Doanh nghiệp có nhất thiết chuyển đổi số kho hàng?

Kho bãi là một thành phần vô cùng quan trọng đối với hầu hết các Doanh nghiệp (DN), đặc biệt là DN kinh doanh lĩnh vực logistics và chuỗi cung ứng. Có thể nói, nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra ở phía kho hàng hoặc kho hàng hoạt động không hiệu quả đều có nguy cơ dẫn đến tình trạng nghẽn chuỗi cung ứng.

Do đó, nhằm đáp ứng tốt những biến chuyển của một nền kinh tế hiện đại và phát triển nhanh chóng như hiện tại, các nhà lãnh đạo dần thay đổi tư duy và tham gia vào quá trình chuyển đổi số để tối ưu hóa vận hành kho, nâng cao chất lượng dịch vụ chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, cũng có DN vẫn giữ nguyên quan điểm vận hành và quản lý kho theo cách truyền thống kho hàng và cả DN vẫn tồn tại và phát triển hàng chục năm qua. Ý kiến của bạn về vấn đề này như thế nào? DN có nhất thiết chuyển đổi số kho hàng để tiếp tục tồn tại và phát triển? 

Để DN có nhiều dữ liệu hơn trong việc quyết định có nên chuyển đổi số kho hàng hay không, Smartlog đã có một buổi phỏng vấn anh Phạm Gia Đạt – Phó Trưởng phòng triển khai giải pháp quản lý kho hàng SWM (Smartlog Warehouse Management System). Anh là người trực tiếp làm việc cùng các DN, trực tiếp tham gia quá trình khảo sát kho bãi và đề xuất giải pháp phù hợp với thực tế vận hành kho của khách hàng. Nhờ có anh Đạt và đội ngũ triển khai, nhiều dự án chuyển đổi số kho hàng SWM đã được triển khai thành công. Anh Đạt được rất nhiều khách hàng đánh giá là một người có chuyên môn và tư duy cao về mặt hệ thống. Đặc biệt, anh luôn nghiêm túc và tâm huyết đối với những dự án của mình.

1. Xin chào anh Đạt, là người trực tiếp tham gia quá trình khảo sát và triển khai giải pháp quản lý kho hàng SWM cho nhiều DN, anh Đạt đánh giá như thế nào về thực trạng vận hành kho hiện nay của các DN? 

Hồi còn ở Đại học, tôi theo học chuyên ngành logistics và quản lý chuỗi cung ứng. Ở trường thì tôi học được rất nhiều thứ nhưng sau nhiều năm ra làm thực tế, tôi nhận thấy “Đời không như là mơ”: 

Thứ nhất, quy trình quản lý kho của các DN còn rất thủ công. Dữ liệu, chứng từ được quản lý chủ yếu bằng sổ sách hoặc excel.

 Thứ hai, việc quản lý phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố con người (nhân lực). Đa phần những người làm logistics, họ thường từ ngành khác chuyển sang bởi vì họ nghĩ ngành này dễ, chỉ cần có kiến thức của ngành, lĩnh vực họ đã làm là được. Trong vận hành kho, con người sẽ quản lý mọi hoạt động liên quan đến hàng hóa, số liệu, thống kê, báo cáo,… Nhiều trường hợp phụ thuộc thủ kho đến nổi thủ kho làm việc 4,5 năm nhưng chưa từng nghỉ phép 1 ngày. Thiếu một ngày là cả kho không vận hành được. Người ta thường nói đùa với nhau “Thủ kho to hơn thủ trưởng” là vậy.

Thứ ba, thường DN sẽ nghĩ đến nhiều cách để cải tiến như cải tiến về chiến thuật vận hành, tái sắp xếp mặt bằng sao cho hiệu quả nhưng đôi khi để cải tiến cho kho hàng được vận hành một cách hiệu quả nhất, DN chỉ cần thay đổi quy trình và bổ sung thêm công cụ, hệ thống là được.

Thứ tư, khi đầu tư vào hệ thống nước ngoài thì chi phí đầu tư (con người, thiết bị công nghệ) khá lớn và cũng không hiệu quả ở thị trường Việt Nam.

Cuối cùng, vấn đề lớn nhất là nhân lực logistics Việt Nam còn thiếu tư duy về hệ thống. Ngành logistics đang rất “khát” nhân lực được đào tạo đúng chuyên môn, chuyên ngành.

2. Có nhiều quan điểm cho rằng : Nhiều DN bao gồm các DN lớn không cần chuyển đổi số vẫn có thể tồn tại và phát triển tốt . Anh nghĩ như thế nào về quan điểm này?

Tôi hoàn toàn không đồng ý với quan điểm này. Trong giai đoạn nền kinh tế phát triển nhanh như hiện tại, không chuyển đổi số đồng nghĩa với việc chấp nhận thụt lùi. Vai trò của kho bãi ngày càng quan trọng hơn đối với một DN. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến vấn đề lưu trữ và quản lý hàng hóa. Bằng chứng là đại dịch COVID-19 vừa qua khiến nhiều DN không thể vận hành kho một cách bình thường do nhiều quy định khắt khe về phòng chống dịch. Thiếu hụt nhân lực, thiếu nguyên vật liệu, thiếu hàng, chậm trễ…khiến DN phải đối mặt với nguy cơ đứt gãy chuỗi cung ứng, chất lượng hàng hóa giảm sút, tổn thất nhiều chi phí cùng với nhiều hệ lụy khác. 

Chuỗi cung ứng có vai trò quan trọng trong việc đưa hàng hóa từ lúc sản xuất đến tay người tiêu dùng. Nếu DN liên tục phát triển mà chuỗi cung ứng không phát triển thì sẽ tạo thành một nút thắt trong mô hình phát triển của DN. Và chuỗi cung ứng sẽ trở thành rào cản nếu không làm tốt được 3 yếu tố:

•  Yếu tố dịch vụ: Chuyển đổi số chuỗi cung ứng giúp DN cung cấp đúng hàng hoá, đúng sản phẩm, đúng thời điểm,…từ đó gia tăng sự hài lòng của khách hàng. 
• Yếu tố chi phí: Chuỗi cung ứng quyết định chi phí vận hành cao hay thấp, tránh mất mát, nhầm lẫn hàng hóa. Khi DN quản lý và kiểm soát chuỗi cung ứng không tốt, khách hàng sẽ có nhu cầu đổi trả hàng (còn gọi là chuỗi cung ứng ngược), chi phí cho chuỗi cung ứng ngược cao hơn rất nhiều so với chuỗi cung ứng xuôi. Vì vậy, nếu chúng ta làm tốt ngay từ đầu thì sẽ hạn chế được tình trạng này và các khoản chi phí phát sinh.
• Số liệu: Chuyển đổi số chuỗi cung ứng giúp cung cấp dữ liệu một cách minh bạch, trực quan và hỗ trợ con người trong việc ra quyết định nhanh chóng.

Theo tôi, việc chuyển đổi số chuỗi cung ứng là câu chuyện sớm hay muộn gì cũng phải làm. Càng muộn thì càng khó làm, DN càng khó mở rộng quy mô và phát triển.

3. Các DN anh đã triển khai giải pháp quản lý kho hàng SWM có những cải thiện như thế nào so với trước?

Sau khi triển khai SWM thì tôi nhận thấy DN có những điểm cải thiện rất rõ rệt như: Hệ thống hỗ trợ phục vụ mô hình kho của DN; Năng suất tăng, thao tác chính xác, không nhầm lẫn thông qua việc scan mã hàng bằng handheld (thiết bị cầm tay). Lúc đó hệ thống sẽ quản lý và kiểm tra lại thông tin giữa yêu cầu và thực tế làm hàng; 

Cùng với đó, sau khi thay đổi quản lý bằng hệ thống, DN tăng khả năng truy vết và kiểm soát dòng thông tin. Thông tin được cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp các cấp quản lý, lãnh đạo có thể nhanh chóng ra quyết định, không cần mất thời gian chờ tổng hợp số liệu, dữ liệu như trước; Cải thiện tình trạng “Paperless” trong kho, có nghĩa là loại bỏ giấy tờ, chứng từ thủ công, từ đó giúp giảm thiểu chi phí giấy tờ. Đồng thời tiết kiệm được rất nhiều thời gian tổng hợp, báo cáo số liệu trong ngày; Dữ liệu trung thực và minh bạch theo thời gian thực. Người quản lý hoặc lãnh đạo có thể trực tiếp kiểm soát và theo dõi từ xa.

4. Trong quá trình triển khai dự án thường xảy ra những khó khăn gì? Cách anh và DN đối tác cùng giải quyết, khắc phục những khó khăn đó?

Nói về khó khăn thì khó khăn lớn nhất đối với tôi lại quay về yếu tố “con người”. Con người quen với cách làm việc cũ (cách làm thủ công và dựa trên kinh nghiệm là chính). Khi đó chuyển đổi số như một cuộc cách mạng, phải trải qua nhiều nỗi đau và thậm chí là đổ máu. Con người lúc đó bắt buộc phải thay đổi. Khi đó chúng ta sẽ cần 2 vai trò:

• Về phía DN: Đầu tiên DN phải xác định rõ nhu cầu, chính sách và nguyện vọng đối với dự án chuyển đổi số. Thứ hai xác định rõ yêu cầu của dự án (dự án cần đạt được cái gì? Phải thay đổi được gì?). Tiếp theo là vấn đề truyền thông. DN phải là người làm chủ trong một công cuộc truyền thông cho chính nội bộ DN của mình và cuối cùng DN phải có một sự quyết tâm rất lớn, quyết tâm thực hiện, sẵn sàng cung cấp nhân lực và hỗ trợ hết mình để hoàn thành dự án. 
• Về phía Smartlog: Khi dự án gặp khó khăn, đội ngũ triển khai phải giữ vững ý chí, quyết tâm và sự nhiệt tình, sẵn sàng hỗ trợ khách hàng, cùng thảo luận đưa ra phương án để giải quyết. Bên cạnh đó, sản phẩm phải được thiết kế sao cho đủ độ linh hoạt và đáp ứng sâu sát với thực tế vận hành của DN. Và sau cùng, quy trình triển khai phải hiệu quả, tinh gọn, thực tế với khách hàng sao cho đội ngũ nhân lực của khách có thể nhanh chóng thích nghi và hòa hợp, ứng dụng tối một hệ thống quản lý mới.

Vâng xin cảm ơn những chia sẻ vô cùng giá trị của anh Đạt. Chúc anh và đội ngũ triển khai sẽ gặt hái được nhiều thành công trong năm mới 2022.

Smartlog tin rằng, qua những chia sẻ của anh Gia Đạt, các DN sẽ có thêm nhiều dữ liệu phục vụ cho việc ra quyết định chuyển đổi số cho kho hàng của chính mình. Hẹn gặp lại ở số sau của chuyên mục Smartlog Warriors.