Quản lý kho là một hoạt động quan trọng và phức tạp đối với người chủ cửa hàng và nhân viên thủ kho. Khi doanh nghiệp phát triển, số lượng hàng hóa trong kho cũng tăng cao. Vì vậy, việc quản lý kho hàng hiệu quả để đảm bảo hàng hóa bán ra và nhập vào không bị nhầm lẫn và thất thoát là vô cùng quan trọng. Dưới đây là những cách quản lý kho hiệu quả được tổng hợp bởi Smartlog, giúp bạn quản lý kho hàng chặt chẽ và hiệu quả hơn trong lĩnh vực kinh doanh của mình.
Nội dung bài viết
1. Quản lý kho là gì?
Quản lý kho là quá trình kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho hàng, bao gồm nhập, xuất, tồn kho, chuyển kho và các hoạt động khác. Quản lý kho hiệu quả giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho cửa hàng và doanh nghiệp.
Khi số lượng hàng hóa càng lớn, các doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý kho để rút ngắn thời gian, tiết kiệm nguồn lực và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý. Trong quá trình quản lý kho, cần chú trọng đến việc quản lý hàng tồn kho.
Quản lý kho tốt giúp giảm thiểu chi phí cho cửa hàng, doanh nghiệp
Quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý hàng tồn kho là một phần của việc quản lý chuỗi cung ứng, nhằm đảm bảo số lượng sản phẩm sẵn có để bán tại mọi thời điểm. Điều này giúp tối ưu doanh số bán hàng và tiết kiệm chi phí xử lý hàng tồn kho khó bán.
Quản lý kho cũng bao gồm việc kiểm soát các sản phẩm từ những mặt hàng bán chạy đến những hàng dư khó bán, nhằm đưa ra các phương án kịp thời, giải phóng không gian nhà kho, tiết kiệm chi phí và đảm bảo hiệu quả tốt nhất.
Việc quản lý hàng tồn kho khoa học và cân đối sẽ giúp giảm thiểu chi phí quản lý kho, đồng thời đơn giản hóa việc kiểm soát số lượng hàng còn lại trong kho. Nếu không biết cách quản lý hàng tồn kho một cách khoa học, có thể gặp phải những sai lầm trong quản lý kho hàng.
2.Tại sao cần quản lý kho hàng?
Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho luôn là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản. Thông thường, giá trị hàng tồn kho chiếm 40% – 50% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp.
Việc kiểm soát hàng tồn kho là một vấn đề cần thiết và quan trọng trong quản trị sản xuất và kinh doanh. Tồn kho là liên kết giữa sản xuất và tiêu thụ. Người bán hàng muốn nâng cao mức tồn kho để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng, còn nhân viên sản xuất muốn có mức tồn kho lớn để dễ dàng lập kế hoạch sản xuất.
Tuy nhiên, bộ phận tài chính luôn muốn giữ hàng tồn kho ở mức thấp nhất để tiền không bị tắc nghẽn trong kho. Do đó, kiểm tra hàng tồn kho là nguyên tắc quản lý kho chặt chẽ không thể thiếu. Quản lý kho hàng hiệu quả giúp đạt lượng tồn kho “vừa đủ”, không quá nhiều và không quá ít. Nhiệm vụ của quản trị tồn kho là trả lời hai câu hỏi quan trọng: Lượng tồn kho tối ưu là bao nhiêu? Khi nào cần đặt hàng?
Việc quản lý kho hàng và hàng tồn kho là vô cùng quan trọng để đảm bảo hiệu suất kinh doanh và tối ưu hóa quy trình sản xuất.
2.1. Tránh thất thoát hàng hóa
Thất thoát hàng hóa là một vấn đề nghiêm trọng có thể gây thiệt hại đáng kể cho doanh nghiệp. Nguyên nhân gây ra thất thoát hàng hóa có thể là do nhân viên gian lận, quản lý kho không hiệu quả, hoặc sự biến động về giá cả.
Để tránh nhân viên gian lận, việc xây dựng hệ thống quản lý kho chặt chẽ và minh bạch là cực kỳ quan trọng. Điều này giúp tạo ra môi trường làm việc trung thực và giảm thiểu nguy cơ gian lận từ các nhân viên kho và bán hàng.
Ngoài ra, việc theo dõi và đối chiếu thường xuyên giữa lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúp phát hiện kịp thời những sự chênh lệch và đưa ra các biện pháp khắc phục. Điều này đảm bảo rằng hàng hóa được quản lý một cách hiệu quả, giảm thiểu tổn thất và tăng cường doanh thu.
2.2. Tiết kiệm chi phí
Quản lý kho hàng hợp lý có thể giúp tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích tiết kiệm chi phí mà quản lý kho hiệu quả mang lại:
- Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu và vật tư: Quản lý kho chặt chẽ giúp giảm thiểu việc hủy hoại hoặc lãng phí nguyên vật liệu và vật tư. Bằng cách định kỳ kiểm tra và báo cáo tình trạng hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể xác định rõ những mặt hàng hỏng, hết hạn sử dụng hoặc cần thay thế. Điều này giúp tránh lãng phí tài nguyên và tiết kiệm chi phí mua sắm không cần thiết.
- Tiết kiệm chi phí lưu kho: Tồn kho lớn đòi hỏi không chỉ không gian lưu trữ mà còn các nguồn lực khác như nhân công, thiết bị, điện và nước. Quản lý kho hiệu quả giúp giảm thiểu chi phí lưu trữ bằng cách xác định các mặt hàng có tồn kho lớn và đưa ra biện pháp giải phóng kho hàng kịp thời. Điều này giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ và giảm chi phí hoạt động.
- Tiết kiệm chi phí mua hàng: Quản lý kho giúp doanh nghiệp xác định rõ nhu cầu và xu hướng tiêu thụ, từ đó lên kế hoạch mua hàng một cách chính xác. Việc dự trù nguyên liệu và hàng hóa cần thiết giúp tránh tình trạng hàng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt. Điều này giúp giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa chi phí mua sắm, đồng thời đảm bảo sẵn có đủ nguồn hàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng.
2.3. Tăng doanh thu cho doanh nghiệp
Quản lý kho hàng hiệu quả đóng góp tích cực vào việc tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Dưới đây là những cách quản lý kho có thể tăng doanh thu:
- Xác định sản phẩm bán chạy: Quản lý kho thường xuyên giúp nhận biết các mặt hàng đang bán chạy và nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch nhập hàng kịp thời hoặc đưa ra chương trình khuyến mãi dành cho những mặt hàng tồn kho nhiều. Điều này giúp tối ưu hóa doanh thu và lợi nhuận.
- Quản lý hàng tồn kho: Việc theo dõi và đánh giá hàng tồn kho giúp phát hiện các sản phẩm cũ, hết hạn sử dụng hoặc khó bán. Điều này giúp cửa hàng đưa ra các biện pháp khuyến mại, giảm giá hoặc tái chế nhằm tăng cơ hội bán hàng và tối đa hóa doanh thu.
- Quản lý tồn kho theo nhu cầu: Điều chỉnh mức tồn kho theo nhu cầu thực tế giúp tránh tình trạng tồn kho quá cao hoặc thiếu hụt. Điều này giúp tối ưu hóa sự sẵn có của hàng hóa và đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng, từ đó tăng cơ hội bán hàng và tăng doanh thu.
- Đưa ra chương trình khuyến mãi: Quản lý kho thông minh cho phép xác định các mặt hàng tồn kho lâu, khó bán hoặc lỗi mốt. Dựa trên thông tin này, cửa hàng có thể đưa ra các chương trình khuyến mãi, giảm giá hoặc gói sản phẩm kèm theo nhằm kích thích khách hàng mua hàng và tăng doanh thu.
Quản lý kho tốt sẽ giúp tăng doanh thu của cửa hàng, doanh nghiệp (Kho Trasas)
Với việc áp dụng quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa nguồn lực và tài sản của mình, giảm thiểu tổn thất và tăng cường hiệu suất kinh doanh. Quản lý kho không chỉ đảm bảo sự ổn định và hiệu quả của hoạt động kinh doanh mà còn mang lại lợi ích tài chính đáng kể.
3. Làm sao để quản lý kho hiệu quả?
Để quản lý kho hàng hiệu quả, có một số cách mà bạn có thể áp dụng:
- Xác định và đánh giá hàng tồn kho: Điều này bao gồm quy trình kiểm kê định kỳ để đảm bảo số lượng hàng hóa trong kho được cập nhật chính xác.
- Sử dụng mã vạch và hệ thống quét: Áp dụng mã vạch và công nghệ quét để quản lý và theo dõi hàng hóa một cách chính xác và nhanh chóng.
- Thiết lập quy trình nhập kho và xuất kho rõ ràng: Đảm bảo rằng có quy trình rõ ràng để kiểm tra, ghi nhận và xác nhận hàng hóa nhập vào và xuất ra khỏi kho.
- Đào tạo nhân viên và tạo các quy định nghiêm ngặt: Đảm bảo nhân viên được đào tạo đầy đủ về quy trình quản lý kho và thiết lập các quy định nghiêm ngặt để tránh nhầm lẫn và thất thoát hàng hóa.
- Áp dụng các biện pháp an ninh: Thiết lập hệ thống an ninh như camera giám sát, kiểm soát truy cập để bảo vệ kho hàng và ngăn chặn mất mát không đáng có.
- Sử dụng hệ thống quản lý kho (Warehouse Management System – WMS): Áp dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp như SWM để tự động hóa quy trình quản lý kho, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa hoạt động vận hành.
Quản lý kho hàng dễ dàng với giải pháp quản lý kho SWM
Sau khi nắm vững các cách quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp có thể áp dụng giải pháp quản lý kho hàng SWM (Smartlog Warehouse Management), được phát triển bởi Smartlog – công ty tiên phong trong lĩnh vực Logistics và chuỗi cung ứng tại Việt Nam và mang đến các tính năng tự động và tối ưu hóa quy trình quản lý kho hàng, giúp bạn đạt được hiệu suất cao và đáng tin cậy trong quản lý kho hàng. Hệ thống SWM ứng dụng giải thuật thông minh nhằm tối ưu hóa quy trình vận hành của kho hàng và trung tâm phân phối. Điều này giúp giám sát và vận hành dễ dàng hơn, đồng thời giảm thiểu sai sót.
Với SWM, doanh nghiệp có thể tận dụng các tính năng và lợi ích sau đây:
Quản lý kho hàng với nhiều mô hình phục vụ và lợi ích to lớn
- Kiểm soát độ chính xác tồn kho: SWM cho phép kiểm soát độ chính xác tồn kho lên đến 99% khi quét mã vạch.
- Tiết kiệm thời gian: Hệ thống SWM giúp tiết kiệm đến 60% thời gian nhập hàng, xuất hàng và kiểm đếm.
- Kho hàng không giấy tờ (Paperless Warehouse): SWM tự động hóa và tích hợp toàn bộ quy trình quản lý kho trên một nền tảng duy nhất, giúp loại bỏ việc sử dụng giấy tờ và giảm thiểu công việc thủ công.
- Phù hợp cho chủ hàng/3PL: SWM là giải pháp quản lý kho hàng phù hợp cho các doanh nghiệp quản lý logistics, được sử dụng trong các ngành hàng tiêu dùng nhanh (FMCG), thực phẩm (F&B), dược phẩm (Pharmacy), hóa chất (chemical), điện tử (Electronic), dệt may (Garment), và nhiều ngành hàng khác.
- Tối ưu hóa quy trình: SWM cung cấp đa dạng chiến thuật để đáp ứng yêu cầu đặc thù của từng loại kho, đồng thời giám sát kho hàng thời gian thực và giảm thiểu thao tác thủ công.
Với giao diện trực quan, dễ sử dụng và khả năng tùy biến theo nhu cầu của khách hàng, SWM của Smartlog mang đến một giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả và chuyên nghiệp. Đội ngũ giàu kinh nghiệm và chuyên môn của Smartlog đảm bảo rằng SWM sẽ đáp ứng các yêu cầu mới của doanh nghiệp và mang lại những lợi ích to lớn trong quản lý kho hàng.
Quy trình vận hành quản lý kho với giải pháp SWM
Với các tính năng trực quan, tối ưu hóa quy trình và khả năng giám sát thời gian thực, phần mềm SWM (Smartlog Warehouse Management System) là lựa chọn lý tưởng để nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng và đảm bảo hoạt động vận hành suôn sẻ cho doanh nghiệp. Hãy cùng xem ứng dụng của giải pháp SWM cho các doanh nghiệp Việt Nam tại đây nhé.
Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí giải pháp tối ưu hiệu quả quản lý kho! Hãy để chúng tôi hỗ trợ bạn!
Bài viết liên quan: