Phần mềm quản lý đội xe vận tải chuyên nghiệp

Phần mềm quản lý đội xe (Fleet Management) là phần mềm chuyên dụng được xây dựng cho các công ty vận tải, 3PL, chủ hàng (Đội xe nhà). Nhằm đảm bảo quản lý hiệu quả hoạt động giao nhận, giao hàng, phân phối,… dựa trên nền tảng công nghệ. Giúp các doanh nghiệp tiết kiệm và kiểm soát chi phí giao nhận, vận chuyển.

Quản lý đội xe vận tải

Quản lý đội xe vận tải là một công việc gặp rất nhiều khó khăn, phức tạp. Cùng với phương pháp quản lý đội xe thủ công, thiếu minh bạch của điều phối, tài xế và các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Từ đó tạo nên chi phí vận hành lớn, thất thoát doanh thu, khó kiểm soát vận chuyển hàng hóa.

Quản lý đội xe trong doanh nghiệp có vai trò cực kì quan trọng!

Quản lý toàn diện bao gồm việc bảo trì, giám sát xe, giám sát nhiên liệu, quản lý tài xế để đảm bảo sự an toàn cho tài xế và xe, giúp làm giảm đến mức tối thiểu rủi ro về đầu tư cũng như quá trình vận hành xe

Đảm bảo chi phí tổng thể cho quá trình vận chuyển luôn giữ mức ổn định tối thiểu.

Giám sát xe hiệu quả bằng việc hỗ trợ giám sát qua hệ thống GPS để biết chính xác thời gian vận hành, vị trí hiện tại của đội xe từ đó lên kế hoạch vận chuyển hợp lí nhất…

Quản lý tổng quan các hoạt động của tài xế một cách cụ thể nhất như: thái độ phục vụ, chạy quá tốc độ, nghỉ quá giờ quy định, quá thời hạn đăng kiểm xe…

Cung cấp cho nhà quản lý những thông tin cốt yếu trong việc bảo trì xe cũng như can bằng hiệu quả kinh tế: tổng số nhiên liệu đã sử dụng, số km đã đi, mức dầu, mức nước, doanh thu từng xe, từng chuyến, theo các mốc thời gian.

Dưới đây là công việc cụ thể của trưởng quản lý đội xe.

Công việc của trưởng quản lý đội xe:

Bạn có thể nhìn thấy khối lượng công việc “khổng lồ” của một trưởng quản lý (Điều phối đội xe):

– Quản lý đội xe vận chuyển và tài, phụ xế xe tải, xe các loại vận chuyển đi các tỉnh thành.

– Quản lý hồ sơ – tài sản, danh mục tài sản liên quan đến xe, phương tiện vận chuyển.

– Tuyển dụng, kỷ luật, sa thải đối với đội ngũ lái – phụ xe, cập nhật danh sách lái – phụ xe khi có thay đổi.

– Tổ chức, chấm công, điều động lái – phụ xe, phối hợp với khách hàng để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

– Tạm ứng, giám sát, quản lý các chi phí của đội xe: chi phí cầu đường, chi phí vi phạm an toàn giao thông, chi phí sửa chữa dọc đường…

– Phân tích, đề xuất các giải pháp để có các chi phí ngày càng hợp lý (xăng dầu, đi đường, sửa chữa).

– Lập và cập nhật kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa lớn.

– Quản lý theo dõi mua bảo hiểm xe, đăng ký, kiểm định xe theo qui định của pháp luật.

– Xử lý các vấn đề liên quan đến tai nạn, vi phạm pháp luật về an toàn giao thông.

– Tổng hợp, báo cáo tình hình vận chuyển hàng tháng (chi phí, khối lượng thực hiện, so sánh, đề xuất…

…. Và nhiều công việc khác.

Vì vậy cách quản lý truyền thống hoặc trên các bảng tính sẽ không phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô đội xe lớn. Hay có quy trình vận hành phức tạp với nhiều phòng ban, nhân sự hoạt động.

Tính năng phần mềm quản lý đội xe

Dưới đây là những tính năng của phần mềm quản lý đội xe, giúp việc quản lý và vận hành trở nên dễ dàng và hiệu quả:

Quản lý điều phối:

• Tối ưu kế hoạch vận chuyển (tuyến đường, nhà thầu, trọng tải)
• Tối ưu chọn thầu (cước, tuyến đường, năng lực đáp ứng)

Giám sát

• Giám sát vận chuyển theo thời gian thực, dựa vào Hộp đen, GPS, Mobile GPS,…
• Quản lý vấn đề, chi phí phát sinh: cầu đường, phụ phí, hư hỏng,…

Quản lý chứng từ

• E-POD
• Chụp ảnh chứng từ

Quản lý KPI

• KPI theo thời gian thực (OTIF, ..)
• Quản trị năng lực (thầu, khách hàng,..)

Báo cáo/Billing

• Báo cáo đối chiếu thầu tự động
• Tuỳ biến báo cáo theo nhu cầu

Quản trị đội xe

• Quản trị vận hành đội xe
• Quản lý chấm công, lương tài xế
• Quản lý khấu hao
• Quản lý xăng dầu, đăng kiểm

App quản lý đội xe

App quản lý đội xe hay app tài xế (phân quyền người dùng) được đồng bộ hóa thông tin vận hành PC/Tablet.

Giải pháp quản lý đội xe Smartlog

Smartlog  với hơn 5 năm xây dựng và phát triển hệ thống giải pháp logistics, vận tải,… Cùng với đội ngũ chuyên gia am hiểu sâu sắc về nghiệp vụ logistics, xử lý vận tải. Chúng tôi tin rằng có thể giải quyết các bài toán vận tải cho các doanh nghiệp: chủ xe, chủ hàng, 3PL và các ngành công nghiệp khác.

Smartlog sở hữu đội ngũ có năng lực xử lý hệ thống lớn và đội ngũ công nghệ xử lý thuật toán (AI) có nhiều kinh nghiệm, nghiệp vụ chuyên sâu. Chuyên xử lý các mô hình vận hành – quản lý đội xe, vận tải, container, rơ mooc,… cho nhiều khách hàng lớn tại Việt Nam. Với mô hình kinh doanh lấy khách hàng làm trung tâm, chúng tôi không bán phần mềm quản lý đội xe, mà cung cấp giải pháp quản trị đội xe hiệu quả cho doanh nghiệp.