Phần cuối cùng trong chuỗi các Kiến thức cơ bản về quản lý kho hàng hiện đại – Warehouse basics series, mà Smartlog giới thiệu đến trong bài này là đóng gói và giao hàng – nước cuối cùng của xử lý đơn hàng – là cơ hội cuối cùng để đảm bảo một vận hành được thực hiện tốt.
Chúng ta đã chuyển từ nhận hàng (receiving) qua đưa hàng vào kho (putaway), lưu trữ, bổ sung (replenishment) và chọn hàng (picking). Bây giờ là lúc chuyển sang chức năng đóng gói và giao hàng trước khi đơn đặt hàng rời khỏi cơ sở của bạn.
Đã chọn từng mặt hàng cho một đơn đặt hàng thương mại điện tử (e-commerce), container chứa các mặt hàng đã được chọn bây giờ được vận chuyển đến trạm đóng gói. Container ở đây có thể là một thùng đựng hàng (tote) hoặc thùng (bin), hoặc một hộp sóng (corrugated box) – cũng sẽ được sử dụng như là thùng carton vận chuyển.
Thứ nhất, trạm đóng gói phải được thiết kế để tạo sự thoải mái cho người lao động. Gần 10 năm trước đây, chỉ có sự hiện diện của một chiếc bàn có độ cao điều chỉnh được, xem như là “tốt nhất” thời bấy giờ, từ góc nhìn tối ưu. Ngày nay, tất cả mọi thứ trong trạm đóng gói được sắp xếp cẩn thận để hạn chế việc phải đi lại, với người, chuyển động lặp đi lặp lại và bất kỳ loại hạn chế nào. Đặc biệt trong các môi trường thương mại điện tử nhạy cảm theo mùa, điều thường thấy là việc cài đặt đủ các trạm đóng gói cho các mùa cao điểm, ngay cả khi điều đó để lại nhiều chỗ trống trong suốt thời gian còn lại của năm.
Nếu các mặt hàng đến trạm đóng gói dưới bất cứ hình thức nào ngoài dạng thùng carton vận chuyển, thì bạn phải thực hiện nhiều bước để chuẩn bị cho đơn đặt hàng được gửi đi. Ở mức cơ bản nhất, mặt hàng hoặc vật phẩm được đặt vào một túi poly hoặc một hộp sóng. “Autobagger” là các giải pháp tự động phổ biến tạo ra túi, chèn các thứ vào, tự động niêm phong các túi, và gửi chúng vào một máy phân loại. Trong những thiết lập này, lần cuối cùng một nhân viên chạm vào một mặt hàng là khi nó được đưa vào autobagger.
Các vật chèn lót làm từ giấy, túi khí bằng nhựa, bọt tùy chỉnh hoặc các vật liệu khác phải có sẵn để đảm bảo sản phẩm được an toàn trong tùng carton vận chuyển. Vai trò của các vật liệu đóng gói đó là để bảo vệ sản phẩm khỏi bị hư hỏng hoặc, như trong trường hợp hàng may mặc có thể bị nhàu nát trong quá trình vận chuyển, và để đảm bảo sản phẩm đến tay người tiêu dùng như hình ảnh minh họa.
Thêm vào sự tự động hóa
Tự động hóa cũng có thể tạo ra các hộp sóng theo yêu cầu và giảm hoặc loại bỏ sự phụ thuộc vào các kích thước thùng carton đã được xác định trước để vận chuyển, điều mà có thể tạo ra không gian lãng phí và tăng chi phí vận chuyển. Tiết kiệm chỉ một vài đồng xu cho mỗi hộp có thể nhanh chóng tăng lên lại khi nhân với hàng triệu hộp được vận chuyển mỗi năm. Các giải pháp đóng hộp tự động theo yêu cầu tạo ra một hộp sóng hình chữ nhật được tùy chỉnh theo kích thước của đơn đặt hàng và sau đó xây dựng hộp vận chuyển bao quanh các mặt hàng của đơn đặt hàng.
Những loại giải pháp này đang trở nên phổ biến hơn khi khối lượng thương mại điện tử (e-commerce) phát triển. Các mức giá tính theo trọng lượng thể tích (dimensional hay dims weight) như quy định của FedEx và UPS đã tạo ra những hình phạt khốc liệt cho bất kỳ thùng carton vận chuyển nào của công ty với không gian không sử dụng. Nhu cầu về các giải pháp thay thế hiệu quả đã dẫn đến sự đầu tư và đổi mới trong việc tạo hộp theo yêu cầu hoặc các giải pháp tạo hộp tự động mà trước đây không hiệu quả về chi phí.
Khi đơn đặt hàng được đóng gói vào container có thể vận chuyển được, thì container phải bao gồm một tệp kê khai (manifest), danh sách đóng gói (packing list) hoặc hóa đơn thuộc một số loại, có thể được chèn bằng tay hoặc tự động vào container ở trạm đóng gói hoặc có thể gắn bên ngoài container. Tại trạm đóng gói hoặc ở chặng ngay sau đó, mỗi container cũng phải được đánh dấu nhãn vận chuyển. Một số giải pháp tạo ra một gói có cả hóa đơn và nhãn vận chuyển và tự động gắn nó vào container. Trong trường hợp đơn đặt hàng được chọn và đưa trực tiếp vào container vận chuyển, nhãn vận chuyển có thể được gắn ngay cả trước khi món hàng đầu tiên cho đơn đặt hàng được chọn.
Ứng dụng ban đầu cho các hệ thống cân và đo số khối là tối ưu hóa việc sử dụng không gian lưu trữ trong kho, nhưng các giải pháp hiện nay đã phát triển dần lên nhằm cung cấp thêm giá trị cho các chức năng phân phối như carton hóa và kê khai chính xác.
Kho hàng hoặc DC có thể làm tròn số đo các kích thước của kiện hàng khi nhận để phối hợp putaway và tối ưu hóa các quyết định xử lý đơn hàng, đóng gói trước và sau đó lập bảng kê khai vận chuyển (shipping manifest). Một nhà cung cấp thậm chí có thể cung cấp một số chi tiết trước khi nhận, và nếu dữ liệu đủ chi tiết, có thể kê khai trước (pre-manifest) một lô hàng – ở ngay bên dưới trọng lượng để trống, và loại bỏ lao động sau đó đo số khối và trọng lượng lại ở chặng tiếp theo. Sau khi thu thập, kích thước của một sản phẩm mới có thể được đưa vào hệ thống quản lý kho (warehouse management system – WMS) và cung cấp cho bất kỳ thiết bị đóng gói tự động nào.
Chẳng hạn, việc chèn thêm các tài liệu và tài liệu giá trị gia tăng như marketing tùy chỉnh cho một khách hàng quen thuộc đã giảm dần trong những năm gần đây. Thay vì chèn thủ công hoặc tự động một bộ sưu tập các phiếu giảm giá hoặc catalogue bổ sung, một phần quan trọng của chức năng này đã được di chuyển đến không gian kỹ thuật số, nơi mà những người tiêu dùng cụ thể có thể tiếp cận được chúng qua e-mail hoặc được trình bày trực tiếp cho khách hàng tại trang web của nhà bán lẻ.
Phân loại
Một khi đã được đóng gói và dán nhãn, các lô hàng gửi đi sẽ được phân loại. Thiết kế của quá trình phân loại lấy thông tin từ sản lượng, địa điểm và vị trí của cơ sở trong toàn bộ mạng lưới tổng thể công ty. Ví dụ: một cơ sở thương mại điện tử duy nhất phục vụ toàn bộ Hoa Kỳ có thể phân loại theo mã vùng hoặc khu vực vận chuyển bưu kiện để cho phép “bỏ qua khu vực”. Ngược lại, nếu một cơ sở là một phần của 10 cơ sở trong một mạng lưới, bạn có thể cấu hình làn phân loại (sorting lane) theo nhà cung cấp dịch vụ vận tải thay vì mã vùng. Phân loại (sortation) cũng có thể phản ánh mức độ dịch vụ khác nhau, giao hàng ngày hôm sau (next-day air – giao hàng nhanh, được cam kết là đầu giờ chiều ngày hôm sau hoặc cuối ngày), giao hàng tiêu chuẩn (standard ground – thường 1 đến 5 ngày) hoặc dịch vụ nào đó giữa 2 mức độ này.
Sự sắp xếp sẽ ít nhiều phức tạp dựa trên các lựa chọn được cung cấp cho người tiêu dùng; một số nhà bán lẻ cung cấp tùy chọn nhà vận tải, một số cung cấp thời gian giao hàng khác nhau, và một số khác thì không có lựa chọn nào cả. Trong bất kỳ trường hợp nào, phân loại cho các lô hàng gửi đi trong một cơ sở thương mại điện tử cũng không phức tạp như việc phân loại vận chuyển được yêu cầu cho một trung tâm phân phối, cho 300 cửa hàng, chẳng hạn. Một cơ sở được thiết kế để lưu kho hàng lâu bền, nhưng cũng xử lý các đơn đặt hàng thương mại điện tử, có thể tận dụng thiết bị phân loại vận chuyển hiện tại của họ. Bằng cách thêm các lối chuyển hướng ra cửa dành cho các nhà vận tải, máy phân loại cũng có thể xử lý hiệu quả các bưu kiện. Nhiều túi poly, tuy nhiên, không tương thích với tất cả các máy loại carton.
Chuẩn bị gửi hàng
So với vận chuyển bưu kiện, việc sắp xếp cho tải hàng (staging) và tải các kiện hoặc pallet đòi hỏi phải có thêm không gian bến (dock) rộng rãi và nghiêm ngặt. Sắp xếp cho tải pallet (staging pallet) trước khi tải chúng lên là điều đặc biệt quan trọng khi cần cài đặt trình tự các điểm dừng trên tuyến đường. Để tránh nhầm lẫn và đảm bảo trình tự thích hợp, tốt nhất nên dành một chiếc xe nâng duy nhất để tải cho mỗi xe tải, thực tiễn này được gọi là tải hàng đơn (single-thread loading).
Nhu cầu có không gian sắp xếp (staging) mở và rõ ràng đã ảnh hưởng đến việc thiết kế các tòa nhà có công suất lớn hiện đại, gần như tất cả đều cho phép khoảng cách giữa cửa bến (dock) và cột đầu tiên là 60 feet (tương đương 18 mét). Trong các cơ sở hiện có, nơi có các cột đầu tiên cách cửa bến (dock) chẳng hạn 40 feet, thì điều đó không có nghĩa là khu vực chuẩn bị bến cho xếp hàng (dock staging) phải kết thúc tại điểm đó và phải bắt đầu rã hàng.
Đóng gói là cơ hội cuối cùng để xác nhận tính chính xác của một đơn đặt hàng trước khi nó rời khỏi tòa nhà.
Khoảng cách 60 feet vẫn rất cần thiết, ngay cả khi khu vực sắp xếp hiện nay bao gồm một trở ngại ở dạng cột. Trên thực tế, việc đặt các kệ và các lối đi ngoài hàng đầu tiên của cột cũng là một sự cân nhắc quan trọng vì các con đường chật hẹp có thể là một nguyên nhân của tắc nghẽn hoặc va chạm. Trong những trường hợp như vậy, tốt nhất nên để khoảng 70 feet để đảm bảo không gian rộng rãi.
Phần mềm sử dụng khối có thể giúp cấu hình các tải để tối ưu hóa việc sử dụng không gian trong từng chiếc xe tải. Các giải pháp này cũng giúp đảm bảo tuân thủ các quy định về phân bổ trọng lượng và quy định tải trọng cầu xe.
Nếu việc lập trình tự tải không phải là một vấn đề, thì nhiều xe nâng hàng được tự do để tải hàng lên một xe tải, và sẽ cần ít không gian sắp xếp cho tải hơn. Hệ thống quản lý kho hàng (warehouse management system – WMS) và ghi nhãn tải sẽ cần hỗ trợ điểm đích quét, trong đó tải được quét ngay bên cạnh cửa để đảm bảo chúng được tải lên đúng chiếc xe tải của mình. Một số đội xe bắt đầu có mã vạch xác nhận nằm bên trong xe.
Các giải pháp xây dựng thùng carton tự động cung cấp hộp tùy chỉnh theo yêu cầu để tối ưu hóa chi phí vận chuyển.
Giữa hai thái cực của việc gửi hàng bưu kiện và pallet đầy, có các vận hành bao gồm các lô hàng ít hơn một xe tải(less-than-truckload – LTL) và pallet hỗn hợp kiện. Các pallet này có thể được tạo ra trong quá trình chọn hàng (picking) hoặc sau khi phân loại tự động, nhưng phải được bọc để đảm bảo sự ổn định khi vận chuyển và được dán nhãn vận chuyển hoặc vận đơn. Chúng cũng phải được dán nhãn hướng dẫn để đảm bảo xử lý đúng cách, chẳng hạn như cảnh báo tránh xếp chồng pallet.
Bởi vì các xe hàng LTL đôi khi được sử dụng không thường xuyên, các mặt hàng sẽ được tải lên có thể được xếp bên trong bến trước khi xe chở hàng đến. Hoặc, nếu một vận hành có sản lượng LTL đáng kể với một nhà vận tải, một chiếc xe chuyên dụng có thể chiếm dụng một bến hàng ngày cho đến khi nó nhổ bến, hoặc có thể hai lần mỗi ngày nếu sản lượng hợp lý. Một lần nữa, các khu vực sắp xếp để tải hàng lên (staging area) là rất quan trọng để giữ cho các tải chính xác, tách biệt và được sắp xếp đúng trình tự.
Phần 2: Putaway – Đặt mọi thứ vào đúng chỗ của nó
Kinh nghiệm vận tải của các tập đoàn đa quốc gia
—-
Nguồn: Supply Chain Management Review
Bài viết liên quan: