Cách quản lý vận tải của các công ty hàng đầu thế giới | Phần 3

Hai case study mà Smartlog xin giới thiệu sau đây đến từ công ty Orange Glo và PPG Industries

Case study 4: Orange Glo: Cộng tác với nhà chuyên chở

Thách thức phải đối mặt

Khi thị trường cung cấp sản phẩm tẩy rửa (cleaning products) an toàn cho sức khỏe ngày càng trở nên cạnh tranh, Orange Glo tìm cách giảm chi phí thực hiện đơn hàng và tăng mức dịch vụ cho khách hàng. Thách thức cho Orange Glo đó là họ là một “nhà sản xuất ảo”, nghĩa là họ sử dụng nhà sản xuất bên thứ ba để sản xuất các sản phẩm tẩy rửa gia dụng và kho bãi bên thứ ba để phân phối chúng. Hơn nữa, Orange Glo là một công ty đa kênh, nghĩa là họ bán sản phẩm của mình thông qua một mạng lưới phức tạp của kênh quảng cáo trên ti vi, thư trực tiếp, và các trang web trực tuyến, cũng như thông qua các cửa hàng bách hóa, các kênh bán lẻ đại chúng, thực phẩm, và kho hàng. Orange Glo xử lý khoảng 90.000 đơn đặt hàng một năm, với chi phí giao hàng (outbound freight) khoảng $ 10 triệu. Có hàng loạt các yếu tố cụ thể đã làm cho việc giảm chi phí vận chuyển và cải tiến dịch vụ trở nên khó khăn:

• Biến động sản lượng đã làm tăng tổng chi phí vận tải của Orange Glo và khiến cho việc giữ tải với nhà chuyên chở trở nên khó khăn hơn.
• Mỗi kho của bên thứ ba vận chuyển hàng một cách độc lập và tự chọn nhà chuyên chở để gửi hàng. Orange Glo đã không thể tận dụng lợi thế của sản lượng tổng hợp lại để có mức giá vận chuyển thấp hơn.
• Năng lực vận tải và mạng lưới của nhà chuyên chở không được chia sẻ giữa các kho với nhau.
• Quá trình thanh toán cước tốn quá nhiều thời gian và mang tính thủ công, và Orange Glo trả tiền cho nhà chuyên chở trễ ngày, cộng với việc phải chịu tốn mức cước cao hơn bình thường và còn bị thanh toán trùng.

Xem thêm: Vehicle Routing Problem (VRP) – bài toán tối ưu hoá vận tải

Chiến lược vận tải

Chiến lược của Orange Glo là (1) thiết lập một trung tâm điều khiển vận tải tập trung để quản lý hàng đi từ nhà kho của bên thứ ba đến khách hàng; (2) tạo ra một chương trình “kinh doanh dễ dàng” cho nhà chuyên chở để giữ giá và tải ổn định; và (3) áp dụng hệ thống quản lý giao thông vận tải (Transportation Management System – TMS) mà dễ dàng cho bên quản lý kho và nhà chuyên chở của họ truy cập, và sẽ thúc đẩy tiết kiệm cước đồng thời cải tiến dịch vụ cho Orange Glo.

Khai thác công nghệ

Orange Glo đã chọn Lean Logistics On-Demand TMS làm hệ thống quản lý vận tải của mình. Giải pháp theo yêu cầu và cách định giá theo đăng ký rất phù hợp với mô hình kinh doanh ảo của Orange Glo. Giải pháp theo yêu cầu cho phép công ty trả tiền chức năng họ sử dụng nó chứ không phải mua phần mềm bản quyền trả trước.

Ngoài ra, vì các giải pháp này được lưu trữ (host) nên họ không cần phải mua phần cứng hoặc thuê thêm nhân sự IT. Một nhân tố cũng quan trọng không kém đó là On-Demand TMS có hàng loạt các chức năng mà Orange Glo đang tìm kiếm, và khoảng 1/3 nhà chuyên chở của công ty đã kết nối với mạng lưới TMS của Lean Logistics. Orange Glo đã có thể thiết lập một trung tâm điều khiển tải tập trung và đã có thể triển khai hệ thống trong vòng ba tháng.

Quy trình và những cải thiện về mặt tổ chức

Trung tâm điều khiển vận tải mới đảm nhiệm chức năng mua cước, lập kế hoạch, vận hành nhà chuyên chở và thanh toán cước vận chuyển. Để tận dụng toàn bộ hệ thống LeanLogistics, trung tâm tập trung vào hàng loạt các lĩnh vực chính như:

• Quản lý bằng các trường hợp ngoại lệ

Với hệ thống mới đấu thầu tải bằng điện tử (chứ không theo kiểu thủ công) và chụp trạng thái đơn hàng từ nhà chuyên chở và kho của bên thứ ba, trung tâm điều khiển vận tải có thể tập trung vào các trường hợp ngoại lệ, có tầm nhìn với bất kỳ sự chậm trễ nào đó có thể xảy ra, và thường có thời gian để định tuyến lại lô hàng hoặc có hành động khác trước khi ảnh hưởng đến việc giao hàng đúng thời gian cho khách hàng. Nhà chuyên chở và bên kho cũng có quyền truy cập vào đơn đặt hàng của họ trên hệ thống vì vậy họ cũng có thể hành động chủ động hơn.

• Kết hợp tải với nhau

Hệ thống này có khả năng lựa chọn tự động các hãng giá thấp nhất, sử dụng các giá cước theo chất lượng kiểm toán. Hơn nữa, khả năng gom tải (load consolidation) của hệ thống đã giúp giảm số lượng các lô hàng LTL cước phí trả trước bởi vì tỷ lệ phần trăm tổng số hàng trả trước giảm từ khoảng 70% xuống còn khoảng 30%. Hoạt động gom hàng này đã hỗ trợ bơi trung tâm điều khiển vận tải tập trung đồng bộ hóa các đơn hàng với khách hàng. Ví dụ, hệ thống sẽ làm việc kết hợp giao hàng cho hai khách hàng trong cùng một ngày sao cho họ có thể được phục vụ bằng một xe FTL dừng 2 lần hơn là sử dụng 2 chuyến hàng LTL, giao hàng vào hai ngày khác nhau.

• Cộng tác với nhà chuyên chở

Để tạo điều kiện đảm bảo giữ tải (capacity availability) và giữ giá ổn định trong một thị trường mà giá toàn ngành đang tăng trung bình 6% trong năm 2004, Orange Glo tập trung vào cải tiến quy trình nó vận hành với nhà chuyên chở. Việc này bao gồm liên tục hỏi các nhà chuyên chở làm thế nào để họ phục vụ mình với chi phí thấp hơn. Orange Glo đã tạo ra một chương trình “kinh doanh dễ dàng” bao gồm: o Đóng pallet, quấn màng để thu nhỏ kiện hàng, dán nhãn thật kỹ để có thể tải và đếm hàng dễ dàng và nhanh chóng; Đấu thầu tải trước, thường 2-4 ngày trước khi chuyển hàng;

Một kế hoạch tải sơ bộ được gửi đến nhà chuyên chở hai tuần rưỡi trước khi vận chuyển; kế hoạch tải (capacity plan) được phát triển từ các dự báo bán hàng bằng cách tập hợp tất cả các yếu tố như nhu cầu của khách hàng, số lượng thùng carton, địa điểm vận chuyển, và trọng lượng vào một phép ước tính tải; o Kéo dài thời gian ở kho của bên thứ ba và thả đầu kéo tại kho của họ để tăng tính linh hoạt cho nhà chuyên chở khi muốn lấy hàng; và o Thanh toán cước phí một tuần sau khi xác nhận giao hàng.

• Liên tục cải tiến

Bằng việc sử dụng khả năng tự động hóa của On-Demand TMS, nhà lập kế hoạch tốn ít hơn thời gian hơn vào việc xây dựng kế hoạch tải hàng ngày. Điều này cho phép họ tập trung nhiều hơn vào các mối quan hệ mang tính chiến lược và nghiên cứu dữ liệu phong phú của hệ thống để tìm cơ hội mới loại bỏ hoàn toàn sự lãng phí ra khỏi quy trình.

Bài học rút ra

Orange Glo nhận thấy rằng giao tiếp với các nhà chuyên chở và đưa họ tham gia vào sáng kiến chuyển đổi của công ty là cực kỳ quan trọng để triển khai thành công và nhận được thông tin kịp thời về tình trạng giao hàng. Công ty cũng phát hiện ra rằng mặc dù giao tiếp dựa trên web là cần thiết cho các nhà chuyên chở nhỏ hơn nhưng giao tiếp EDI với các nhà chuyên chở lớn hơn sẽ giúp làm tăng sự tham gia và sự tuân thủ của họ.

Kết quả đạt được

Nhờ vào các giá cước theo chất lượng kiểm toán, gom hàng và thay đổi phương thức vận tải, và các cải tiến khác mà Orange Glo đã có thể tiết kiệm được $1 triệu trong tám tháng đầu tiên sử dụng hệ thống On-Demand TMS. Điều này bao gồm việc phát hiện, trong vòng vài ngày triển khai, một sự chênh lệch giá cước mà các nhà chuyên chở cuối cùng cũng hoàn trả lại cho Orange Glo hơn $80.000. Chương trình “kinh doanh dễ dàng” đã thành công trong việc liên tục đảm bảo tải cho Orange Glo, ngay cả trong những tuần lễ nhu cầu cao, và nó đã giúp công ty giữ giá cước vận tải ổn định  bằng việc có thể để chứng minh rằng các cách vận hành của họ làm cho họ trở thành một khách hàng mà các nhà chuyên chở đang phục vụ với chi phí thấp.

Chương trình “kinh doanh dễ dàng” kết hợp với hệ thống quản lý giao thông mới, cũng đã mang lại một lợi ích bất ngờ: Nó giúp Orange Glo tăng doanh thu với một nhà bán lẻ chính. Nhà bán lẻ này đã từng bày tỏ sự không hài lòng với tỷ lệ hàng sẵn có ở cửa hàng với Orange Glo, đổ lỗi cho hoạt động giao hàng quá kém. Các thông tin quản lý được cung cấp bởi On-Demand TMS giúp Orange Glo đáp ứng lịch giao hàng với các đơn hàng đầy đủ và đúng thời gian.

Kết quả là, Orange Glo đã có thể thuyết phục nhà bán lẻ này rằng lý do kệ hàng của họ trống sản phẩm Orange Glo là vì họ đã không được đặt đủ lượng sản phẩm. Kết quả là, nhà bán lẻ này tăng số lượng đặt hàng lên, và Orange Glo đã chứng kiến một sự tăng vọt trong doanh số. Nhìn chung, Orange Glo đã phát hiện ra rằng việc có số liệu chi tiết, chính xác về hiệu quả hoạt động vận tải đã cho phép họ “đàm phán” cải thiện điểm xếp hạng bán lẻ và tạo ra một mối quan hệ tin tưởng hơn giữa National Account Manager của Orange Glo và những nhà bán lẻ.

Case study 5: PPG Industries: Trung tâm kiểm soát tải hàng

Thách thức phải đối mặt

PPG phải đối mặt với hàng loạt các áp lực kinh doanh vì những mặt hàng họ gửi thường đa dạng. Những áp lực này bao gồm quản lý chi phí, giao hàng đúng thời hạn, và đảm bảo có tải cho các sản phẩm sử dụng nhiều loại phương thức vận tải khác nhau và thường cần các thiết bị đặc biệt. Hoạt động kinh doanh liên tục tăng trưởng và việc bổ sung các kênh phân phối mới đã làm cho quy trình vận chuyển trở nên thậm chí khó khăn hơn. PPG cần một hệ thống quản lý vận tải có thể hỗ trợ cho sự phức tạp này.

Chiến lược vận tải

PPG đã vận hành một trung tâm kiểm soát tải hàng (load control center), mà trong hơn một thập kỷ qua đã lên kế hoạch và thực hiện các chuyến hàng cho 35 nhà máy sản xuất tại Bắc Mỹ và 16 trung tâm phân phối (DC). Mô hình này thúc đẩy sự nhất quán của quy trình, cho phép sử dụng đội xe chuyên dụng hơn bởi vì năng lực vận tải có thể cùng được tận dụng khắp các nhà máy/DC, và đơn giản hóa sự tương tác cho nhà chuyên chở bằng cách cho họ một đầu mối liên lạc duy nhất. Trung tâm kiểm soát tải ban đầu được quản lý bằng việc sử dụng một hệ thống vận tải công ty tự phát triển và cần hai nhân viên IT của công ty duy trì và cải thiện nó.

Tuy nhiên, các hệ thống nội bộ đã không thể theo kịp với bản chất luôn thay đổi của những đòi hỏi trong chuỗi cung ứng và hệ thống vận tải đã đóng một vai trò ngày càng quan trọng trong như một trung tâm (hub) thông tin và đồng bộ hóa. PPG muốn duy trì trung tâm kiểm soát tải nhưng cũng muốn củng cố nó với công nghệ hiện đại hơn mà sẽ giúp cải thiện hoạt động gom tải và tương tác giữa các nhà chuyên chở. Đồng thời, họ cũng không muốn trung tâm kiểm soát tải tạo thành gánh nặng cho nhân viên IT. Kết quả là, PPG đã chọn theo đuổi một mô hình theo yêu cầu (on-demand).

Khai thác công nghệ

PPG đã chọn hệ thống quản lý vận tải của Manhattan Associates do nhờ vào chức năng, khả năng linh động, và năng lực theo yêu cầu của nó. Hệ thống sẽ tự động chụp lại phần lớn các đơn đặt hàng của PPG thông qua giao tiếp với hệ thống quản lý đa đơn hàng của công ty, trong khi người dùng của PPG nhập phần còn lại của các đơn đặt hàng thông qua tương tác với trình duyệt của hệ thống vận tải. Hệ thống vận tải này gom các đơn đặt hàng vào chung lô hàng và xác định phương thức vận tải tốt nhất.

Từ thời điểm này, hệ thống cho phép trung tâm kiểm soát tải phối hợp với một loạt nhà chuyên chở thông qua trình duyệt hoặc EDI để xác định nhà chuyên chở nào là phù hợp và hiệu quả nhất cho mỗi lô hàng. Điều này bao gồm việc phân bổ tải để đáp ứng các cam kết trong hợp đồng.

Trung tâm kiểm soát tải xem xét hơn 100 nhà chuyên chở, trong đó có việc cung cấp đội xe chuyên dụng của nó quyền từ chối đầu tiên thông qua một quy trình đấu thầu tự động. Điều này đã giúp nhà vận tải chuyên dụng của PPG chọn tải (lô hàng) nào hấp dẫn nhất cho doanh nghiệp của họ nhằm tối đa hóa việc sử dụng tài sản. Nếu cần vận chuyển bằng đường hàng không, chức năng Capacity Finder của hệ thống sẽ tiến hành đấu giá ngược để bảo đảm tuyến đường hàng không và nhà chuyên chở hiệu quả nhất.

Quy trình và những cải thiện về mặt tổ chức

Hệ thống on-demand đã thúc đẩy khá nhiều cải tiến về quy trình:

• Ngoài trung tâm kiểm soát tải, có nhiều người sử dụng hệ thống quản lý vận tải này hơn

Khoảng 15 cộng sự của trung tâm kiểm soát tải sử dụng hệ thống này cho các hoạt động lập kế hoạch và thực hiện hàng ngày. Có 15 người khác tại trụ sở chính tiếp cận hệ thống để lấy thông tin hoặc chạy các báo cáo; và có 20 người dùng tại các địa điểm nhỏ hơn nhập đơn đặt hàng thông qua giao diện nhập đơn hàng. Dữ liệu về trạng thái đơn hàng từ hệ thống này cũng được gửi đến kho dữ liệu của PPG để hỗ trợ truy vấn và báo cáo của từng đơn vị kinh doanh.

• Cải thiện năng suất của người lập kế hoạch và hiệu quả của hoạt động gom hàng

PPG đã tăng cường tiết kiệm cước vận chuyển và năng suất của ngừoi lập kế hoạch bằng cách tận dụng chức năng gom hàng tự động của hệ thống và khả năng đấu thầu tuần tự tự động. Công ty đã tăng 50% số lượng đơn hàng xử lý trên mỗi người lập kế hoạch.

• Cộng tác tốt hơn với nhà vận tải

PPG đã triển khai bảng chấm điểm nhà chuyên chở (carrier scorecards) trong hệ thống on-demand này. Nhà vận tải có thể truy cập vào bảng điểm thông qua trình duyệt của họ để xem các chỉ số hiệu suất hoạt động hiện hành của họ, số liệu này được cập nhật hàng ngày, và hiệu suất của họ trong năm vừa qua. Số liệu bao gồm nhận hàng và giao hàng đúng giờ, tỷ lệ chấp nhận tải, và tính kịp thời của các thông điệp cập nhật trạng thái lô hàng. Hãng tàu cũng có thể thấy tình trạng thanh toán. Ngoài ra, PPG đo tốc độ xếp dỡ nội bộ của tài xế tại các địa điểm có vấn đề để nâng cao tính hiệu quả của công ty với nhà chuyên chở. Bước tiếp theo của họ là tích hợp vào hệ thống quá trình lên lịch trình xếp dỡ.

Bài học rút ra

Như một nhà điều hành trung tâm kiểm soát tải lão luyện, PPG đã học hỏi được khá nhiều bài học cho mình. Ví dụ, khi chuyển sang trung tâm kiểm soát tải, cần phải cực kỳ chú trọng đến các địa điểm gửi hàng. Sắp xếp cho nhân viên trung tâm kiểm soát tải dành thời gian trực tiếp hiện trường (nhà máy/DC) để có được sự hiểu biết và sự đồng thuận từ họ. Thực hiện thay đổi dần dần đối với việc gom hàng hơn là thiết kế lại gần như toàn bộ các quy trình mà các nhân viên có thể không hiểu đầy đủ. Tập trung vào việc gom các lô hàng nhỏ trên khắp các đơn vị kinh doanh vì nó thúc đẩy các khoản tiết kiệm lớn cho công ty.

Kết quả đạt được

Kể từ khi triển khai hệ thống TMS của Manhattan Associates, PPG đã tiết kiệm cước hàng năm từ  $1 triệu đến $2 triệu, bao gồm một khoản tiết kiệm điển hình trên mỗi lô hàng từ $40 đến $70 đối với vận chuyển bằng đường bộ (motor freight*) . Nhờ vào việc lên kế hoạch và quản lý năng lực tải tốt hơn với các nhà chuyên chở, PPG đã giảm 10% đến 15% trong chi tiêu cho lô hàng vận chuyển gấp.

Hoạt động gom hàng tốt hơn và chức năng đấu giá ngược đối với các lô hàng bằng đường hàng không cũng đã giúp giảm chi tiêu vận chuyển bằng đường hàng không từ 20% đến 25%. —— motor freight*: loại hình vận tải hàng hóa bao gồm nhiều loại hàng hóa khác nhau (hàng hóa thương mại, sản xuất, chính phủ, dân dụng) mà được vận chuyển bằng xe tải (chứ không phải bằng đường sắt hay đường hàng không) đến địa điểm cuối cùng, có thể là cửa hàng bán lẻ hoặc tới thẳng người tiêu dùng.

—còn tiếp—

Các bài viết liên quan:

Cách quản lý vận tải của các công ty hàng đầu thế giới | Phần 1

Cách quản lý vận tải của các công ty hàng đầu thế giới | Phần 2

Cách quản lý vận tải của các công ty hàng đầu thế giới | Phần 4

(Bài tiếp theo: Unilever và Consumer Goods Manufacturer) Nguồn: báo cáo Best Practices in Transportation Management của Aberdeen Group, năm 2005