fbpx

Chuỗi cung ứng thời di động: Thách thức hay cơ hội?

Chuỗi cung ứng thời di động: Thách thức hay cơ hội?

Đâu là những cơ hội và thách thức cho quản lý chuỗi cung ứng trong bối cảnh công nghệ di động đang phát triển bùng nổ hiện nay? Liệu rằng những công nghệ như 5G, iPhone và các thiết bị không dây có làm nên một cuộc cách mạng trong quản lý chuỗi cung ứng? Nhiều nỗ lực tiên phong đang dần dần chứng minh cho vấn đề này. Thách thức hay cơ hội, câu trả lời thuộc về bạn!

1. Những vấn đề của chuỗi cung ứng ngày nay

Trong ngành công nghiệp phân phối của thế giới, do sự ảnh hưởng của cạnh tranh, sự toàn cầu hóa và nhu cầu ngày càng tăng của người tiêu dùng, vai trò của nhà sản xuất, phân phối, bán sỉ, bán lẻ đã bắt đầu bị lu mờ. Ông Greg Aimi, Giám đốc nghiên cứu chuỗi cung ứng của tổ chức AMR cho rằng “Ngay cả khi sản phẩm xuất xưởng từ những nhà máy ở Châu Á với giá khoảng vài cent, các nhà phân phối vẫn phải chịu áp lực ngày càng tăng để giảm giá thành – đồng thời lại phải nắm giữ hàng tồn kho lâu hơn nữa”.  Nhà bán lẻ ngày càng trở nên quyền lực và lấn sâu vào những vai trò khác trong chuỗi phân phối. Họ đã phớt lờ những nhà phân phối và bán sỉ để vừa có thể giảm giá sản phẩm vừa được lợi nhiều hơn.

Cho dù đang ở phân đoạn nào của chuỗi cung ứng – nhà sản xuất, phân phối, bán sỉ hay bán lẻ – thì bạn cũng phải đối mặt với tình hình tỷ suất lợi nhuận ngày càng thu hẹp, vòng đời sản phẩm ngày càng ngắn và kỳ vọng ngày càng cao của khách hàng. Cách duy nhất để có thể tồn tại và phát triển trong một môi trường như vậy là bạn phải gia tăng tốc độ vận hành của cả quy trình trong khi không được hi sinh chất lượng hoặc mức dịch vụ mà bạn đang cung cấp. Chuỗi cung ứng của bạn cần tính linh hoạt!

2. Sự cơ động giúp chuỗi cung ứng tinh gọn hơn

Sự cơ động giúp loại trừ những khoảng thời gian hao phí bị ẩn trong cả quá trình hoạt động. Nếu không cơ động, toàn bộ quá trình sẽ bị phụ thuộc vào các ứng dụng chỉ có thể truy cập qua máy tính bàn, buộc toàn bộ việc kinh doanh phải dựa vào các chứng từ giấy tờ để truyền đạt và thu thập thông tin từ các nhân viên. Tuy nhiên chính những quy trình dựa dẫm hoàn toàn vào giấy tờ như vậy lại hao tốn gấp đôi lượng thời gian cần thiết – thời gian để viết thông tin ra giấy rồi sau đó lại đồng bộ hóa chính những thông tin này vào máy tính. Kiểu quản lý thông tin chồng chéo như vậy chính là nguyên nhân dẫn tới tình trạng sử dụng thời gian không hiệu quả, chi phí nhân công cao và mức độ sai sót vượt ngoài tầm kiểm soát.

Thông qua việc xây dựng sự cơ động cho chuỗi cung ứng, các ứng dụng công nghệ sẽ được chuyển từ một máy tính văn phòng sang các thiết bị di động, những công cụ công nhân cần để tự động hóa cả quy trình. Công nhân có thể truy cập và ghi nhận thông tin thực tại mỗi thời điểm. Những thao tác bằng tay sẽ được thay thế bằng những tính toán dựa trên thông tin thực. Lấy ví dụ, khi nhập hàng tại cảng, mã vạch trên pallets sẽ được scan nhanh chóng để đối chiếu với máy tính và quyết định kiện hàng này nên được đưa vào kho hay tiếp tục được đưa lên tàu vận chuyển ngay lập tức. Như vậy, bất kể bạn đang quản lý hàng trong kho, đang vận chuyển hay quản lý giao nhận, tính cơ động trong chuỗi cung ứng sẽ “vắt cạn” sự kém hiệu quả ra khỏi các quy trình kinh doanh của bạn mà chắc chắn không làm gia tăng chi phí, không phải hi sinh chất lượng sản phẩm cũng như chất lượng dịch vụ hiện có.

Cuối cùng, với sức mạnh của sự cơ động, doanh nghiệp có thể ứng dụng nguyên tắc “tinh gọn” trong sản xuất, cho phép có sự kết nối chặt chẽ hơn giữa bộ phận  sản xuất, bán hàng và hậu cần. Kết quả của sự thắt chặt đó chính là một chuỗi cung ứng tinh gọn mà tất cả thành viên trong doanh nghiệp cũng như những thành viên khác trong chuỗi đều có thể gặt hái rất nhiều lợi ích.

3. Sự cơ động và từng hoạt động của chuỗi cung ứng

Nhà kho

Đối với nhà sản xuất cũng như nhà phân phối, kho bãi là địa điểm rất quan trọng trong hoạt động doanh nghiệp, đó là trung tâm mà tất cả mọi thứ phải đi qua – từ nguyên liệu thô đợi đưa vào sản xuất đến thành phẩm đã hoàn tất đợi xuất xưởng. Với sự cơ động, tất cả các nghiệp vụ được thực hiện tại kho bãi đều có thể có những cải tiến rất quan trọng

Nhận hàng: Công nhân trực tiếp tại cảng nhận có thể vừa ghi nhận mã hàng vừa có thể kết nối với cơ sở dữ liệu (CSDL) các đơn đặt hàng ngay trên thiết bị di động của mình, đối chiếu và quyết định sẽ đưa hàng vào kho hay tiếp tục vận chuyển qua những cảng khác. 

Đưa hàng vào kho: Nếu hàng cần được đưa vào kho để cất giữ, hệ thống sẽ cung cấp thông tin trực tiếp vào thiết bị di động của công nhân về địa điểm chính xác để cất giữ và con đường ngắn nhất để di chuyển đến đó. Khi đến nơi, hệ thống đọc mã vạch (RFID) sẽ bảo đảm hàng được đặt vào đúng kệ và hệ thống sẽ tự động ghi nhận điều này ngay lập tức.

Chuyển hàng: Nếu hàng cần được tiếp tục chuyển đi, trong quá trình vận chuyển, vị trí hiện tại của hàng hóa được cập nhật tự động vào CSDL đơn hàng và khách hàng có thể truy cập để tra cứu thông tin. 

Phân loại: Khi được trang bị những thiết bị di động có thể đeo vào người và có thể kết nối với CSDL các đơn hàng, nhân viên có thể tiến hành công việc phân loại chỉ trong vài giây.

Lấy hàng: Một khi đã biết hàng còn tồn kho hay không và vị trí hàng hóa đang ở đâu, việc lấy hàng để giao trở nên rất nhẹ nhàng và tiết kiệm thời gian. Kết nối với hệ thống có thể giúp công nhân lên danh sách những sản phẩm cần lấy và con đường nhanh nhất để lấy. Ngoài ra, được trang bị máy đọc mã vạch cũng giúp họ đảm bảo giảm sai sót trong quá trình lấy hàng.

Trả hàng: Doanh nghiệp có thể cấp cho công nhân quyền kết nối ngay đến hàng tồn kho, kế toán và các đơn hàng cũng như trang bị cho họ những thiết bị đọc thông tin (mã vạch, RFID) và thiết bị chụp ảnh.  Việc scan thông tin món hàng được trả sẽ hợp thức hóa việc trả hàng ngay lập tức và thiết bị chụp ảnh sẽ được dùng để ghi nhận tình trạng của món hàng, tránh gây tranh cãi sau này. 

Đóng gói và giao hàng: Trước khi sản phẩm được đưa lên xe tải để tiến hành giao hàng, hàng hoá lại một lần nữa được scan để đảm bảo tính chính xác của từng đơn hàng, và dựa vào số lượng hàng cần giao hệ thống sẽ tự động chọn lựa vật liệu và kích cỡ đóng gói phù hợp giúp tiết kiệm bao bì. Sau khi đóng gói, kiện hàng sẽ được dán nhãn và bảo đảm được vận chuyển lên đúng xe tải, theo đó các thủ tục giấy tờ cũng được hoàn tất tại chỗ giúp giảm được rất nhiều thời gian.

Bảo quản tài sản: Sự cơ động có được thông qua việc sử dụng RFID cũng giúp tự động hóa hoàn toàn quá trình kiểm tra tài sản. Khi nhãn RFID được dán trên những sản phẩm quan trọng trong quá trình sản xuất, máy đọc RFID sẽ tự động theo dấu những tài sản đó lúc chúng di chuyển trong nhà kho.

Tất cả những thao tác vừa được liệt kê trên đây sẽ tạo thành một quy trình khép kín nơi thông tin được thu thập và truyền đi một cách tự động, tức thời và hoàn toàn thông qua các thiết bị di động tiện lợi. Tại từng thời điểm trong mỗi thao tác trên, ứng dụng sự cơ động sẽ giúp tăng năng suất, giảm sai sót, tiết kiệm chi phí, thời gian và nguồn lực. Nhưng quan trọng hơn cả, khi sự cơ động được ứng dụng vào các thao tác trong nhà kho, quản lý kho lúc đó có thể ra khỏi văn phòng và quay trở lại tầng kho để có thể giám sát nhân viên và đưa ra những quyết định ứng biến nhanh chóng cho từng trường hợp cụ thể. Lúc này năng suất của người quản lý kho được tận dụng tối đa để gia tăng giá trị tạo ra cho doanh nghiệp.

Quá trình vận chuyển

Vận chuyển là một quá trình mang tính di chuyển cao, điều đó làm cho công tác quản lý trở nên rất khó khăn. Hơn nữa, quá trình này còn bao gồm việc chuẩn bị các chứng từ cho phù hợp với quy định của chính quyền nên thường rất mất thời gian và có nhiều sai sót. Ứng dụng sự cơ động vào những hoạt động bên ngoài 4 bức tường nhà máy sẽ giúp kết nối tất cả tài xế và tài sản dù họ đang ở bất cứ đâu.

Quá trình vận chuyển

Lịch xếp hàng hiệu quả hơn: Khả năng tính toán và xếp hàng lên những xe tải có sẵn sẽ giúp ta tận dụng tối đa diện tích xe tải, giảm độ dài quãng đường phải đi và giảm nhiên liệu trong khi vẫn đảm bảo giao hàng đúng hẹn tại địa điểm cuối cùng. 

Chủ động thay đổi quãng đường: Liên tục trong ngày có những tình huống xảy ra đòi hỏi tài xế phải phản hồi ngay lập tức – ví dụ, khách hàng VIP đang cần hàng khẩn cấp hay một xe tải khác vừa bị hư giữa đường,…  Khi tài xế mang theo thiết bị truyền tin có tích hợp với công nghệ GPS, người điều vận có thể thấy địa điểm hiện tại của tất cả xe tải vả có thể chủ động thay đổi tuyến đường của xe gần nơi đó nhất để bảo đảm chất lượng dịch vụ với mức chi phí thấp nhất.

Tận dụng tài sản tối đa: Những dữ liệu thời gian thực được liên tục cập nhật giúp chúng ta theo dõi được mức độ sử dụng và thời hạn bảo trì của mỗi xe trong đoàn. Đoàn xe nào đang chở ít hàng có thể được loại trừ, những xe nào sắp đến thời hạn bảo trì sẽ được thay phiên đi chăm sóc. Điều này giúp giảm chi phí đầu tư cho xe tải, nhân công, chi phí sửa chữa xe, cũng như chi phí khắc phục sự cố khác do do xe ngừng hoạt động.

Gia tăng dịch vụ khách hàng: Với tất cả dữ liệu liên tục được cập nhật vào hệ thống, bất cứ khi nào có một đơn hàng đang có khả năng trễ hẹn, đèn hiệu sẽ báo và nhân viên có thể chủ động tránh giao hàng trễ hoặc giảm thiểu tác hại bằng cách báo trước với khách hàng.

Xác nhận giao hàng tại từng điểm: Khi thao tác xác nhận giao hàng được tiến hành qua các thiết bị điện tử, tài xế có thể thu thập chữ ký điện tử và đính kèm bức ảnh về tính trạng món hàng rồi ngay lập tức truyền cho văn phòng. Hãy tưởng tượng xem điều này sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp của bạn bao nhiêu về cả mặt thời gian lẫn dịch vụ khách hàng!

Chủ động quản lý mức độ an toàn:Những tính toán này có thể được áp dụng vào việc thu thập và truyền tải những thông tin về thiết bị máy móc của xe, bao gồm việc đột ngột tăng tốc hay giảm tốc. Những thông tin đó là cơ sở để bộ phận quản lý xe đưa ra những cảnh báo về tốc độ hay thói quen lái xe của tài xế và những phán đoán về tình hình xe, giúp doanh nghiệp chủ động quản lý đội ngũ lái xe và tình hình đội xe của mình ngay cả khi họ di chuyển 100% thời gian.

Sân bãi

Trong phân phối, sân bãi là chìa khóa cho sự vận chuyển hằng ngày của hàng hóa – cả hàng tồn kho chuẩn bị vào hoặc những đơn hàng chuẩn bị giao đều phải đi qua cánh cổng này. Thông qua sự tự động hóa, doanh nghiệp có thể hạn chế sai sót và gia tăng lượng hàng hóa ra vào mà không cần phải thuê thêm người hoặc đầu tư thêm tài sản. 

Gia tăng lượng hàng hóa ra vào: Lượng hàng hóa ra vào được gia tăng hơn nhiều do quá trình kiểm tra và đối thông tin từng đơn hàng diễn ra rất nhanh, và đơn giản hơn thông qua hệ thống mã vạch và nhãn RFID. Xe tải sẽ được nhận diện và sản phẩm cũng được đối chiếu với đơn hàng ngày lập tức, tình trạng “kẹt xe” tại cổng gây chậm trễ thời gian giao hàng sẽ không còn diễn ra.

4. Tăng hiệu quả nguồn nhân lực

Ngoài những ứng dụng kể trên về quy trình quản lý hàng hóa, khi ứng dụng sự cơ động vào việc quản lý chuỗi cung ứng, các vấn đề về nhân sự cũng được giải tỏa và công tác quản lý nhân sự sẽ được đưa lên tầm cao mới. Trong khi đổi mới công nghệ quản lý giúp tăng năng suất cho từng bộ phận, hệ thống quản lý nhân sự linh động sẽ làm tăng năng suất của từng cá nhân trong đội và làm tăng gấp nhiều lần hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ mới này.

Thêm nữa, ứng dụng phương pháp theo dõi quá trình làm việc của công nhân cũng góp phần giúp doanh nghiệp biết được nhân viên nào đang làm gì và mất thời gian bao lâu, những dữ liệu này khi thu thập thường xuyên sẽ được xây dựng thành thước đo năng suất tiêu chuẩn của từng bộ phận. Và cuối cùng, một khía cạnh rất quan trọng trong quá trình quản trị nhân sự đó chính là quá trình truyền thông và giao tiếp nội bộ. Để có thể liên tục tăng năng suất tối đa, nhân viên phải biết mình cần làm gì và làm như thế nào và ứng dụng công nghệ sẽ giúp được nhà quản lý rất nhiều trong vấn đề này – lấy ví dụ trong quá trình làm việc hằng ngày, thông tin về mục tiêu hằng ngày, hằng tháng ngay trên thiết bị cầm tay của nhân viên sẽ giúp họ có thể nhìn thấy năng suất của mình tiến bộ hay sụt giảm trong suốt quá trình. Như vậy nhân viên sẽ thấy được họ là một phần của tổ chức và những công việc hằng ngày của họ có ảnh hưởng rõ ràng đến sự thành công của bộ phận và của cả tổ chức.

Nhìn chung, khi có những dữ liệu được cập nhật liên tục đó trong tay, người quản lý sẽ có thể chủ động hoạch định nguồn nhân lực và đủ cơ sở để xác lập những mục tiêu hết sức cụ thể và thực tế để toàn đội ngũ nhân viên phải tăng tốc theo. Ngoài ra, nhà quản lý có thể liên tục dò tìm khoảng thời gian và những nguồn lực đã phí hao phí để có thể tiến hành can thiệp và xử lý ngay lập tức. Những ứng dụng công nghệ và việc áp dụng sự cơ động vào công tác quản lý nhân sự sẽ giúp nhà quản lý làm công việc của mình tốt hơn, nhanh hơn và cuối cùng nó sẽ giúp họ có thể “rảnh tay” mà tập trung vào những sáng kiến mang tầm vóc cao hơn.

5. Kết luận

Ứng dụng công nghệ sẽ giúp chuỗi cung ứng giải quyết những vấn đề thách thức nhất gần đây: tỷ suất lợi nhuận nhỏ, vòng đời sản phẩm nhanh và kỳ vọng ngày càng cao của khách hàng. Bằng cách tích hợp năng lực công nghệ vào những thiết bị di động, doanh nghiệp sẽ có thể giúp nhân viên giảm tối đa thời gian hao phí và những sai phạm hằng ngày trong quá trình hoạt động. Kết quả cuối cùng của những cải tiến đó sẽ là một chuỗi cung ứng tinh gọn hơn, cung cấp sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn – những lợi thế cạnh tranh quan trọng trong giai đoạn hiện nay.

Leave a Reply

Địa chỉ email của bạn sẽ được bảo mật. Các nội dung bắt buộc được đánh dấu *