[Case study] Nâng cao hiệu quả vận hành kho hàng & điều phối vận tải Space

A. Phạm vi dự án

Ngành công nghiệp thực phẩm và đồ uống (F&B) đang phát triển không ngừng, đặc biệt xuất phát từ nhu cầu khách hàng, kho bãi và công nghệ. Những thay đổi thường xuyên khiến nhà kho ngày càng trở nên khó khăn hơn trong việc quản lý hoạt động của mình, cũng như đội ngũ nhân sự vận hành.

Space – Nhà phân phối hàng hoá cho chủ hàng Vinamilk. Toàn bộ dự án hầu như đều bắt đầu từ con số không.  Smartlog không chỉ cung cấp phần mềm mà còn: tư vấn giải pháp: thiết kế layout, quy trình vận hành, bộ máy nhân sự phối hợp các phòng ban, thiết bị – vật tư…

1. Thiết kế và quy hoạch kho:

• Phân tích tốc độ lưu trữ, tốc độ nhập xuất theo từng phương án vận hành
• Đề xuất trang thiết bị
• Sơ đồ hệ thống nhân sự, KPI
• Hướng dẫn quản lý kho hàng theo nguyên tắc 5S
• Tích hợp thông tin với các hệ thống đang sử dụng: DMSone; WMS; TMS; Misa
• Phân tích & đánh giá hệ thống Icool làm trung tâm phân phối

2. Quy trình vận hành kho

• Tư vấn phương án vận hành giải pháp quản lý kho hàng và cross-docking đối với những ngành hàng khác;
• Tư vấn quy trình: nhập – xuất – soạn – trả hàng – hủy hàng
• Quy trình vận hành kho khi sử dụng WMS.

3. Quy trình vận hành đội xe tải

Giải pháp còn giúp tinh giản quy trình ghi nhận đơn giao hàng thông qua hệ thống kết nối dữ liệu giữa Hệ thống quản lý vận tải TMS và Hệ thống quản lý kho hàng SWM => Lên kế hoạch phân chuyến tự động, thiết lập giao hàng theo khu vực.

• Quy trình vận hành xe tải: giao trực tiếp đến khách hàng, giao qua trung chuyển tới khách hàng;
• Đề xuất lựa chọn trạm trung chuyển
• Cách chất xếp hàng hoá và lấy hàng trên xe
• Đề xuất phương tiện và và công cụ đi kèm
• Quản lý đơn hàng: hàng giao không kịp, hư hỏng, bị từ chối
• Tính toán tối ưu tuyến đường, giám sát vận tải;
• Quản lý chứng từ, KPI, quản lý nội bộ (chấm công,..)

4. Đề xuất giải pháp

• Phương án vận hành kho hàng Vinamilk và cross-docking đối với những ngành hàng khác;
• Quy trình: nhập – xuất – soạn – trả hàng – hủy hàng
• Quy trình vận hành kho khi sử dụng WMS.

B. Tiến độ thực hiện

1. Phân tích tốc độ vận hành: Phân tích chi tiết thời gian hoạt động của từng phương án, công cụ đi kèm và ưu nhược điểm.

• Pick by order, ship by order
• Pick by truck, sort by order, ship by truck;
• Pick by truck, ship by truck, sort by order on truck;
• Zone picking by master pick, ship by truck, sort by truck;
• Pick by order từng đơn: 1 người/ 1 SO/pick
• Master pick 4 SO/ người/pick;
• Master pick 10SO/ người/pick;

C. Thách thức thực hiện dự án

1. Chưa có số liệu để thực hiện việc tham chiếu nhằm tính toán tốc độ lưu trữ,nhập xuất, theo từng phương án vận hành.

2. Trang thiết bị không đảm bảo cho thời điểm triển khai các phương án vận hành.

3. Nhân sự mới hoàn toàn chưa có kinh nghiệm, thường xuyên thay đổi nhân sự.

4. Nhập,Xuất kho bằng giấy mất nhiều thời gian, độ chính xác thấp. Đối với những ngày có đơn hàng nhập,xuất lớn dễ gây áp lực cho thủ kho.

D. Đề xuất giải pháp

• Quản lý theo nhóm hàng từ Vinamilk trên SWM, kiểm soát được Hạn sử dụng (HSD) của các mặt hàng
• Sử dụng handheld để nhận hàng, soạn hàng và xuất hàng ra khỏi kho. Kiểm soát thông tin chính xác, nhanh chóng.
• Thiết lập khu chẳn, lẽ,lạnh, đông . Kệ riêng cho mặt hàng lẻ,chẵn, hàng hỏng, hàng hết hạn…

E. Những cải tiến sau dự án

Layout kho: dễ dàng vận hành

Smartlog hỗ trợ và tư vấn thiết kế Layout ngay từ bắt đầu xây dựng, phù hợp với tính chất của 1 kho phân phối bán lẻ (FMCG).

• BEFORE: Khi mới xây dựng kho Space.
• AFTER: Hàng hóa có lay-out rõ ràng, kẻ vạch nhận diện, quản lý theo từng vị trí, có barcode vị trí để kiểm soát. Hướng dẫn cách chất xếp pallet,thiết kế in barcode location,…

Nhận hàng: Đúng giờ

• Sau khi sử dụng hệ thống và đã phân ca cụ thể từ 16h30-23h : Hàng nhập được kiểm soát trong thời gian quy định đối với ngày có lượng hàng nhập lớn.
• Kiểm soát 1 đơn hàng với số lượng 200  thùng/đơn dưới 15 phút

Đào tạo nhân sự vận hành logistics, kho hàng

• Smartlog hỗ trợ xây dựng bộ máy nhân sự phối hợp các phòng ban, giúp việc quản lý và vận hành dễ dàng.
• Đào tạo nhân sự vận hành logistics từ con số 0.

Put away: Đưa hàng vào tồn kho có vị trí

• Sau khi sử dụng hệ thống : phụ kho hỗ trợ đưa hàng vào vị trí bằng Handheld, hàng được gợi ý vị trí chính xác đến 98% . Rút ngắn thời gian nhập hàng
• Kiểm soát thời gian đưa hàng 1-3 phút/ vị trí (phụ thuộc vào lượng hàng.

Soạn hàng: Soạn hàng bằng handheld chính xác

1. Sau khi sử dụng hệ thống : NV kiểm soát đơn hàng trực tiếp trên handheld, một lần hiển thị 1 dòng soạn hàng cùng với vị trí, thông tin liên quan giúp NV lấy đúng mặt hàng và tối ưu thời gian.
2. Nhờ phân chia khu vực hàng chẳn và lẻ nên sau khi soạn hàng xong , hàng hóa trong kho vẫn đảm bảo đúng vị trí và vẫn nằm trên kệ, không rơi rớt xuống đất.Việc pick hàng được Cross check bằng việc quét barcode Item và barcode Thùng.
3. Đối với giao hàng : Tất cả các đơn hàng được đảm bảo xuất ra khỏi kho trước 9h sáng.
4. Kiểm soát đơn soạn hàng tổng khoảng 30 phút cho 1 đơn.

Quản lý tồn kho: Độ chính xác lên đến 98%

Hàng bị hỏng bao bì hoặc sản phẩm bên trong bị bung ra ngoài sẽ được thủ kho giữ lại và di chuyển đến khu vực riêng để quản lý hàng hư hỏng. Lượng hàng này được quản lý chặc chẽ, đúng số lượng trong tồn kho và không được phép xuất ra ngoài.

Đối với những hàng hóa sẵn có, SWM xác định cơ hội tốt nhất để thanh lý những sản phẩm bán chậm, và quản lý hạn sử dụng nhằm hạn chế tối đa trường hợp trữ quá nhiều hàng gây lãng phí.

Thủ kho kiểm soát việc hàng bị mất tại vị trí được tạo lập sẵn. Hàng bị mất không rỏ nguyên nhân sẽ được di chuyển đến vị trí này. Giúp thủ kho kiểm kê được lương hàng di chuyển vào mỗi ngày.

Hệ thống SWM vẫn đang kiểm soát và cảnh báo ngày hết date đúng như thực tế ngoài kho dựa theo số ngày hết hạn .Các đơn hàng hết date hoặc cận  date được hệ thống SWM cảnh báo trên dashboard (cập nhật mỗi ngày) và chi tiết tại danh sách tồn kho theo HSD..

Hiện tại hệ thống SWM phản ánh tồn kho mỗi ngày trong Inventory, lượng chênh lệch hàng hóa xảy ra hầu như là không có.

Mỗi khoản chi của từng phòng ban, từng sản phẩm đều được ghi nhận, tổng hợp và xử lý bởi SWM. Khả năng tự động hóa, tính khả dụng cao và cung cấp cái nhìn toàn diện tạo điều kiện cho doanh nghiệp lên kế hoạch chính xác hơn, dự đoán xu hướng hành vi và chi tiêu của khách hàng, và quan trọng hơn cả là giúp Space ra quyết định chính xác hơn.