smartlog, Author at Smartlog
Giải pháp kho hàng Unidepot: Từ thiết kế đến vận hành

Giải pháp kho hàng Unidepot: Từ thiết kế đến vận hành

Giới thiệu Unidepot

Unidepot là công ty trong lĩnh vực kho bãi hậu cầu từ năm 2015, hiện đang sở hữu 4 nhà kho với tổng diện tích hơn 35.000 m2.

Giải pháp kho hàng Unidepot: Từ thiết kế đến vận hành

Gần đây, Sàn thương mại điện tử Tiki và công ty cung cấp dịch vụ logistics Unidepot vừa ký kết hợp tác chiến lược, theo đó Unidepot trở thành đơn vị cung cấp kho bãi cho hệ thống trung tâm vận hành (fullfilment center) của Tiki.

Khó khăn & thách thức dự án kho Unidepot

1. Kho xây mới hoàn toàn, chưa thiết kế layout có thiết bị vận hành

Giải pháp kho hàng Unidepot: Từ thiết kế đến vận hành Việc chú trọng thiết kế layout hay các lối đi trong kho giúp tối ưu các hoạt động xuất nhập, kiểm tra, tìm kiếm, bóc dỡ vận chuyển ra vào tiện lợi, không mất nhiều thời gian.

  • Khu vực giao nhận hàng hóa
  • Khu vực quản lí điều hành kho
  • Khu vực chứa Pallet
  • Khu vực đậu xe nâng, xe đẩy hàng
  • Lối đi chính, lối đi phụ trong kho
  • Khu vực chứa hàng: có hoặc không có kệ kho chứa hàng

Mục tiêu thiết kế:

  • Tối thiểu thời gian luân chuyển của một đơn hàng;
  • Tối đa không gian sử dụng;

2. Chưa có nhiều kinh nghiệm vận hành & quản lý kho

Giải pháp kho hàng Unidepot: Từ thiết kế đến vận hành

Việt thiết kế được quy trình quản lý hàng hóa tốt sẽ giúp hạn chế các sự cố như thất thoát hư hại, chậm trễ,…giúp các khâu từ  lưu trữ đến bán hàng của doanh nghiệp và khách hàng Unidepot diễn ra trơn tru, đạt hiệu quả tối đa.

Giải pháp của Smartlog

1. Tư vấn thiết kế layout, xây dựng hệ thống crack

Giải pháp kho hàng Unidepot: Từ thiết kế đến vận hành

  • Phân tích tốc độ lưu trữ, tốc độ nhập xuất theo từng phương án vận hành
  • Đề xuất trang thiết bị
  • Sơ đồ hệ thống nhân sự, KPI
  • Hướng dẫn quản lý kho hàng theo các nguyên tắc chuẩn.

2. Xây dựng quy trình vận hành hàng FMCG

Giải pháp kho hàng Unidepot: Từ thiết kế đến vận hành

  • Tư vấn phương án vận hành giải pháp quản lý kho hàng và cross-docking đối với những ngành hàng khác;
  • Tư vấn quy trình: nhập – xuất – soạn – trả hàng – hủy hàng
  • Quy trình vận hành kho khi sử dụng WMS.

3. Chuẩn hóa Master data cho hệ thống kho

Quản lý dữ liệu tập trung (Master data) giúp xác định – quản lý dữ liệu quan trọng để trao đổi và tích hợp dữ liệu với các nhà cung cấp, khách hàng. Tối ưu giúp quản lý, kiểm soát và chia sẻ dữ liệu hiệu quả.

4. Chiến thuật Putaway, Allocate theo tính chất của mặt hàng quản lý

Giải pháp kho hàng Unidepot: Từ thiết kế đến vận hành

  • Thiết lập chiến thuật sắp xếp hàng hoá theo khu vực, đặc tính hàng hoá, kích thước, tốc độ di chuyển hàng hoá, tốc độ luân chuyển tồn kho,…
  • Chỉ định chính xác đến từng vị trí cất hàng và soạn hàng  tự động. Thiết lập tối ưu vị trí và đường đi cho người dùng.
  • Kết hợp thiết bị ngoại vi, ghi nhận thao tác của người dùng theo thời gian thực.
  • Thiết lập chiến thuật lấy hàng theo FIFO, theo shelf-life, ngày sản xuất, ngày hết hạn, Batch, Lot, BOM, Kit…

5. Áp dụng máy quét handheld và Barcode để vận hành.

Giải pháp kho hàng Unidepot: Từ thiết kế đến vận hành

Một tính năng đặc biệt của hệ thống SWM là có thể kết nối với các thiết bị ngoại vi (RF/ Handheld) và các ứng dụng về Internet of Thing (IoT) để cải thiện các hoạt động trở nên linh động và theo dõi theo thời gian thực (realtime) trong vận hành kho.

  • Nhập hàng hoá đúng giờ, đúng số lượng.
  • Soạn hàng và xuất hàng bằng handheld chính xác, tiết kiệm thời gian và chi phí.
  • Kiểm tra thông tin, tình trạng hàng hóa.
  • Di chuyển hàng trong kho trực tiếp bằng handheld.
  • Chủ động kiểm soát bằng handheld & barcode tiết kiệm thời gian và chi phí giấy tờ.

6. Design các báo cáo đặc thù trên hệ thống SWM – tính năng Billing

  • Kiểm soát toàn diện tất cả các giao dịch với tên người dùng, ngày tháng thực hiện
  • Truy suất lịch sử thao tác, xuất, nhập, điều chỉnh tồn kho…

Dễ dàng kiểm soát tồn kho bằng biểu đồ trực quan thời gian. Tạo cảnh báo hàng tồn theo ngày sản xuất, ngày hết hạn. Giúp nâng cao chiến lược quản lý và hoạt động kinh doanh.


Kết quả đạt được sau khi triển khai

1. Tối ưu hoạt động Nhập, xuất hàng bằng Handhled

Đặc thù của kho làm hàng FMCG là luân chuyển nhanh hay còn gọi là Cross docking. Trước khi có hàng nhập là đã có thông tin cho đơn hàng xuất. Thủ kho sẽ soạn trước những hàng đang có trong tồn kho ra khu vực chờ xuất. Sau khi nhà cung cấp chuyển hàng đến kho và thực hiện nhập hàng trên hệ thống.

2. Quản lý chính xác tồn kho 100%

Tại Việt Nam, giải pháp quản trị kho hàng (WMS) vốn dĩ ít được quan tâm. Phần lớn doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ đều đặt nặng vấn đề “có người tin tưởng là được”, hơn là việc “cần có một giải pháp chuẩn để quản trị”. Cho nên, Excel cứ thế là một công cụ chính trong cập nhật số liệu kho.

3. Phân chia layout rõ ràng theo khu vực chẵn lẻ

Một đặc thù của ngành là xuất hàng chẵn lẻ đồng thời trên 1 xe hoặc theo 1 đơn hàng. Nếu như trước đây, hàng để thùng chẵn và xé lẻ gói quy tụ lại một chỗ, việc lấy hàng không có quy định nào. Nhân viên giao nhận muốn có thể lấy chẵn thùng hoặc tự do xé thùng ra để lấy lẻ gói.

Kết qua là số lượng hàng thất thoát rất lớn, không kiểm soát được hết hạn trước xuất trước. Nhận thấy vấn đề này, Smartlog tiến hành phân khu vực chẵn lẻ rõ ràng. Khu vực chẵn chỉ được chứa thùng và khu vực lẻ là nơi tập kết hàng lẻ gói.

4. Chuẩn hoá quy trình nhập,xuất, trả hàng được vận hành

Quy trình nhập kho: Chiến thuật sắp xếp hàng hoá (Putaway) thông minh, giúp tối ưu thời gian chờ, không gian kho, tự động hoá các công việc lặp đi lặp lại: kiểm đếm, cất hàng, di chuyển trong kho,…

Quy trình xuất kho: Thiết lập chiến thuật soạn hàng, châm hàng theo đơn hàng, nhóm hàng, khu vực, đơn gộp (wave picking), tận dụng tối đa thiết bị, tối ưu hoá quãng đường di chuyển trong kho.

Trả hàng: Theo dõi và quản lý các trạng thái – vị trí hàng hoá trả về, hàng bị lỗi, hư hỏng,… trên giao diện báo cáo riêng biệt.

5. Giảm thiểu tối đa việc thao tác của con người trên hệ thống.

Tự động hoá vận hành kho: nhập liệu, báo cáo,… dựa trên các thiết bị công nghệm, tránh phụ thuộc vào kinh nghiệm của nhân viên của quản lý kho, nhân viên nhập liệu

6. Xây dựng biểu mẫu báo cáo có đầy đủ thông tin  – Không sử dụng excel cho việc tính sản lượng

Dễ dàng kiểm soát tồn kho bằng biểu đồ trực quan thời gian. Tạo cảnh báo hàng tồn theo ngày sản xuất, ngày hết hạn. Giúp nâng cao chiến lược quản lý và hoạt động kinh doanh. Biểu mẫu báo cáo có đầy đủ thông tin cần thiết, giúp lãnh đạo Unidepot đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời.

7. Sử dụng Thiết bị handle để kiểm tra tồn, di chuyển hàng…

Giải pháp kho hàng Unidepot: Từ thiết kế đến vận hành

“ Giải pháp của Smartlog chuyên nghiệp, có thể đáp ứng được nhiều yêu cầu đặc thù của Unidepot. Đội ngũ triển khai của Smartlog rất nhiệt tình, hỗ trợ khách hàng tốt ”. Trương Đình Anh Việt – Quản lý kho Unidepot


Smartlog thấu hiểu những khó khăn của doanh nghiệp logistics Việt Nam, do đó giải pháp quản lý kho SWM được phát triển nhằm đáp ứng những nhu cầu đặc thù của hệ thống kho hàng & trung tâm phân phối. Liên hệ ngay 

Giải pháp SWM tối ưu vận hành và quản lý tồn kho Imexco Biên Hòa, Thủ đức

Giải pháp SWM tối ưu vận hành và quản lý tồn kho Imexco Biên Hòa, Thủ đức

Tổng quan về Imexco:

Phân phối là một trong 03 lĩnh vực hoạt động trọng điểm của Imexco. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, chúng tôi đã thiết lập được hệ thống phân phối trên toàn quốc. Có 2 chi nhánh là Đà Nẵng và Hồ Chí Minh. Tạo được 53 nhà phân phối, 10.000 đại lý bán sỷ và lẻ, cung cấp hàng cho 100 siêu thị. Và hiện nay, Imexco đang phân phối nhiều nhãn hàng cho các nhà sản xuất trong và ngoài nước.

Các nhóm ngành hàng chủ đạo Imexco:

  • Nhóm ngành hàng đồ dùng trong nhà tắm
  • Nhóm ngành hàng trẻ em
  • Nhóm ngành hàng mỹ phẩm
  • Nhóm ngành hàng thực phẩm

Các kênh mua sắm hiện đại tiếp tục dẫn đầu tăng trưởng FMCG ở Thành thị nhờ mở rộng mạng lưới người mua. Ở nông thôn, tiệm tạp hóa quy mô vừa cũng mở rộng thị phần, thu hút một lượng đáng kể người mua mới mua sắm tại đây.

Đáp ứng và trung gian giữa nhà máy sản xuất và các kênh phân phối là vô cùng quan trọng. Ngoài việc gia tăng cơ sở hạ tầng chứa hàng thì việc tối ưu và tận dụng nguồn lực .Thời gian là chìa khóa quyết định trong bối cảnh hiện nay.

Khó khăn trong quản lý và vận hành kho Imexco – Biên Hoà, Thủ Đức

Mặt hàng: Tiêu dùng nhanh (FMCG)

  • Quản lý hàng thủ công theo file excel. Không truy xuất được lịch sử vận hành, báo cáo kinh doanh.
  • Lịch sử xuất nhập phụ thuộc vào nhân sự nhập liệu có kinh nghiệm hàng trong kho để lộn xộn, không tối ưu cách chất xếp.

Mục tiêu giải pháp: Tối ưu hóa vận hành kho về quy trình, layout, MHE, nhân sự – chuẩn hoá masterdata – quản lý toàn bộ giao dịch trên hệ thống SWM.

Kết quả đạt được sau khi triển khai giải pháp Smartlog

1.Tối ưu việc pick hàng trong kho

Đặc thù của kho làm hàng FMCG là luân chuyển nhanh hay còn gọi là Cross docking. Trước khi có hàng nhập là đã có thông tin cho đơn hàng xuất. Thủ kho sẽ soạn trước những hàng đang có trong tồn kho ra khu vực chờ xuất. Sau khi nhà cung cấp chuyển hàng đến kho và thực hiện nhập hàng trên hệ thống.

SWM sẽ tự nhận diện số lượng cần xuất còn thiếu theo đơn hàng và đề xuất ra khu vực XDOCK. Hàng sẽ quá tạm tại kho và được xuất đi liền chứ không cần đưa vào vị trí lưu trữ.

2. Quản lý chính xác tồn kho 100%

Tại Việt Nam, giải pháp quản trị kho hàng (WMS) vốn dĩ ít được quan tâm. Phần lớn doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ đều đặt nặng vấn đề “có người tin tưởng là được”, hơn là việc “cần có một giải pháp chuẩn để quản trị”. Cho nên, Excel cứ thế là một công cụ chính trong cập nhật số liệu kho.

Hệ thống SWM vẫn đang kiểm soát và cảnh báo ngày hết date đúng như thực tế ngoài kho dựa theo số ngày hết hạn .Các đơn hàng hết date hoặc cận  date được hệ thống SWM cảnh báo trên dashboard (cập nhật mỗi ngày) và chi tiết tại danh sách tồn kho theo HSD..

Tuy nhiên, quản trị kho hàng theo cách truyền thống vẫn đang bị phụ thuộc vào kinh nghiệm của người quản lý và vận hành kho. Và có rất nhiều sai số và sai sót trong quản lý và báo cáo tồn kho. Việc áp dụng giải pháp quản lý kho SWM giúp Imexco có thể mở rộng mạng lưới phân phối và nâng cao năng lực cạnh tranh.

3. Layout được phân chia rõ ràng theo khu vực chẵn lẻ

Một đặc thù của ngành là xuất hàng chẵn lẻ đồng thời trên 1 xe hoặc theo 1 đơn hàng. Trước đây, hàng để thùng chẵn và xé lẻ gói quy tụ lại một chỗ, lấy hàng không có quy định. Nhân viên giao nhận muốn có thể lấy chẵn thùng hoặc tự do xé thùng ra để lấy lẻ gói.

Kết quả là số lượng hàng thất thoát rất lớn, không kiểm soát được hết hạn trước xuất trước. Nhận thấy vấn đề này, Smartlog tiến hành phân khu vực chẵn lẻ rõ ràng. Khu vực chẵn chỉ được chứa thùng và khu vực lẻ là nơi tập kết hàng lẻ gói.

4. Chuẩn hoá quy trình nhập/xuất/trả hàng

Quy trình nhập kho: Chiến thuật sắp xếp hàng hoá (Putaway) thông minh, giúp tối ưu thời gian chờ, không gian kho, tự động hoá các công việc lặp đi lặp lại: kiểm đếm, cất hàng, di chuyển trong kho,…

Quy trình xuất kho: Thiết lập chiến thuật soạn hàng, châm hàng theo đơn hàng, nhóm hàng, khu vực, đơn gộp (wave picking), tận dụng tối đa thiết bị, tối ưu hoá quãng đường di chuyển trong kho.

Trả hàng: Theo dõi và quản lý các trạng thái – vị trí hàng hoá trả về, hàng bị lỗi, hư hỏng,… trên giao diện báo cáo riêng biệt.

 

5. Giảm thiểu sai sót trong quản lý theo kinh nghiệm truyền thống

Tự động hoá vận hành kho: nhập liệu, báo cáo,… dựa trên các thiết bị công nghệm, tránh phụ thuộc vào kinh nghiệm của nhân viên của quản lý kho, nhân viên nhập liệu

6. Báo cáo trực quan cập nhật theo thời gian thực

Dễ dàng kiểm soát tồn kho bằng biểu đồ trực quan thời gian. Tạo cảnh báo hàng tồn theo ngày sản xuất, ngày hết hạn. Giúp nâng cao chiến lược quản lý và hoạt động kinh doanh. Biểu mẫu báo cáo có đầy đủ thông tin cần thiết, giúp lãnh đạo Imexco đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời.

Smartlog đã phát triển thành công hệ thống tích hợp dash board hơn 50 báo cáo quan trọng trọng kho để phục vụ việc ra quyết định. Khi dùng Smartlog, user sẽ là người chủ động trong việc tạo ra báo cáo mà không phụ thuộc vào những báo cáo sẵn có trong hệ thống.

Điều quan trọng nhất là chúng tôi đã có thể truy xuất lại toàn bộ lịch sử xuất nhập, không còn phụ thuộc vào 1 vài cá nhân nào nữa, chúng tôi đã có thể dễ dàng hơn trong việc mở dộng mạng lưới phân phối.

Mr.Quân – Quản lý kho Imexco Biên Hòa, Thủ Đức

Tuyển dụng: Nhân viên kế toán

Tuyển dụng: Nhân viên kế toán

Smartlog – Công ty đi đầu trong cuộc cách mạng Chuyển Đổi Số ngành Logistics Việt Nam. Chúng tôi cần gọi các ứng viên tài năng gia nhập đội ngũ, góp phần vào sự phát triển của doanh nghiệp.

Vị trí cần tuyển: Nhân viên kế toán 

1. Mô tả công việc:

  • Kiểm tra hóa đơn đầu vào- đầu ra, chứng từ kế toán, hóa đơn GTGT.
  • Theo dõi công nợ, định kỳ đối chiếu công nợ phải thu khách hàng.
  • Phối hợp các phòng ban tiến hành thu hồi công-nợ
  • Xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kế toán.
  • Lập báo cáo thuế theo tháng, quý, năm.
  • Lập các loại báo cáo gởi cơ quan nhà nước khi có yêu cầu .
  • Các công việc khác theo sự yêu cầu của cấp trên.

2. Quyền lợi được hưởng:

  • Lương từ 6-10 triệu/ tháng
  • Được xem xét tăng lương hàng năm
  • Thưởng lễ, tết, lương tháng 13. Phụ cấp ăn trưa và gởi xe hàng tháng
  • Tham gia các hoạt động team building và company trip.
  • Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT theo quy định của pháp luật.
  • Làm việc trong môi trường năng động, chuyên nghiệp, có cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp.

3. Yêu cầu:

  • Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Kế toán, Tài chính hoặc các chuyên ngành có liên quan khác.
  • Ứng viên có ít nhất 2 năm kinh nghiệm
  • Ưu tiên ứng viên biết sử dụng phần mềm kế toán Misa.
  • Ưu tiên ứng viên là nữ, từ 22-30 tuổi.

4. Liên hệ:

Mr Tuấn Anh: Email: hr@gosmartlog.com | Tel: 0282 253 0709
[Case study] Nâng cao hiệu quả vận hành kho hàng & điều phối vận tải Space

[Case study] Nâng cao hiệu quả vận hành kho hàng & điều phối vận tải Space

A. Phạm vi dự án

Ngành công nghiệp thực phẩm và đồ uống (F&B) đang phát triển không ngừng, đặc biệt xuất phát từ nhu cầu khách hàng, kho bãi và công nghệ. Những thay đổi thường xuyên khiến nhà kho ngày càng trở nên khó khăn hơn trong việc quản lý hoạt động của mình, cũng như đội ngũ nhân sự vận hành.

Space – Nhà phân phối hàng hoá cho chủ hàng Vinamilk. Toàn bộ dự án hầu như đều bắt đầu từ con số không.  Smartlog không chỉ cung cấp phần mềm mà còn: tư vấn giải pháp: thiết kế layout, quy trình vận hành, bộ máy nhân sự phối hợp các phòng ban, thiết bị – vật tư…

1. Thiết kế quy hoạch kho:

  • Phân tích tốc độ lưu trữ, tốc độ nhập xuất theo từng phương án vận hành
  • Đề xuất trang thiết bị
  • Sơ đồ hệ thống nhân sự, KPI
  • Hướng dẫn quản lý kho hàng theo nguyên tắc 5S
  • Tích hợp thông tin với các hệ thống đang sử dụng: DMSone; WMS; TMS; Misa
  • Phân tích & đánh giá hệ thống Icool làm trung tâm phân phối

2. Quy trình vận hành kho

  • Tư vấn phương án vận hành giải pháp quản lý kho hàngcross-docking đối với những ngành hàng khác;
  • Tư vấn quy trình: nhập – xuất – soạn – trả hàng – hủy hàng
  • Quy trình vận hành kho khi sử dụng WMS.

3. Quy trình vận hành đội xe tải

Giải pháp còn giúp tinh giản quy trình ghi nhận đơn giao hàng thông qua hệ thống kết nối dữ liệu giữa Hệ thống quản lý vận tải TMS và Hệ thống quản lý kho hàng SWM => Lên kế hoạch phân chuyến tự động, thiết lập giao hàng theo khu vực.

  • Quy trình vận hành xe tải: giao trực tiếp đến khách hàng, giao qua trung chuyển tới khách hàng;
  • Đề xuất lựa chọn trạm trung chuyển
  • Cách chất xếp hàng hoá và lấy hàng trên xe
  • Đề xuất phương tiện và và công cụ đi kèm
  • Quản lý đơn hàng: hàng giao không kịp, hư hỏng, bị từ chối
  • Tính toán tối ưu tuyến đường, giám sát vận tải;
  • Quản lý chứng từ, KPI, quản lý nội bộ (chấm công,..)

4. Đề xuất giải pháp

  • Phương án vận hành kho hàng Vinamilk và cross-docking đối với những ngành hàng khác;
  • Quy trình: nhập – xuất – soạn – trả hàng – hủy hàng
  • Quy trình vận hành kho khi sử dụng WMS.

B. Tiến độ thực hiện

1. Phân tích tốc độ vận hành: Phân tích chi tiết thời gian hoạt động của từng phương án, công cụ đi kèm ưu nhược điểm.

  • Pick by order, ship by order
  • Pick by truck, sort by order, ship by truck;
  • Pick by truck, ship by truck, sort by order on truck;
  • Zone picking by master pick, ship by truck, sort by truck;
  • Pick by order từng đơn: 1 người/ 1 SO/pick
  • Master pick 4 SO/ người/pick;
  • Master pick 10SO/ người/pick;

C. Thách thức thực hiện dự án

1. Chưa có số liệu để thực hiện việc tham chiếu nhằm tính toán tốc độ lưu trữ,nhập xuất, theo từng phương án vận hành.

2. Trang thiết bị không đảm bảo cho thời điểm triển khai các phương án vận hành.

3. Nhân sự mới hoàn toàn chưa có kinh nghiệm, thường xuyên thay đổi nhân sự.

4. Nhập,Xuất kho bằng giấy mất nhiều thời gian, độ chính xác thấp. Đối với những ngày có đơn hàng nhập,xuất lớn dễ gây áp lực cho thủ kho.

D. Đề xuất giải pháp

  • Quản lý theo nhóm hàng từ Vinamilk trên SWM, kiểm soát được Hạn sử dụng (HSD) của các mặt hàng
  • Sử dụng handheld để nhận hàng, soạn hàng và xuất hàng ra khỏi kho. Kiểm soát thông tin chính xác, nhanh chóng.
  • Thiết lập khu chẳn, lẽ,lạnh, đông . Kệ riêng cho mặt hàng lẻ,chẵn, hàng hỏng, hàng hết hạn…

E. Những cải tiến sau dự án

Layout kho: dễ dàng vận hành

Smartlog hỗ trợ và tư vấn thiết kế Layout ngay từ bắt đầu xây dựng, phù hợp với tính chất của 1 kho phân phối bán lẻ (FMCG).

  • BEFORE: Khi mới xây dựng kho Space.
  • AFTER: Hàng hóa có lay-out rõ ràng, kẻ vạch nhận diện, quản lý theo từng vị trí, có barcode vị trí để kiểm soát. Hướng dẫn cách chất xếp pallet,thiết kế in barcode location,…

Nhận hàng: Đúng giờ

  • Sau khi sử dụng hệ thống và đã phân ca cụ thể từ 16h30-23h : Hàng nhập được kiểm soát trong thời gian quy định đối với ngày có lượng hàng nhập lớn.
  • Kiểm soát 1 đơn hàng với số lượng 200  thùng/đơn dưới 15 phút

Đào tạo nhân sự vận hành logistics, kho hàng

  • Smartlog hỗ trợ xây dựng bộ máy nhân sự phối hợp các phòng ban, giúp việc quản lý và vận hành dễ dàng.
  • Đào tạo nhân sự vận hành logistics từ con số 0.

Put away: Đưa hàng vào tồn kho vị trí

  • Sau khi sử dụng hệ thống : phụ kho hỗ trợ đưa hàng vào vị trí bằng Handheld, hàng được gợi ý vị trí chính xác đến 98% . Rút ngắn thời gian nhập hàng
  • Kiểm soát thời gian đưa hàng 1-3 phút/ vị trí (phụ thuộc vào lượng hàng.

Soạn hàng: Soạn hàng bằng handheld chính xác

  1. Sau khi sử dụng hệ thống : NV kiểm soát đơn hàng trực tiếp trên handheld, một lần hiển thị 1 dòng soạn hàng cùng với vị trí, thông tin liên quan giúp NV lấy đúng mặt hàng và tối ưu thời gian.
  2. Nhờ phân chia khu vực hàng chẳn và lẻ nên sau khi soạn hàng xong , hàng hóa trong kho vẫn đảm bảo đúng vị trí và vẫn nằm trên kệ, không rơi rớt xuống đất.Việc pick hàng được Cross check bằng việc quét barcode Item và barcode Thùng.
  3. Đối với giao hàng : Tất cả các đơn hàng được đảm bảo xuất ra khỏi kho trước 9h sáng.
  4. Kiểm soát đơn soạn hàng tổng khoảng 30 phút cho 1 đơn.

Quản lý tồn kho: Độ chính xác lên đến 98%

Hàng bị hỏng bao bì hoặc sản phẩm bên trong bị bung ra ngoài sẽ được thủ kho giữ lại và di chuyển đến khu vực riêng để quản lý hàng hư hỏng. Lượng hàng này được quản lý chặc chẽ, đúng số lượng trong tồn kho và không được phép xuất ra ngoài.

Đối với những hàng hóa sẵn có, SWM xác định cơ hội tốt nhất để thanh lý những sản phẩm bán chậm, và quản lý hạn sử dụng nhằm hạn chế tối đa trường hợp trữ quá nhiều hàng gây lãng phí.

Thủ kho kiểm soát việc hàng bị mất tại vị trí được tạo lập sẵn. Hàng bị mất không rỏ nguyên nhân sẽ được di chuyển đến vị trí này. Giúp thủ kho kiểm kê được lương hàng di chuyển vào mỗi ngày.

Hệ thống SWM vẫn đang kiểm soát và cảnh báo ngày hết date đúng như thực tế ngoài kho dựa theo số ngày hết hạn .Các đơn hàng hết date hoặc cận  date được hệ thống SWM cảnh báo trên dashboard (cập nhật mỗi ngày) và chi tiết tại danh sách tồn kho theo HSD..

Hiện tại hệ thống SWM phản ánh tồn kho mỗi ngày trong Inventory, lượng chênh lệch hàng hóa xảy ra hầu như là không có.

Mỗi khoản chi của từng phòng ban, từng sản phẩm đều được ghi nhận, tổng hợp và xử lý bởi SWM. Khả năng tự động hóa, tính khả dụng cao và cung cấp cái nhìn toàn diện tạo điều kiện cho doanh nghiệp lên kế hoạch chính xác hơn, dự đoán xu hướng hành vi và chi tiêu của khách hàng, và quan trọng hơn cả là giúp Space ra quyết định chính xác hơn.

[Case study] Quản lý và vận hành kho hàng FMCG, mục tiêu không giấy tờ

[Case study] Quản lý và vận hành kho hàng FMCG, mục tiêu không giấy tờ

Ngành hàng tiêu dùng nhanh (FMCG) về nhóm hàng mỹ phẩm, xà phòng, chất tẩy rửa, … và mục tiêu không giấy tờ.

1. Tổng quan ngành Ngành hàng tiêu dùng nhanh (FMCG) Việt Nam

Theo Báo cáo tăng trưởng thị trường FMCG, Trong 4 tháng đầu năm 2019, tất cả các ngành hàng đều tăng trưởng tích cực, chủ yếu nhờ vào sự gia tăng về khối lượng tiêu dùng. Trong dài hạn, thị trường FMCG cho thấy những chuyển biến tích cực ở Thành thị và sự tăng tốc ở Nông thôn. Xét về ngắn hạn, cả hai khu vực đều duy trì tốc độ tăng trưởng ổn định, phần lớn nhờ vào sự gia tăng về khối lượng tiêu dùng.

Quản lý và vận hành kho hàng FMCG

Các kênh mua sắm hiện đại tiếp tục dẫn đầu tăng trưởng FMCG ở Thành thị nhờ mở rộng mạng lưới người mua. Ở nông thôn, các tiệm tạp hóa quy mô vừa cũng mở rộng thị phần, thu hút một lượng đáng kể người mua mới mua sắm tại đây.

Với một nhu cầu lớn như vậy thì việc đáp ứng và trung gian giữa nhà máy sản xuất và các kênh phân phối là vô cùng quan trọng. Ngoài việc gia tăng cơ sở hạ tầng chứa hàng thì việc tối ưu và tận dụng nguồn lực cũng như thời gian là chìa khóa quyết định trong bối cảnh hiện đại đất người đông như hiện nay.

2. Nhu cầu, thách thức quản lý kho FMCG

Quản lý và vận hành kho hàng FMCG

  • Quy trình nhập xuất thủ công

quy trình nhập hàng tại kho FMCG

Quy trình nhập hàng thủ công

Việc nhận hàng được thông báo bởi nhà cung cấp thông qua email nhưng không có bất kỳ thông tin chính xác về số lượng và loại mã hàng. Hóa đơn chứa thông tin chi tiết hàng hóa được đính kèm ngay tại thời điểm nhận hàng. Thời gian làm hàng ngoài giờ hành chính. Thủ kho nhận hàng trước khi data cập nhật lên hệ thống, ghi nhận dựa trên giấy tờ.

  • Bị động khi cất hàng vào vị trí

Vị trí hàng khi cất vào kho phải chờ đến sự trợ giúp của Thủ kho phân bổ khu vực. Do hậu quả của lần xuất trước đó không được lấy theo khu vực rõ ràng, hàng hóa bị vứt lộn xộn dưới đất.

Quản lý và vận hành kho hàng FMCG

(Hình ảnh được trình xuất từ MESA DISTRIBUTION – Chi nhánh Nam Sài Gòn)

  • Mất thời gian tìm hàng soạn xuất

Quy trình xuất hàng thủ công

Vòng luân chuyển nhập xuất diễn ra liên tục làm xáo trộn vị trí trong kho. Việc hàng cất tồn không theo khu vực dẫn đến việc xuất hàng phải lấy ở nhiều nơi. Vị trí lưu trữ không được ghi nhận trên bất kỳ phương tiện nào.

  • Lưu trữ nhiều loại giấy tờ

Mỗi quy trình bao gồm nhiều loại form mẫu khác nhau. Thủ kho dựa trên thông tin trên giấy tờ để xuất kho mất nhiều thời gian, sau đó lưu lại để Data nhập liệu và lưu trữ.

3. Kết nối hệ thống, công nghệ SWM và giải pháp

  • Kết nối EDI từ nhà cung cấp

SWM và hệ thống từ phía nhà cung cấp mở ra 1 cổng trung gian đấu nối thông tin với nhau. Khi 1 đơn hàng nhập xuất được tạo từ hệ thống của khách hàng đồng thời sẽ được truyền sang SWM. Data và vận hành kho không còn bị động trong việc chờ thông tin đơn nhập đi cùng hàng đến kho hoặc phải tạo đơn ngoài giờ làm việc. Từ đó, kho có thể chủ động hơn trong việc sắp xếp không gian và nhân sự tiếp nhận.

Đồng thời thông tin được truyền từ nhà cung cấp bao gồm số Batch/Lot và Hạn sử dụng được ghi nhận một cách chính xác, cải tiến về mặt quy trình trong quá trình kiểm soát được quy trình theo hết hạn trước xuất trước.

  • Sử dụng thiết bị Handheld

Thay thế giấy tờ bằng thiết bị RF cầm tay hoặc máy tính bảng. Thông tin được kết nối với hệ thống và giao diện nội dung rõ ràng. Vận hành kho chỉ việc vào đúng màn hình chức năng và làm theo đề xuất. Việc gợi ý số lượng và vị trí nhập xuất hàng có độ chính xác lên đến 99%.

Mobile app của SWM cho phép người dùng thực hiện nhận hàng, put-away, soạn hàng xuất và hỗ trợ kiểm kho. Thay thế hoàn toàn cho vấn đề sử dụng giấy tờ trước đó.

Ngoài ra mobile app còn được hỗ trợ trên nền tảng Android cho phép người dùng cài đặt trên điện thoại. bất kể nhân viên giao nhận nào cũng đều có thể cái đặt và trở thành nhân viên soạn hàng mà không cần phải có chuyên môn và kinh nghiệm. Đấu tư kho giảm đi một khoản đáng kể về giấy tờ và nhân sự.

(Hình ảnh được trình xuất từ kho MESA DISTRIBUTION – Chi nhánh Nam Sài Gòn)

  • Thiết lập lại Layout

Đặc thù của kho làm hàng FMCG là luân chuyển nhanh hay còn gọi là Cross docking. Trước khi có hàng nhập là đã có thông tin cho đơn hàng xuất. Thủ kho sẽ soạn trước những hàng đang có trong tồn kho ra khu vực chờ xuất. Sau khi nhà cung cấp chuyển hàng đến kho và thực hiện nhập hàng trên hệ thống. SWM sẽ tự nhận diện số lượng cần xuất còn thiếu theo đơn hàng và đề xuất ra khu vực XDOCK. Hàng sẽ quá tạm tại kho và được xuất đi liền chứ không cần đưa vào vị trí lưu trữ.

Một đặc thù của ngành là xuất hàng chẵn lẻ đồng thời trên 1 xe hoặc theo 1 đơn hàng. Nếu như trước đây, hàng để thùng chẵn và xé lẻ gói quy tụ lại một chỗ, việc lấy hàng không có quy định nào. Nhân viên giao nhận muốn có thể lấy chẵn thùng hoặc tự do xé thùng ra để lấy lẻ gói. Kết qua là số lượng hàng thất thoát rất lớn, không kiểm soát được hết hạn trước xuất trước. Nhận thấy vấn đề này, Smartlog tiến hành phân khu vực chẵn lẻ rõ ràng. Khu vực chẵn chỉ được chứa thùng và khu vực lẻ là nơi tập kết hàng lẻ gói.

VD: Nếu 1 đơn hàng yêu cầu xuất 1 thùng (24 gói/thùng) và 5 gói. Bằng cách thiết lập ban đầu, SWM sẽ chỉ định lấy 1 thùng ở khu vực chẵn và 5 gói ở khu vực lẻ. Câu hỏi đặt ra là trường hợp khu vực lẻ không có đủ 5 gói?

  • Trước khi soạn hàng xuất, data thực hiện chạy lệnh châm hàng. SWM dựa theo số lượng xuất lẻ chưa được xuất để so với lượng tồn đang có tại khu vực lẻ. Nếu số lượng tồn ít hơn đặt hàng thì tự động tạo lệnh châm 1 thùng từ khu vực chẵn xuống.
  • Phân tách khu vực hàng chẵn và lẻ rõ ràng, dễ dàng chỉ định vị trí cất/lấy hàng, không tốn thời gian xé lẻ hàng.

4. Kết quả đem lại Mesa Distribution

quản lý tồn kho hiệu quả

BEFORE: Hàng chẳn và lẻ để chung: Sau khi nhân viên giao hàng soạn hàng, thủ kho và phụ kho tốn rất nhiều thời gian để soạn hàng lại.

AFTER:  Phân tách khu vực hàng chẵn và lẻ rõ ràng: Dễ dàng chỉ định vị trí cất hàng và lấy hàng. Không tốn thời gian xé lẻ hàng.

Đồng hành cùng các anh chị Mesa Distribution, đội ngũ Smartlog thiết kế giải pháp tối ưu vận hành kho chuyên biệt để số hóa vận hành (paperless warehouse solution) giúp khắc phục những thách thức nói trên:

  • Giảm thời gian xuất hàng ra khỏi kho sớm hơn 60-90 phút so với trước đây
  • Kiểm soát độ chính xác tồn kho lên đến 98%, người quản lý kho chỉ cần scan mã vạch vị trí để hàng là biết chính xác số tồn mà không cần cầm giấy tờ đối chiếu.
  • Hàng hóa được bố trí rõ ràng, dán mã vạch cụ thể, tiện cho vận hành và khai thác tối ưu không gian kho
  • Toàn bộ nghiệp vụ trong kho được sử dụng trên máy tính bảng (tận dụng công cụ có sẵn) và handheld chuyên dụng (đầu tư mới)
  • Dễ dàng truy vết (tracebility) cả về thông tin tồn kho theo từng vị trí, số batch nào bán cho khách hàng nào vào bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu. Các anh chị ở Văn phòng chính dễ dàng theo dõi kết quả vận hành kho mà không xuống hiện trường)
  • Đo lường được năng suất vận hành đến cấp độ từng nhân viên: nhân viên nào soạn hàng trong bao lâu, bao nhiêu mã hàng, bao nhiêu lượt di chuyển…, từ đó có cơ sở để cải tiến về phương tiện, công cụ dụng cụ nhằm nâng cao năng suất.
  • Giảm được các chi phí về văn phòng phẩm (VPP) như: giấy tờ, bút viết..

“Một điều tôi ghi nhận Smartlog là một đội ngũ trẻ và nhiệt huyết, dù bất cứ thời điểm nào trong suốt giai đoạn triển khai tôi luôn thấy được sự sẵn sàng hỗ trợ từ các bạn mà chưa từng thấy ở bất kỳ đội ngũ triển khai nào khác. Các bạn đồng hành cùng anh em kho từ 4-5h sáng cho đến hết ngày làm việc trong suốt quá trình triển khai.” – Bà Nguyễn Thị Hiền, GĐ Hậu cần Mesa Distribution chia sẻ.