòi hỏi cần những nhân sự có chuyên môn cao về vận tải; kinh nghiệm điều phối điểm lấy hàng; giao hàng và các tuyến đường,…

Với TMS, chỉ cần 1 nhân sự được đào tạo về nghiệp vụ là có thể dễ dàng vận hành toàn bộ hoạt động vận tải của một doanh nghiệp.  Cho nên tự động hóa việc lập kế hoạch vận tải; giúp rút ngắn một công việc cần 3-5 tiếng/người/ngày xuống còn 5 phút/ngày cho một đội xe khoảng 50 chiếc và từ 100 đến 150 điểm giao hàng.

Một quy trình phức tạp hơn cần ghi nhận các mốc thời gian và số liệu vận chuyển nhất định trước khi thanh toán. Chẳng hạn như bằng chứng về việc giao hàng, nhận hàng và thời gian vận chuyển. Theo đó, TMS được xem là phương án quản lý vận tải không thể thiếu tại các doanh nghiệp.

Tính năng thông minh của phần mềm quản lý vận tải TMS?

TMS tích hợp IoT

Phần mềm quản lý vận tải TMS đang bắt đầu tích hợp hoặc được kết hợp với các thiết bị phần cứng Internet of Things (IoT); được sử dụng để chuyển tiếp nhiều hơn là chỉ theo dõi GPS đơn giản. Các nhà phân phối thực phẩm, xăng dầu,…

Ví dụ: Giám sát & duy trì nhiệt độ ổn định của lô hàng bằng nhiệt kế kết nối Internet…

TMS tích hợp ERP

Tích hợp ERP giúp tạo ra các đơn hàng nhanh chóng

Với sự tích hợp đơn hàng giữa TMS và ERP, các đơn hàng sẽ tự động chuyển từ ERP sang TMS để dễ dàng lập kế hoạch, đặt chỗ và đấu thầu. Thay vì qua lại giữa các hệ thống và bảng tính truyền thống, thông tin đơn hàng được tự động điền. Loại bỏ nhu cầu nhập lại bất cứ thứ gì.

Tích hợp ERP đảm bảo thông tin đơn hàng chính xác 100%

Thông tin được tự động điền vào phần mềm TMS, giảm thiểu các rủi ro của con người. Số PRO, SKU sản phẩm, trọng lượng và số liệu khác của đơn hàng sẽ tự động truyền và nhập.

Tích hợp ERP cung cấp cho chủ hàng khả năng hiển thị đơn hàng hoàn chỉnh

Một khi đơn hàng đã được đặt cho lô hàng, chủ hàng không bị mất khả năng hiển thị đối với đơn hàng đó. Tất cả các chi tiết lô hàng được phản hồi trở lại hệ thống ERP mục tiêu để lưu giữ hồ sơ chính xác và khả năng hiển thị cho tất cả các bên liên quan.

Tích hợp ERP giúp chủ hàng nắm được chi phí hàng hóa

Vì tất cả thông tin đặt hàng được theo dõi và chia sẻ giữa các hệ thống; Chủ hàng có thể tận dụng các báo cáo và phân tích để xem chi phí hàng hóa. Điều này có nghĩa là họ có thể đưa ra quyết định thông minh hơn về lợi nhuận của công ty. Khi họ tích hợp các đơn đặt hàng mua trực tiếp từ hệ thống ERP.

Từ khoá: Quản lý vận tải, Phần mềm quản lý vận tải TMS, Hệ thống quản lý vận tải, Giải pháp quản lý vận tải