Những thực tiễn tốt nhất dành cho quản lý vận tải hiệu quả

Hiện nay, một số ít công ty đang áp dụng các thực tiễn tốt nhất vào trong vận hành chuỗi cung ứng của họ. Tuy nhiên, nếu được tiến hành một cách đúng đắn, một giải pháp quản lý vận tải sẽ là một biện pháp hiệu quả để doanh nghiệp cải thiện hiệu quả về mặt chi phí và phục vụ nhu cầu ngày càng phát triển của khách hàng.

Dưới đây Smartlog xin giới thiệu những kinh nghiệm thực tiễn tốt nhất trong quản lý vận tải được chia sẻ từ Supply Chain Management Review.

Các nhà quản lý chuỗi cung ứng ngày nay gặp rất nhiều khó khăn khi quản lý mạng lưới vận tải của họ. Đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng, duy trì khả năng hiển thị (visibility) đối với các đơn đặt hàng và tồn kho suốt vòng đời sản phẩm từ nguyên liệu thô đến hàng thành phẩm đến người dùng cuối cùng và đảm bảo giao hàng đúng thời hạn chỉ là một vài trong số các rào cản mà các nhà quản lý đòi hỏi phải khắc phục trong môi trường kinh doanh cạnh tranh hiện nay.

Tin tốt là thông qua việc tập trung vào việc xây dựng cơ sở hạ tầng hiệu quả và hiệu năng trong đó tích hợp công nghệ tiên tiến, tối ưu hóa (optimization) và khả năng hiển thị (visibility), các nhà quản lý chuỗi cung ứng có thể đáp ứng mục tiêu của các phòng ban trong khi vẫn tăng khả năng sinh lợi và năng suất cho các tổ chức của họ. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ nói sâu hơn về những vấn đề này và minh hoạ cách các nhà quản lý chuỗi cung ứng có thể sử dụng thực tiễn quản lý vận tải để biến đổi hoàn toàn các hoạt động quản lý vận tải hàng hóa của mình, nâng cao hiệu quả và quản lý cả về chi phí và công suất.

Tối đa hóa giá trị từ chiến lược vận tải

Quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả nghĩa là đưa đúng sản phẩm đến đúng nơi một cách đúng lúc. Lý thuyết thì đơn giản, nhưng quá trình này đòi hỏi một cách tiếp cận được tính toán chi tiết nhằm mục đích phục vụ khách hàng, kiểm soát chi phí, quản lý rủi ro và quản lý nhà cung cấp, và nhiều cân nhắc khác nữa.

Trong môi trường phân phối thương mại điện tử (e-commerce) / đa kênh (omni-channel) ngày nay, chuỗi cung ứng đầy rẫy những rào cản bao gồm: Thời gian giao hàng ngắn hơn, giao hàng gắt gao hơn, tình trạng thiếu tài xế và nhu cầu vận chuyển thường xuyên và kiện nhỏ hơn, hoàn toàn ngược với các lô hàng đóng pallet lớn.

“Với môi trường thương mại toàn cầu và kinh tế phức tạp khiến mức giá vận tải cao hơn và công suất (năng lực vận tải) càng căng hơn, các chủ hàng và đội ngũ mua sắm của họ đang phải chịu áp lực tìm đúng các nhà cung cấp và các đối tác vận tải – trong khi phải ép giá càng nhiều càng tốt. Và phức tạp hơn nữa, các chiến lược mua sắm logistics cũng khác nhau tùy theo phương thức vận chuyển, cho dù là vận tải nguyên chiếc (truckload – TL), hàng lẻ (less-than-truckload – LTL), đường biển, đường hàng không hoặc đa phương thức”, theo Patrick Burnson trong bài báo gần đây trên Supply Chain Management Review.

Việc điều chỉnh những phức tạp này đã trở nên ngày càng khó khăn trong môi trường vận tải hiện tại, khi mà chi phí vận chuyển hàng hóa tăng lên, toàn cầu hóa và thậm chí cả những thách thức về vận tải xuyên biên giới có thể ảnh hưởng đến khả năng tối đa hóa giá trị của mạng lưới và chuỗi cung ứng.

Những yếu tố này không chỉ tạo ra thách thức đối với chuỗi cung ứng, mà còn ảnh hưởng đến ngành vận tải nói chung. Để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả, ví dụ, các công ty cần mạng lưới vận chuyển tích hợp hoàn hảo với hoạt động của họ. Đây là một mục tiêu không phải lúc nào cũng dễ dàng đạt được, nhưng nếu các công ty đạt được mức độ tối ưu hóa vận tải này thì họ có nhiều khả năng dẫn đầu ngành của mình.

Đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng

Nếu nhìn vào thị trường vận tải hiện nay bạn sẽ thấy rất nhiều bất ổn. Lấy tải trọng hàng hóa làm ví dụ. Theo Hiệp hội vận tải đường bộ Mỹ (ATA), hơn 70% tổng số hàng hóa vận chuyển ở Mỹ – 10,5 tỷ tấn trong năm ngoái – đi bằng xe tải.
Tuy nhiên, môi trường vận tải đã trải qua một hiệu ứng yoyo trong năm qua, với sự thay đổi lớn trong tháng. Bob Costello, chuyên gia kinh tế hàng đầu của ATA cho biết: “Nhìn về tương lai, có một số dấu hiệu tích cực đối với tải trọng hàng hóa. Điều này bao gồm sự tiếp tục chi tiêu của người tiêu dùng, lương tăng lớn hơn, và xây dựng nhà cửa.”

Đồng thời, tỷ lệ cước phí – đã tăng lên sau khi chạm đáy vào năm 2015 – được dự báo sẽ tiếp tục tăng lên trong vài năm tới. Do năng lực và khả năng tối ưu hóa tải đã giảm nhẹ vào năm 2016, công ty tư vấn vận chuyển hàng hóa FTR ước tính rằng năng lực vận tải (công suất) đang trở nên căng hơn và dự báo tỷ lệ sử dụng xe tải đạt trên 98% vào năm 2017. Jonathan Starks, giám đốc điều hành của FTR, nói: “Triển vọng kinh tế đã củng cố cho năm 2017, và tăng trưởng hàng hóa dự kiến sẽ tăng lên so với những gì chúng ta đã thấy trong năm 2015 và 2016.”

Những yếu tố này và các yếu tố khác có tác động mạnh mẽ trong việc thúc đẩy các nguồn lực của thị trường mà có thể cản trở các nhà quản lý chuỗi cung ứng đáp ứng được nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng. Trong những nỗ lực để giải quyết những thách thức này, có rất nhiều nhà quản lý tư nhân, chẳng hạn, đã đưa ra quyết định và hành động của họ chỉ dựa trên mạng lưới nội bộ của mình. Thay vào đó, họ nên nhìn vào các yếu tố bên ngoài, để tìm hiểu và khám phá các yếu tố thật sự đang ngăn cản họ tối ưu hóa (optimization) mạng lưới và tiết kiệm chi phí.

Scott Nemeth, giám đốc điều hành vận tải của Ryder System, Inc nói: “Để vượt qua những thách thức này, các nhà quản lý chuỗi cung ứng nên tập trung vào việc định tuyến hiệu quả, lập kế hoạch dock*, quản lý tài xế, back-haul và xác định lượng đúng kích cỡ của xe. Lợi ích có được từ hoạt động này là khả năng lập kế hoạch năng động hơn, tính linh hoạt để quản lý các thay đổi nhu cầu và tăng khả năng hiển thị của mạng lưới cho dù là phương thức vận tải nào”.

Một khi được tối ưu hóa (optimization), các mạng lưới vận tải cũng có thể giúp các công ty giảm nhẹ khả năng thay đổi công suất và tận dụng tối đa tài sản; cải thiện BI và phân tích dữ liệu (analytics); so sánh chi phí của đội xe nhà với hãng vận tải thuê ngoài; và đưa ra các quyết định mang tính chiến lược tốt hơn.

Thực hiện Quản lý vận tải hiệu quả

Rất ít công ty hiện đang sử dụng tối ưu hóa quản lý vận tải và phân tích dữ liệu trong các hoạt động chuỗi cung ứng của họ. Trên thực tế, một khảo sát của nhóm Fortune Knowledge Group thực hiện với trên 300 nhà quản lý chuỗi cung ứng đã phát hiện ra rằng hơn 70% người được hỏi công nhận cần phải đánh giá lại chiến lược chuỗi cung ứng của họ. Quản lý vận tải là một điểm phát xuất tốt như là một giải pháp hiệu quả có thể cải thiện chi phí và phục vụ nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng.

Ví dụ, một vườn ươm cây của Florida tìm kiếm một giải pháp vận chuyển tích hợp để giúp quản lý những thay đổi lớn trong nhu cầu trong mùa cao điểm. Giải pháp của họ là tìm đến một công ty vận tải chuyên nghiệp để quản lý vận chuyển và chuyên chở.

Vườn ươm cây này giao cây cho các nhà bán lẻ ở Florida, Alabama, Georgia, Arkansas, Mississippi, và Louisiana, và xe tải của nó gồm có 6 xe tải chuyên dụng và tài xế, đủ cho phần lớn trong năm. Tuy nhiên, khi mùa xuân đến, công suất của nó cần tăng 400%, vì nó cần tăng lượng hàng cho các trung tâm bán lẻ.

Mùa cao điểm diễn ra trong 9 tuần, từ tháng 3 đến tháng 5 chiếm gần 80% doanh thu hàng năm của vườn ươm. Dĩ nhiên, tất cả các doanh nghiệp đều có những mùa cao điểm, do đó một mạng lưới vận tải thuận lợi có thể xử lý các biến động về khối lượng là điều bắt buộc phải có. Đối với nhiều công ty, đây không phải là nhiệm vụ dễ dàng, đặc biệt là khi việc giao hàng phải diễn ra mà không bị gián đoạn và kịp thời để khiến khách hàng hài lòng.

Trước khi hợp tác với hãng vận tải này, vườn ươm quản lý mạng lưới vận tải riêng của mình. Vậy là họ phải điều hành cùng một lúc hai doanh nghiệp-một vườn ươm và một công ty xe tải. Việc này đã khiến họ mất thời gian và tiền bạc, thay vì dành cho hoạt động chính là trồng và bán các cây cảnh có chất lượng cao.

Bằng cách tận dụng một giải pháp quản lý vận tải tích hợp có kết hợp một đơn vị chuyên dụng, vườn ươm đã có thể cải thiện một cách thành công mức độ dịch vụ và cắt giảm chi phí hoạt động.

Tiết kiệm tiền và thời gian

Trong ngành công nghiệp dầu khí, thời gian là tất cả – đặc biệt là khi vận chuyển các sản phẩm và nguyên vật liệu đến và đi từ các giếng. Chuỗi cung ứng và mạng lưới vận tải của bạn là một phần không thể thiếu trong việc giúp khách hàng hài lòng.

Để đạt được mục tiêu này, một công ty dịch vụ dầu khí ở Houston, Texas tiến hành so sánh chi phí với đối thủ cạnh tranh và thấy chi phí vận chuyển của họ đang đi sai hướng. Là một công ty, họ đã quyết định rằng chuỗi cung ứng và quản lý vận tải không phải là năng lực cốt lõi của họ. Do vậy, trong năm 2011, họ hợp tác với một hãng vận tải chuyên nghiệp để cải thiện hiệu suất trên tất cả các bộ phận của nó.

Vào thời điểm đó, công ty đã có 11 nhà vận chuyển theo hợp đồng, nhưng trên thực tế họ đang sử dụng hơn 400 công ty. Các mức giá đã được đàm phán ở từng đơn vị và các hóa đơn vận tải đã được kiểm tra theo cách thủ công và kế toán theo mã.

Công ty dầu khí này và hãng vận tải chuyên nghiệp ban đầu tập trung vào việc cung cấp các giải pháp cho các dòng chảy đơn đặt hàng thông qua SAP trực tiếp truyền đến hãng vận tải. Những đơn đặt hàng này sau đó đã được tiến hành với các hãng vận tải đã được ký hợp đồng và đã kiểm tra với mức giá đã công bố – một động thái đã giảm ngay lập tức chi tiêu tổng thể. Ngoài ra, nhà vận tải này đã cung cấp cho họ các số liệu nêu bật KPIs, khoản tiết kiệm và các cơ hội, cung cấp rất nhiều khả năng hiển thị cần thiết.

Với hơn 90% đơn đặt hàng được thực hiện cho giao hàng cùng ngày / ngày hôm sau, các nhóm nhắm đến điểm quyết định của vận tải để lựa chọn tài sản tốt hơn. Kết quả là chi phí vận chuyển hàng hóa của hãng tăng lên và đội nhóm của họ có thể nhìn thấy chi phí phải trả trong một làn đường cụ thể cho một lô hàng cụ thể-họ biết được nơi và cách họ chi tiêu tiền của họ. Phần này của giải pháp đã tăng hiệu quả hơn 60% và dẫn đến tổng chi phí tiết kiệm từ 25% đến 30%.

Mối quan hệ hợp tác ngày càng phát triển, và giải pháp cũng vậy. Với tháp điều khiển hiện đang được triển khai hoàn toàn, các đội nhóm đang làm việc cùng nhau và tiếp tục cải thiện hoạt động. Nhờ có các giải pháp, thời gian giao hàng cải thiện 7-10 ngày. Một xe chuyên dụng được dùng để giảm thời gian. Trước đây tốn mất 10 ngày để phân phối, bây giờ chỉ mất sáu ngày và với chi phí thấp hơn.

Trong một ngành công nghiệp mà sự biến động và khả năng không thể dự đoán trước được đóng một vai trò quan trọng, thì việc có được một giải pháp chuỗi cung ứng tại chỗ sẽ nâng cao hiệu quả và khả năng hiển thị, trong khi giảm chi phí chính là một lợi thế chiến lược.

*lập kế hoạch dock (dock scheduling): lập kế hoạch dock là việc sử dụng các công cụ tối ưu hóa và lập kế hoạch để tự động hóa việc lên lịch trình các dock và sân bãi. Trong hệ thống này, một lịch dock được lập và duy trì, cho thấy tất cả các ràng buộc về hoạt động, chẳng hạn như thời gian mở / đóng cửa, hàng hoá chấp nhận thông qua cửa khoang (ví dụ: trong kho lạnh hoặc xung quanh) và các loại xe chở hàng được chấp nhận. Các hệ thống lập kế hoạch dock tiên tiến xem xét cả những ràng buộc về vận tải và những ràng buộc của kho như lao động và các hạn chế nguồn lực khác của kho.

——
Nguồn: Supply Chain Management Review, Ryder, Peerless Group