Giải pháp SWM – Quản lý công nợ bao bì cho doanh nghiệp đồ uống hàng đầu Việt Nam

Khách hàng của chúng tôi

Khách hàng của chúng tôi là doanh nghiệp hoạt động trong ngành đồ uống Việt Nam. Sản phẩm của công ty với mục tiêu thỏa mãn và đáp ứng nhu cầu đồ uống theo chuẩn mực an toàn vệ sinh thực phẩm và bảo vệ môi trường. 

Tháng 12/2020, doanh nghiệp với sự đồng hành của những ”chiến binh không mỏi” Smartlog chính thức hoàn tất cuộc hành trình dài 12 tháng khi chuyển đổi thành công hệ thống logistics tiên tiến, toàn diện và chuẩn mực trong ngành F&B theo quy mô lớn. Cả hai dự án thắp sáng kho hàng không giấy tờ với phần mềm quản lý kho hàng SWM và phần mềm quản lý vận tải STM được thiết kế theo đặc thù và triển khai một cách thần tốc. 

Bối cảnh 

Khách hàng của chúng tôi có hơn 100 kho và nhà máy trên toàn quốc. Nhằm phục vụ cho hoạt động báo cáo công nợ bao bì, các nhân sự của Phòng bao bì phải quản lý và xử lý hàng triệu dữ liệu vào cuối mỗi tháng thông qua các file excel. Công nợ bao bì bao gồm số lượng bao bì phải thu và phải trả của một pháp nhân (Nhà máy, kho, trung tâm phân phối…)  trong một giai đoạn cụ thể.

Sau khi kiểm tra, đối chiếu và hoàn thành báo cáo, nhân sự phải gửi email thủ công đến từng kho hoặc Nhà cung cấp. Tương tự, nếu có phát sinh giao dịch luân chuyển bao bì giữa các kho, nhân sự cũng là người chủ động gửi email để thực hiện các giao dịch đó. 

Việc này mang đến nhiều bất cập cho doanh nghiệp:

• Mất nhiều thời gian và công sức. 
• Việc quản lý dữ liệu theo cách thức thủ công tiềm ẩn nhiều rủi ro, dễ xảy ra sai sót
• Khả năng phát sinh các khoản chi phí không đáng có. 
• Về lâu dài có thể gây nên những ảnh hưởng đến lợi nhuận của toàn doanh nghiệp. 

Bài toán không hề đơn giản này buộc Smartlog phải ngồi lại cân nhắc và nghiên cứu để có thể tìm ra cách giải quyết cho những thách thức mà khách hàng của chúng tôi đã đặt ra. 

Mục tiêu dự án quản lý công nợ bao bì

Những mục tiêu quan trọng của dự án quản lý công nợ bao bì: 

• Theo dõi, quản lý các khoản công nợ phải thu hoặc phải trả, tình trạng tồn kho thực so với công nợ để doanh nghiệp có thể ra các quyết định kịp thời và chính xác hơn trong việc điều chuyển bao bì từ đó đạt được sự tối ưu chi phí đồng thời đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh trên toàn hệ thống
• Truy xuất được Báo cáo công nợ bao bì của toàn hệ thống, từng pháp nhân, từng kho và tồn kho tương ứng theo thời gian thực
• Truy xuất được dữ liệu Báo cáo công nợ bao bì tại bất kỳ thời điểm nào trong quá khứ
• Truy xuất được chi tiết công nợ của từng kho theo từng giao dịch nhập, xuất, hạch toán
• Tạo/ in ra được các Bảng đối chiếu công nợ cho từng pháp nhân theo mẫu yêu cầu
• Báo cáo công nợ bao bì được tự động cập nhật khi phát sinh giao dịch với mã sản phẩm, mã kho mới

Giải pháp của Smartlog

Sau nhiều lần nghiên cứu và thảo luận cùng với khách hàng, Smartlog đã quyết định thiết kế mới một module riêng biệt dành để quản lý công nợ cho Phòng bao bì, tích hợp với Hệ sinh thái logistics 4.0 mà khách hàng từng triển khai thành công trước đó. 

Module Returnable Packaging Management

Module được thiết kế dành cho tính năng quản lý công nợ bao bì, tích hợp trên hệ thống SWM của Smartlog, với các chức năng chính:

• Tạo Thông báo điều chuyển (đi kèm với Thông báo giao hàng hoặc không đi kèm) để ghi nhận các giao dịch phát sinh công nợ
• Gửi email thông báo đến các kho liên quan
• Theo dõi thực hiện tiến độ Thông báo điều chuyển
• Trích xuất danh sách Thông báo điều chuyển bằng file excel

Việc quản lý công nợ bao bì bằng module Returnable Packaging Management giúp doanh nghiệp ghi nhận được dữ liệu công nợ bao bì và tồn kho bao bì theo thời gian thực. Từ đó tạo thế chủ động trong việc điều chuyển bao bì giữa các kho và nhà máy, góp phần tối ưu chi phí và đáp ứng nhanh chóng những nhu cầu về sản xuất, kinh doanh trên toàn hệ thống.

Portal – Report

Chức năng dùng để tổng hợp toàn bộ dữ liệu và hiển thị dưới dạng báo cáo, biểu đồ trực quan bao gồm:

• Toàn bộ giao dịch nhập, xuất của tất cả các kho trên hệ thống
• Tổng hợp và hiển thị công nợ của các kho 
• Công nợ bao bì và tồn kho bao bì của từng kho.
• Cho phép tải báo cáo dưới dạng dữ liệu thô (Tải báo cáo excel) và Báo cáo theo mẫu thiết kế (Báo cáo công nợ)

Dựa vào các báo cáo này, nhân sự của Phòng bao bì có thể rút ngắn được quy trình và thời gian kiểm tra, đối chiếu dữ liệu với các bên liên quan. 

Kết quả đạt được sau đó

Đây là một dự án khá đặc biệt vì triển khai hoàn toàn bằng hình thức online (trong thời gian giãn cách xã hội). Dự án kéo dài trong 3 tháng (từ cuối tháng 6 đến đầu tháng 10/2021) và ghi nhận những sự cải thiện rõ rệt theo những gì Smartlog và khách hàng đã đề ra trước đó:

• 100% vận hành bằng hệ thống quản lý kho hàng SWM
• Dữ liệu công nợ bao bì và tồn kho bao bì thực tế được ghi nhận theo thời gian thực chi tiết theo từng mã hàng tại từng kho, hiển thị trực quan dưới dạng biểu đồ 

• Chủ động tạo Thông báo điều chuyển bao bì giữa các kho dựa trên dữ liệu tổng hợp công nợ bao bì trực quan 
• Theo dõi tiến độ thực hiện Thông báo điều chuyển tại từng kho phát sinh điều chuyển công nợ bao bì (Thêm mới, đang thực hiện, hoàn thành) 

• Thông báo điều chuyển tạo mới được tự động gửi email thông báo đến các kho phát sinh điều chuyển công nợ bao bì
• Mỗi sự thay đổi, cập nhật thông tin được tự động gửi email thông báo đến các kho liên quan
• Kết xuất báo cáo công nợ bao bì giữa các pháp nhân định kỳ trong khoảng thời gian

Dự án quản lý công nợ bao bì là một trong những bước ngoặt nhằm mục đích thay đổi vận hành ngành đồ uống Việt Nam với kế hoạch chuyển đổi bao bì một sở hữu. Dự án đã Go-live thành công được nhiều tháng và chỉ còn những bước cuối cùng sẽ tiến hành nghiệm thu. 

Thông qua dự án này, chúng tôi dần nhận ra “cuộc chơi” chuyển đổi số ngày càng được nâng cấp về độ khó, đòi hỏi chúng ta, những công công ty tư vấn, hỗ trợ chuyển đổi số như Smartlog cùng các doanh nghiệp phải hợp tác, cùng suy luận để tìm được những hướng đi chung.