Giải pháp kho hàng Unidepot: Từ thiết kế đến vận hành

Giới thiệu Unidepot

Unidepot là công ty trong lĩnh vực kho bãi hậu cầu từ năm 2015, hiện đang sở hữu 4 nhà kho với tổng diện tích hơn 35.000 m².

Gần đây, Sàn thương mại điện tử Tiki và công ty cung cấp dịch vụ logistics Unidepot vừa ký kết hợp tác chiến lược, theo đó Unidepot trở thành đơn vị cung cấp kho bãi cho hệ thống trung tâm vận hành (fullfilment center) của Tiki.

Khó khăn & thách thức dự án kho Unidepot

1. Kho xây mới hoàn toàn, chưa thiết kế layout có thiết bị vận hành

Việc chú trọng thiết kế layout hay các lối đi trong kho giúp tối ưu các hoạt động xuất nhập, kiểm tra, tìm kiếm, bóc dỡ vận chuyển ra vào tiện lợi, không mất nhiều thời gian.

• Khu vực giao nhận hàng hóa
• Khu vực quản lí điều hành kho
• Khu vực chứa Pallet
• Khu vực đậu xe nâng, xe đẩy hàng
• Lối đi chính, lối đi phụ trong kho
• Khu vực chứa hàng: có hoặc không có kệ kho chứa hàng

Mục tiêu thiết kế:

• Tối thiểu thời gian luân chuyển của một đơn hàng;
• Tối đa không gian sử dụng;

2. Chưa có nhiều kinh nghiệm vận hành & quản lý kho

Việt thiết kế được quy trình quản lý hàng hóa tốt sẽ giúp hạn chế các sự cố như thất thoát hư hại, chậm trễ,…giúp các khâu từ  lưu trữ đến bán hàng của doanh nghiệp và khách hàng Unidepot diễn ra trơn tru, đạt hiệu quả tối đa.

Giải pháp của Smartlog

1. Tư vấn thiết kế layout, xây dựng hệ thống crack

• Phân tích tốc độ lưu trữ, tốc độ nhập xuất theo từng phương án vận hành
• Đề xuất trang thiết bị
• Sơ đồ hệ thống nhân sự, KPI
• Hướng dẫn quản lý kho hàng theo các nguyên tắc chuẩn.

2. Xây dựng quy trình vận hành hàng FMCG

• Tư vấn phương án vận hành giải pháp quản lý kho hàng và cross-docking đối với những ngành hàng khác;
• Tư vấn quy trình: nhập – xuất – soạn – trả hàng – hủy hàng
• Quy trình vận hành kho khi sử dụng WMS.

3. Chuẩn hóa Master data cho hệ thống kho

Quản lý dữ liệu tập trung (Master data) giúp xác định – quản lý dữ liệu quan trọng để trao đổi và tích hợp dữ liệu với các nhà cung cấp, khách hàng. Tối ưu giúp quản lý, kiểm soát và chia sẻ dữ liệu hiệu quả.

4. Chiến thuật Putaway, Allocate theo tính chất của mặt hàng quản lý

• Thiết lập chiến thuật sắp xếp hàng hoá theo khu vực, đặc tính hàng hoá, kích thước, tốc độ di chuyển hàng hoá, tốc độ luân chuyển tồn kho,…
• Chỉ định chính xác đến từng vị trí cất hàng và soạn hàng  tự động. Thiết lập tối ưu vị trí và đường đi cho người dùng.
• Kết hợp thiết bị ngoại vi, ghi nhận thao tác của người dùng theo thời gian thực.
• Thiết lập chiến thuật lấy hàng theo FIFO, theo shelf-life, ngày sản xuất, ngày hết hạn, Batch, Lot, BOM, Kit…

5. Áp dụng máy quét handheld và Barcode để vận hành.

Một tính năng đặc biệt của hệ thống SWM là có thể kết nối với các thiết bị ngoại vi (RF/ Handheld) và các ứng dụng về Internet of Thing (IoT) để cải thiện các hoạt động trở nên linh động và theo dõi theo thời gian thực (realtime) trong vận hành kho.

• Nhập hàng hoá đúng giờ, đúng số lượng.
• Soạn hàng và xuất hàng bằng handheld chính xác, tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Kiểm tra thông tin, tình trạng hàng hóa.
• Di chuyển hàng trong kho trực tiếp bằng handheld.
• Chủ động kiểm soát bằng handheld & barcode tiết kiệm thời gian và chi phí giấy tờ.

6. Design các báo cáo đặc thù trên hệ thống SWM – tính năng Billing

• Kiểm soát toàn diện tất cả các giao dịch với tên người dùng, ngày tháng thực hiện
• Truy suất lịch sử thao tác, xuất, nhập, điều chỉnh tồn kho…

Dễ dàng kiểm soát tồn kho bằng biểu đồ trực quan thời gian. Tạo cảnh báo hàng tồn theo ngày sản xuất, ngày hết hạn. Giúp nâng cao chiến lược quản lý và hoạt động kinh doanh.

Kết quả đạt được sau khi triển khai

1. Tối ưu hoạt động Nhập, xuất hàng bằng Handhled

Đặc thù của kho làm hàng FMCG là luân chuyển nhanh hay còn gọi là Cross docking. Trước khi có hàng nhập là đã có thông tin cho đơn hàng xuất. Thủ kho sẽ soạn trước những hàng đang có trong tồn kho ra khu vực chờ xuất. Sau khi nhà cung cấp chuyển hàng đến kho và thực hiện nhập hàng trên hệ thống.

2. Quản lý chính xác tồn kho 100%

Tại Việt Nam, giải pháp quản trị kho hàng (WMS) vốn dĩ ít được quan tâm. Phần lớn doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ đều đặt nặng vấn đề “có người tin tưởng là được”, hơn là việc “cần có một giải pháp chuẩn để quản trị”. Cho nên, Excel cứ thế là một công cụ chính trong cập nhật số liệu kho.

3. Phân chia layout rõ ràng theo khu vực chẵn lẻ

Một đặc thù của ngành là xuất hàng chẵn lẻ đồng thời trên 1 xe hoặc theo 1 đơn hàng. Nếu như trước đây, hàng để thùng chẵn và xé lẻ gói quy tụ lại một chỗ, việc lấy hàng không có quy định nào. Nhân viên giao nhận muốn có thể lấy chẵn thùng hoặc tự do xé thùng ra để lấy lẻ gói.

Kết qua là số lượng hàng thất thoát rất lớn, không kiểm soát được hết hạn trước xuất trước. Nhận thấy vấn đề này, Smartlog tiến hành phân khu vực chẵn lẻ rõ ràng. Khu vực chẵn chỉ được chứa thùng và khu vực lẻ là nơi tập kết hàng lẻ gói.

4. Chuẩn hoá quy trình nhập,xuất, trả hàng được vận hành

Quy trình nhập kho: Chiến thuật sắp xếp hàng hoá (Putaway) thông minh, giúp tối ưu thời gian chờ, không gian kho, tự động hoá các công việc lặp đi lặp lại: kiểm đếm, cất hàng, di chuyển trong kho,…

Quy trình xuất kho: Thiết lập chiến thuật soạn hàng, châm hàng theo đơn hàng, nhóm hàng, khu vực, đơn gộp (wave picking), tận dụng tối đa thiết bị, tối ưu hoá quãng đường di chuyển trong kho.

Trả hàng: Theo dõi và quản lý các trạng thái – vị trí hàng hoá trả về, hàng bị lỗi, hư hỏng,… trên giao diện báo cáo riêng biệt.

5. Giảm thiểu tối đa việc thao tác của con người trên hệ thống.

Tự động hoá vận hành kho: nhập liệu, báo cáo,… dựa trên các thiết bị công nghệm, tránh phụ thuộc vào kinh nghiệm của nhân viên của quản lý kho, nhân viên nhập liệu

6. Xây dựng biểu mẫu báo cáo có đầy đủ thông tin  – Không sử dụng excel cho việc tính sản lượng

Dễ dàng kiểm soát tồn kho bằng biểu đồ trực quan thời gian. Tạo cảnh báo hàng tồn theo ngày sản xuất, ngày hết hạn. Giúp nâng cao chiến lược quản lý và hoạt động kinh doanh. Biểu mẫu báo cáo có đầy đủ thông tin cần thiết, giúp lãnh đạo Unidepot đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời.

7. Sử dụng Thiết bị handle để kiểm tra tồn, di chuyển hàng…

“ Giải pháp của Smartlog chuyên nghiệp, có thể đáp ứng được nhiều yêu cầu đặc thù của Unidepot. Đội ngũ triển khai của Smartlog rất nhiệt tình, hỗ trợ khách hàng tốt ”. Trương Đình Anh Việt – Quản lý kho Unidepot