Quy trình phân tích nhu cầu khách hàng (KH) là một trong những bước ngoặt quan trọng quyết định mức độ thành công của một dự án. Mỗi yêu cầu đặc biệt mà KH đưa ra được ví như một bài toán dành cho Smartlog. Để giải được các bài toán này, Smartlog phải tập trung phân tích nhu cầu KH kết hợp với phân tích Giải pháp của chính mình để xây dựng được nhiều thuật toán thông minh và tối ưu. Mà bộ thuật toán này sẽ hình thành nên nhiều chiến thuật vận hành khác nhau nhằm đáp ứng được nhiều yêu cầu, phù hợp mô hình kinh doanh đặc thù của nhiều Doanh nghiệp. Đây là một trong những điểm làm nên sự khác biệt của Smartlog.
Nhân đây, Smartlog xin được chia sẻ đến các Doanh nghiệp bài phỏng vấn bạn Lê Thị Ngọc Ánh, Phó trưởng phòng phát triển sản phẩm từng tham gia tư vấn trong nhiều dự án triển khai Giải pháp quản lý vận tải STM cho các đối tác lớn của Smartlog. Ánh là một trong những nhân viên trẻ sở hữu trình độ chuyên môn cao, một tinh thần đam mê, nhiệt huyết và có nhiều cống hiến dành cho Smartlog.
1. Xin chào chị Ánh, một ngày làm việc của chị sẽ diễn ra như thế nào, chị có thể mô tả một chút về công việc thường ngày của chị được không?
Công việc của tôi sẽ xoay quanh việc thu thập và đánh giá các yêu cầu của KH từ bộ phận triển khai Giải pháp quản lý vận tải STM. Tiếp theo chúng tôi sẽ căn cứ vào giải pháp của mình cùng với những vấn đề mà KH đang gặp phải mà đi vào phân tích, làm sao để thiết kế được những tính năng nhằm hiện thực hóa, đáp ứng được yêu cầu của KH cũng như có thể giải quyết được vấn đề mà họ đang gặp phải.
Cái khó của công việc này là nhận thông tin từ bộ phận triển khai, phân tích vấn đề dựa trên nghiệp vụ của từng hoạt động kinh doanh, đồng thời trao đổi, thống nhất với bộ phận DEV sao cho họ hiểu và thiết kế đúng yêu cầu, sâu sát nhất với mô hình kinh doanh của khách. Đối với những yêu cầu đặc biệt, yêu cầu có phạm vi rộng cần phải thảo luận và xác nhận kỹ hơn để đưa ra những giải pháp tối ưu nhất cho KH thì tôi sẽ trao đổi trực tiếp với KH.
2. Để phân tích đúng nhu cầu KH cũng như khả năng đáp ứng của hệ thống, chúng ta cần có một quy trình làm việc như thế nào với KH? Những yếu tố nào sẽ có ảnh hưởng đến việc phân tích này?
Tương tự quy trình triển khai Giải pháp quản lý kho SWM, đội ngũ triển khai Giải pháp quản lý vận tải STM sẽ có một quy trình làm việc gồm các bước:
- Khảo sát nhu cầu và mô hình của KH,
- Hoạch định nhu cầu và đưa ra giải pháp E2E (End-to-End) cho KH.
- Thiết kế sơ khởi
- Thiết kế chi tiết
Sau khi đi vào triển khai, toàn bộ nhu cầu hoặc yêu cầu của KH đều sẽ được chuyển sang cho đội ngũ phân tích của chúng tôi. KH sẽ làm việc với đội phân tích nhu cầu thông qua một nhân viên hỗ trợ dự án. Khi KH có vấn đề cần hỗ trợ thì sẽ liên hệ trực tiếp với người này hoặc qua hotline để trao đổi trực tiếp. Tùy vấn đề gặp phải, nhân viên hỗ trợ sẽ lọc ra. Nếu thuộc về lỗi hệ thống, bộ phận hỗ trợ sẽ đi theo quy trình nội bộ của Smartlog. Nếu là yêu cầu mới thì chuyển sang bộ phận triển khai.
Việc phân tích sẽ phụ thuộc vào hai yếu tố chính:
- Nghiệp vụ của các hoạt động kinh doanh: Về nghiệp vụ thực tế bên ngoài hay những vấn đề của Doanh nghiệp, tôi và các thành viên trong đội ngũ luôn chủ động đặt mình vào vị trí của những người làm kinh doanh, người điều hành để thấu hiểu vấn đề theo từng khía cạnh nghiệp vụ của hoạt động kinh doanh, đảm bảo phân tích đúng và thiết kế chính xác từng tính năng của giải pháp.
- Hệ thống: Cùng với đó, chúng tôi cũng phải xem lại hệ thống của mình sẽ làm được gì, những tính năng nào, chiến thuật vận hành nào mà hệ thống làm được và giải quyết được những vấn đề đã nêu trên.
3. Việc tùy chỉnh tính năng bổ sung cho hệ thống thông thường sẽ kéo dài trong bao lâu? Làm sao để đảm bảo những tính năng được tùy chỉnh này có phù hợp với nhu cầu của KH?
Thời gian trung bình cho mỗi tính năng sẽ kéo dài khoảng 2 tuần. Một số tính năng đặc biệt và phức tạp hơn sẽ kéo dài lâu hơn, thông thường sẽ mất khoảng 4-8 tuần để xây dựng.
Dù là những tính năng cơ bản hay tính năng đặc biệt thì sau khi khảo sát, nhận yêu cầu của KH và phân tích thì đội ngũ phân tích sẽ có một buổi để trình bày và thảo luận với KH về những giải pháp được đề xuất phù hợp với mô hình hiện tại. Chúng tôi sẽ cùng KH xem xét vấn đề dưới nhiều khía cạnh để đảm bảo các giải pháp này sẽ giúp KH tối ưu hóa vận hành, giải quyết tốt những vấn đề đặc thù của tổ chức mà không bị sai hay lệch hướng.
4. Theo đánh giá của chị Ánh, Giải pháp quản lý vận tải STM của Smartlog sẽ giúp KH giải quyết được những vấn đề nào?
Đa phần khi Doanh nghiệp tìm đến giải pháp quản lý vận tải STM đều gặp nhiều khó khăn trong điều phối và giám sát vận chuyển. Nhưng với thói quen và kinh nghiệm lâu năm trong ngành, họ cứ nghĩ mình sẽ làm tốt với cách quản lý truyền thống mà không cần một phần mềm quản lý nào. Tuy nhiên khi nhu cầu của người tiêu dùng ngày càng thay đổi và không ngừng nâng cao, các Doanh nghiệp đối tác của họ cũng dần chuyển đổi số, quản lý bằng những hệ thống hiện đại, thông minh. Điều này bắt buộc họ cũng phải chấp nhận chuyển đổi để cải tiến về mặt quy trình, nâng cao chất lượng phục vụ. Sau nhiều dự án, tôi nhận thấy KH sử dụng Giải pháp quản lý vận tải STM đều có những cải thiện đáng kể:
- Thứ nhất, quy trình của KH sẽ rõ ràng hơn, việc quản lý vận tải sẽ trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn rất nhiều lần so với trước, đảm bảo tất cả mọi người đều hoạt động trên cùng một nền tảng.
- Thứ hai, luồng thông tin đảm bảo rõ ràng, minh bạch.
- Những tính năng đặc thù như Auto Planning giúp KH tự động hóa việc lên kế hoạch và điều phối vận tải, tối ưu được quãng đường di chuyển và tiết kiệm thời gian trong việc lên kế hoạch hằng ngày, chi phí vận chuyển theo đó cũng sẽ giảm đi đáng kể.
- Với tính năng Track & trace giúp KH kiểm soát được toàn bộ quá trình vận chuyển theo thời gian thực, hạn chế được các tình trạng như giao hàng sai giờ, sai địa điểm, lệch tuyến đường…. Người Quản lý có thể dễ dàng theo dõi, kiểm soát tình trạng giao hàng, trích xuất được thông tin, dữ liệu bất cứ lúc nào và có quyết định nhanh chóng, kịp thời nếu có xảy ra sự cố.
- Ngoài ra, Smartlog còn hỗ trợ tùy chỉnh, bổ sung thêm tính năng ngoài những tính năng cơ bản để phù hợp, sâu sát với mô hình kinh doanh của KH, giúp KH giải quyết triệt để những vấn đề trong hoạt động vận hành của chính mình.
Vâng xin cảm ơn những chia sẻ của chị Ánh. Chúc chị và đội ngũ sẽ ngày càng phát triển để phục vụ nhiều khách hàng hơn trong thời gian tới nhé!
Smartlog hy vọng những chia sẻ của bạn Ánh qua bài phỏng vấn này sẽ giúp các KH của Smarlog phần nào hiểu rõ hơn về quy trình làm việc cũng như sự đầu tư nghiêm túc, chuyên nghiệp, tập trung cao độ của Smartlog dành cho mỗi KH, mỗi dự án. Xin cảm ơn và hẹn gặp lại ở số sau của chuyên mục Smartlog Warriors.
Bài viết liên quan: