Trong bài trước Smartlog đã giới thiệu các thực tiễn về vận hành kho hàng phục vụ cho khía cạnh các chức năng của nó như chọn hàng, tổ chức kho, quản lý tồn kho. Bài viết lần này giới thiệu 10 thực tiễn về mặt theo dõi tài sản (asset tracking), phục vụ cho việc quản lý kho hàng.
xem thêm: Giải pháp quản lý kho SWM
Sử dụng các phương tiện thu thập dữ liệu tự động
Denny McKnight – Công ty Tompkins Associates Inc., một công ty tích hợp sản phẩm dây chuyền có trụ sở tại Raleigh, N.C., cho biết: “Cho đến giờ, một số tổ chức có 30.000 hoặc 40.000 mặt hàng và nhiều thiết bị vẫn tin rằng họ sẽ vẫn tốt nếu không có công nghệ”.
Người ta viết số trên các miếng giấy hoặc gõ chuỗi số vào bàn phím. Đó là một dấu hiệu xấu.
McKnight
Các lợi ích của việc thu thập dữ liệu tự động – thông qua mã vạch và nhận dạng tần số vô tuyến – có nền tảng vững chắc từ lâu, bao gồm tăng năng suất và độ chính xác,giảm chi phí lao động. Tuy nhiên, nhiều công ty vẫn chưa thực hiện việc thu thập dữ liệu tự động.
Không phục thuộc vào các quy trình nhập liệu thủ công
Thay vào đó, hãy sử dụng các máy tính di động với thiết bị quét mã vạch hoặc đầu đọc RFID tại bến tiếp nhận để nhận diện ngay sản phẩm khi đến nơi. Điều này giúp đưa sản phẩm ra khỏi bến một cách nhanh chóng và loại bỏ gần như tất cả các lỗi liên quan đến việc nhận hàng thủ công: bao gồm các lỗi nhận diện, đếm và nhập dữ liệu. Với công nghệ quét mã vạch và RFID, bạn sẽ tránh được những sai lầm gây ra ảnh hưởng nghiêm trọng tới độ chính xác của hàng tồn kho và lãng phí mất thời gian và những tài nguyên để khắc phục. Và điều đó có nghĩa là nhân viên kho của bạn có thể tập trung vào việc xử lý các đơn đặt hàng của khách hàng nhanh hơn. (theo Motorola Solutions, “Top 10 Losing Warehouse Strategies and How to Avoid Them”)
Tăng cường khả năng hiển thị thông tin trong toàn công ty
Một điểm đắc giá nhất của một cơ sở hạ tầng kho hàng có khả năng hiển thị (visibility) được tăng cường rộng rãi là nó cho phép mọi người chia sẻ thông tin trong tất cả các quy trình vận hành và trên toàn công ty. Một điểm đáng chú ý của khả năng hiển thị (visibility) là nó như một phương tiện để cải tiến. Một vị phó chủ tịch cấp cao về cung ứng tại một nhà bán lẻ lớn chỉ ra rằng “khả năng truy cập thông tin nhanh hơn tới những người dùng quan trọng cùng với giờ tiếp nhận vận chuyển mở rộng,” đã giúp giảm thời gian chu kỳ từ 11-20%.” (theo Warehouse Management Benchmark Report của Aberdeen Group)
Theo dõi tài sản kết hợp với một hệ thống quản lý kho hàng (WMS) cung cấp tự động hóa cần thiết để tối đa hóa năng suất của kho
“Các doanh nghiệp thông minh hiểu rằng kiểm soát hàng tồn kho (inventory), xử lý đơn hàng (fulfillment) và chi phí vận chuyển là rất cần thiết cho sự thành công. Các công ty không ngừng phấn đấu để cải thiện vận hành kho của mình bằng cách tăng sự nhanh nhẹn, khả năng hiển thị (visibility) và hiệu quả lao động. Điều này đòi hỏi phải sử dụng các phương pháp hay nhất kết hợp với một Hệ thống quản lý kho hàng (warehouse management system – WMS) tinh vi, giúp quản lý tối ưu tất cả các nguồn lực trong các vận hành phân phối đồng thời giảm thiểu tổng chi phí vận hành hoặc tổng chi phí sở hữu (TCO)” (theo Warehouse and Fulfillment: Streamline Your Fulfillment Process and Keep Your Customers Satisfied, NetSuite;)
Đồng bộ hóa dữ liệu cải thiện khả năng hiển thị và hợp lý hóa các nhiệm vụ tích hợp dữ liệu thông thường đòi hỏi nhiều lao động
“Trung tâm đối với mọi chuỗi cung ứng là SKU chung, và sự tương tác của nó giữa các hệ thống khác nhau quyết định sự thành công của một số chỉ số kinh doanh quan trọng. Chìa khóa để hài hòa luồng dữ liệu giữa các ứng dụng phần mềm phức tạp trong bất kỳ tổ chức nào dù là vừa và nhỏ hay đa quốc gia, là đồng bộ hóa tất cả các dữ liệu liên quan đến SKU chung theo chiều ngang hoặc chiều dọc trong doanh nghiệp. Cách tiếp cận này để chuẩn hóa dữ liệu sản phẩm chung ở cấp hệ thống và không có rào cản đối với việc chuyển đổi dữ liệu nhanh chóng thay thế các nhiệm vụ tích hợp dữ liệu đòi hỏi nhiều lao động.
Giai đoạn tiến hóa tiếp theo trong thương mại dữ liệu giữa các tổ chức là nơi kho dữ liệu được cập nhật với thông tin SKU mới nhất trực tiếp từ nhà cung cấp. Việc chuyển dữ liệu tương tác này hiện đang ở mức hiệu quả toàn cầu và hiệu quả về chi phí, liên tục nâng cấp các kho hàng tồn kho, loại bỏ việc phải nhập liệu lại và giảm thiểu sự sai biệt. Nó được thiết lập để trở thành thực tiễn tốt nhất, nơi tính liên tục của thông tin SKU là cần thiết cho các đầu tư vào WMS, BOS và POS.
Một nguồn dữ liệu duy nhất sẽ có hiệu quả. Kết quả là các nhà bán lẻ, nhà cung cấp và người tiêu dùng đều trở thành người chiến thắng. Đối với hầu hết các công ty nhằm mục đích loại bỏ lợi nhuận và tái phân phối; giảm tiền phạt của chuỗi cung ứng hoặc bồi hoàn; cung cấp kết hợp hóa đơn tốt hơn và dự trữ hàng, thì có lẽ một ngày nào đó người ta sẽ nói nhiều hơn về dấu vân tay (carbon fingerprint) hơn là về ảnh hưởng đến bầu khí quyển (carbon footprint) ” (theo “Logistics & Supply Chain Technology Best Practice Handbook”, BASDA.)
Sử dụng vị trí bin* để nhanh chóng xác định vị trí sản phẩm
“Bạn có đang sử dụng vị trí bin để định vị sản phẩm của bạn? Phần lớn các gói phần mềm phân phối hiện có sử dụng vị trí bin. Điều này cho phép biết được ngay lập tức vị trí chính xác của sản phẩm trong phòng trưng bày và kho hàng của bạn. Nhiều nhà phân phối vẫn đang nghi ngờ việc tận dụng công cụ này bởi vì họ vốn cho rằng cần phải giữ các tuyến (line) của nhà cung cấp với nhau. Vị trí bin trên thực tế cho phép bạn định vị sản phẩm dựa trên doanh số bán hàng, do đó giảm được số bước chân cần thiết (nghĩa là thời gian người chọn hàng phải di chuyển) để chọn những mặt hàng chính có xu hướng xuất hiện trên đa số đơn đặt hàng. Tôi gọi đây là vị trí sản phẩm của bạn theo xếp hạng tốc độ chu kỳ của sản phẩm.
Bạn có thể vượt qua ‘Temp Test’** không? Bạn có thể mang đến một nhân viên mới hoặc nhân viên tạm thời và tự tin rằng cá nhân này làm việc có năng suất trong vòng hai đến ba giờ? Sử dụng vị trí bin cung cấp bản đồ cho người tuyển dụng mới để làm theo. Điều này cho phép bạn tìm kiếm một người có kỹ năng trong lĩnh vực xử lý vật liệu. Nếu không có vị trí bin, bạn sẽ cần phải tìm kiếm một người có kinh nghiệm trong các dòng sản phẩm bạn thực hiện để tìm sản phẩm để điền đơn đặt hàng. Họ cần phải thực hành nhiều hơn để tìm hiểu nơi mà những dòng sản phẩm khác nhau được giữ trong kho của bạn. ” ( theo “Do’s And Don’ts of Efficient (And Safe) Warehouse Operations”, Dan Belanger (GAWDA))
Không trộn lẫn nhiều SKUs trong một vị trí bin đơn
“Trộn nhiều SKUs trong cùng vị trí bin làm giảm năng suất chọn hàng. Chúng tôi đã thực hiện các nghiên cứu về thời gian và chuyển động và chứng minh rằng có một sự thiệt hại thời gian xác định liên quan đến việc trộn nhiều SKU vào cùng vị trí bin.
Chúng tôi thấy điều này trong nhiều kho hàng nơi vị trí bin có thể đại diện cho một kệ có chứa khuôn viên chọn của 5 -10 SKU. Người điều khiển được hướng đến kệ và sau đó cần phải tìm kiếm thông qua các SKU khác nhau để tìm ra món hàng được chọn.
Điều này không chỉ làm giảm tính chính xác, nó cũng làm tốc độ chọn hàng của người vận hành chậm lại 15 giây cho mỗi giao dịch. Có một vị trí chọn rời rạc cho mỗi SKU là quy tắc số 1 ” (theo Marc Wulfraat, Chủ tịch MWPVL, 5 Ways to Improve Order Picking Productivity, SupplyChain247)
Ghi lại số lần tồn kho được chọn trong khung thời gian cụ thể, sử dụng hệ thống theo dõi tài sản
“Có những lúc việc trữ một mặt hàng không có ý nghĩa. Ví dụ: nếu một mặt hàng được chọn (pick) năm lần một năm, chi phí lưu trữ có thể được loại bỏ bằng cách gửi đi từ nhà sản xuất. Bằng cách ghi lại số lần sản phẩm được chọn, bạn có thể xác định giá trị của không gian tồn kho. ” (theo Best Practices – Inventory Management, Promotion Fulfillment Center)
Theo dõi tài sản cho phép dự báo chính xác hơn, cần thiết để giảm chi phí và cải thiện quản lý hàng tồn kho
“Dự báo có thể có tác động lớn trong việc giảm chi phí và đảm bảo sự thành công của các nỗ lực quản lý hàng tồn kho (inventory management). Khi các nhà bán lẻ có thể dự đoán chính xác những mặt hàng nào họ cần và số lượng chính xác, họ sẽ đáp ứng một cách thích hợp hơn mong đợi của khách hàng mà không phải dự trữ hàng dư thừa.
Dự báo tốt hơn đòi hỏi sự quan sát khéo léo của nghiên cứu thị trường, mô hình nhu cầu thị trường, mô hình nhu cầu, mức tồn kho tối thiểu và các kỹ thuật lịch sử và có thể đóng một vai trò rất lớn trong quản lý hàng tồn kho thành công. “- David Anderson, Three inventory management best practices, SalesWarp;)
Sử dụng một số theo dõi duy nhất chứ không phải số thứ tự của tài sản
“Có thể số sêri của tài sản sẽ giống với số liệu của tài sản khác. Nếu số sê-ri được sử dụng làm số theo dõi, các số trùng lặp sẽ gây nhầm lẫn vì không có cách nào để chia hai nội dung ra. Điều này có thể ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của dữ liệu và dẫn đến số dư và hàng tồn kho của khách hàng không chính xác, giảm thu nhập cho thuê và ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng.
Sử dụng số theo dõi duy nhất khác với số sê-ri nhằm loại bỏ những vấn đề này. Trong trường hợp hiếm có, số theo dõi bị mất, tài sản vẫn có thể được tìm kiếm bằng cách sử dụng số sê-ri của nó và dán nhãn lại đúng cách để giữ lại lịch sử của tài sản. “- Christine Span, Top Five Asset Tracking Best Practices, TrackAbout;)
Chú thích:
*Vị trí bin (bin location) là đơn vị địa chỉ nhỏ nhất có thể định vị được trong kho hàng.
** TEMP test: Thử nghiệm và đánh giá kế hoạch tổng thể (Test and evaluation master plan – TEMP) là một khía cạnh quan trọng trong quản lý dự án liên quan đến các hệ thống phức tạp phải đáp ứng các yêu cầu về đặc điểm kỹ thuật. TEMP được sử dụng để hỗ trợ các sự kiện theo chương trình được gọi là các quyết định quan trọng phân tách từng giai đoạn của một dự án.
Nguồn: Camcode
Bài viết liên quan: